مدیریت IT – قسمت دوم – ۱۰ نکته کاربردی

در قسمت اول راجع به اینکه CIO چیست صحبت کردم. در این قسمت قصد دارم تا توضیح بدهم که نقش افرادی که نقش CIO یا همان مدیر IT در سازمان را می پذیرند دارای چه ویژگی ها و توانایی هایی باید باشند.

در نظر سنجی از 500 مدیر IT خواسته شده تا از میان سه مورد ارتباطات، آشنایی با فرآیندهای و عملکرد سازمان و تفکر استراتژیک، مهمترین را انتخاب نمایند. 70 درصد از افراد به ارتباطات، 58 درصد به آشنایی با فرآیندهای سازمانی و 46 درصد به تفکر استراتژیک رای داده اند. مورد توجه قرار گرفتن مقوله ارتباطات برای مدیران IT نشان می دهد که این دسته از افراد عقیده دارند باید نقشی کلیدی در برنامه ریزی و پیشبرد اهداف سازمان داشته باشند. این نظر سنجی در سایت cio.com منتشر شده است.

اما در این بخش به لیستی از توانمندیها اشاره می کنم:

1- آشنایی با اهداف سازمان

از آنجایی که انجام اموره روزانه سازمان بر مبنای خدمات نرم افزاری و سخت افزاری صورت می پذیرد، درک استراتژی و اهداف سازمان به مدیر IT کمک خواهد کرد تا برنامه بهینه ای برای ارائه خدمات به سازمان تدوین نماید. خدماتی که نه فراتر از نیاز سازمان باشد و نه کمتر از نیاز سازمان.

2- مهارتهای ارتباطی

همانطور که در نظرسنجی انجام شده هم مشخص شد، مهارتهای ارتباطی از اهمیت بالایی برخوردار است. برقراری ارتباطات موثر امروزه برای مدیران بعنوان یک ویژگی اصلی شناخته می شود. چرا که جلب همکاری دیگران تنها با برقراری ارتباط موثر امکان پذیر خواهد بود. این ارتباطات بصورت 360 درجه باید برقرار شود. یعنی ارتباط با مدیران بالا دست، ارتباط با مدیران هم سطح و ارتباط با مدیران و کارشناسان پایین دست. (مبحث ارتباطات را در آینده و در مطلبی جدا بررسی خواهم کرد.)

3- دانش حسابداری

بر مبنای سیاستها در هر سازمان، بودجه ای برای امور مختلف تخصیص داده می شود که واحدهای IT نیز از دریافت این بودجه مستثنی نیستند. آشنایی با مفاهیم حسابداری (مالی و مدیریت) می تواند به مدیر IT کمک کند تا هزینه تمام شده خدمات را محاسبخ نموده و نحوه مصرف بودجه مورد اختیار را تحت کنترل در آورد. این نکته بسیار مهم است چرا که معمولا در بسیاری از پروژه های فناوری اطلاعات بخصوص پروژه های نرم افزاری تخمین و برآورد هزینه اشتباه می تواند باعث شکست پروژه و صرف هزینه های بیتشر از پیش بینی شود.

4- پایبندی به آموزش

سرعت رشد فناوری در شاخه های مختلف بسیار بالاست. برای رفع نیازهای جدید سازمان نیاز به آشنایی با فناوریهای جدید غیر قابل چشم پوشی است. پس پایبندی یک مدیر IT به سیاستهای آموزشی می تواند به خود او و افراد تحت رهبری اش کمک کند تا با در اختیار داشتن دانش روز، بخوبی نیازها را شناسایی کرده و بهترین راه حلها را انتخاب نمایند. ضمن اینکه باید توجه داشت در رشته هایی مثل فناوری اطلاعات همیشه پایبندی به سنتها مناسب نیست و عنصر "تغییر" را باید بعنوان بخشی از این شاخه پذیرفت.

5- آشنایی با مفاهیم رفتار سازمان

استفاده از خدمات فناوری اطلاعات همیشه به تغییر در عادتهای کاربران می انجامد و بروز تغییر در عادتهای افراد با مقاومت روبرو می شود. هیچگاه نمی توان به آثار فرهنگی (Cultural Issues) استفاده از تکنولوژی در سازمان بی توجه بود. آشنایی با فرهنگ سازمان و مدیریت رفتار افرادو همچنین مدیریت تغییرات به مدیر IT کمک می کند تا پروژه های مورد نظر را بهتر به انجام برساند. البته بدیهی است که نیازی نیست تا مدیر IT متخصص تمام این موارد باشد و می تواند از مشاوران و کارشناسان این امور استفاده نماید اما آگاهی از وجود چنین موضوعاتی در آنالیز سناریوهای واقعی بسیار موثر خواهد بود.

6- آشنایی با مفاهیم رهبری

بطور کلی آشنایی با مفاهیم نوین مدیریت برای مدیران IT یک الزام بی چون و چراست. اهمیت این موضوع هنگامی دوچندان می شود که مدیر IT خود قبل تر یک شخص فنی تمام عیار بوده. در چنین شرایطی خطر مدیریت ذره بینی و اشتباهاتی از این دست بیشتر وی را تهدید خواهد کرد. درک اهداف سازمان و انتقال صحیح این اهداف به افراد تحت رهبری می تواند کارایی دپارتمان IT را افزایش دهد.

7- آشنایی با مفاهیم سخت افزاری و نرم افزاری کاربردی در سازمان

شاید بپرسید مگر می شود که مدیر IT با این موارد آشنا نباشد؟ پاسخ مثبت است. چنین اتفاقی بخصوص در ارگانهای دولتی رخ می دهد. گاه افراد با تخصصها و گرایشهای مختلف به سمت مدیریت IT می رسند. پس آشنایی با مفاهیم کلان و کاربردی نرم افزاری و سخت افزاری برای مدیر بسیار مهم است. بعنوان مثال در صورت استفاده سازمان از راهکارهای ERP مدیر باید اهداف، کاربردها و تاثیرات استفاده از این راهکارها را بخوبی بشناسد. یا تاثیرات استفاده از تکنولوژی VoIP در سازمان را باید تشخیص دهد تا در گزارشات خود بتواند به آورده های استفاده از تکنولوژیها و راهکارها اشاره نماید.

8- آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه

از آنجایی که استقرار راهکارها و خدمات جدید فناوری اطلاعات در سازمانها بصورت پروژه ای انجام می پذیرد (تفاوتی نمی کند که پروژه درون سازمان انجام شود و یا برون سپاری شود) آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه به مدیر IT کمک خواهد کرد تا بتواند بر پیشرفت کارها نظارتی موثر داشته باشد و بتواند در موقعیت مناسب تهدیدها و فرصتهای پروژه را شناسایی نموده و تصمیمات مناسب را اتخاذ نماید.

9- آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات

چه بخواهیم و چه نخواهیم نتیجه کارهای دپارتمان IT در سازمان بصورت خدمات به استفاده کنندگان ارائه می شود. آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات به مشتریان در ارتقاء سطح رضایت مصرف کنندگان خدمات نقشی موثر خواهد داشت. بررسی زمان پاسخ گویی به درخواستها، نحوه برخورد کارشناسان IT با کاربران، برآورد هزینه خدمات و ... از این دست موارد می باشد.

10- آشنایی با استانداردها

در زمینه مدیریت IT مشابه دیگر شاخه های مدیریتی استانداردهایی وجود دارد که آگاهی از آنها یک الزام می باشد. بعنوان مثال ISO 20000 یکی از این موارد است که اولین استادارد مدیریت خدمات IT محسوب می شود. همچنین شناخت و پیاده سازی ITIL می تواند به افزایش کیفیت فعالیتهای واحد IT کمک نماید.