هک کارایی (۱) - گردش کار

چند وقت پیش در رویدادی صحبت می‌کردم و داشتم توضیح می‌دادم که واحد زمان در طول تاریخ تغییر نکرده و این موضوع کاملا بدیهی است. اما احساس ما به‌گذشت زمان تغییر اساسی داشته. قبل‌ترها زمان بیشتر کش میومد اما الان انگار به‌چشم به‌هم زدنی می‌گذره. ریتم زندگی قبل‌ترها کند بود و الان سریع شده. حجم زیاد محتوایی که این روزها از مجموع رسانه‌ها دریافت می‌کنیم اینقدر زیاد شده که احساسی به چگونه پر شدن زمان‌های خالی نداریم. کارها هم نسبت به قبل پیچیده‌تر شده‌اند. بحث درباره‌ی چرایی این موضوع و این‌که دنیا به چه سمتی می‌ره رو می‌گذارم برای مطلبی دیگر. اما شکل شیوه‌ی زندگی و کار امروز نیازمنده توجه به ابعاد و جزییات مختلفه و کافیه تا برنامه‌ریزی درستی نداشته باشی تا رشته‌ی کار از دستت در بره و همه‌چیز بهم بریزه.

در این مجموعه مطالب می‌خوام درباره هک کارایی صحبت کنم و شیوه‌هایی رو توضیح بدم که بوسیله‌ی اون سعی می‌کنم کارایی‌ام رو حفظ کنم. شیوه‌هایی که توضیح خواهم داد براساس نیاز خودم هست و می‌تونه به‌شما هم کمک کنه و ایده بده که شیوه‌ی خودتون رو اجرا کنید.

گردش کار مهم‌تر از زمان

ممکنه به‌اشتباه فکر کنیم که اگر از یک ابزار برنامه‌ریزی استفاده کنیم، مثلا یک برنامه یا اپ مدیریت کارها داشته باشیم، همه‌چیز درست خواهد شد. افزایش کارایی درباره‌ی استفاده از ابزارها نیست بلکه درباره‌ی تعیین شیوه‌گردش کار و شیوه‌ی کار کردن شماست. بنابراین اگر ندونید که قراره چطور کار کنید، برای استفاده از یک ابزار هیجان زده خواهید شد و بعد از مدتی هم این هیجان از بین می‌ره و ابزار مورد نظر رو کنار می‌گذارید.

طراحی گردش کار شخصی شامل موارد مختلفی می‌شه. مثلا این‌که دسته‌بندی کارهایی که انجام می‌دهید چیست؟ چه سرفصل‌های کاری دارید؟ این سرفصل‌های کاری را در چه روزها یا در چه زمان‌هایی از روز و براساس چه معیاری انجام می‌دهید؟ اولویت‌های شما در هر مقطع زمانی چیست؟ و در نهایت چه ابزارهایی می‌توانند کار شما را ساده‌تر کنند و کمک کنند که زمان شما آزاد‌تر شود. قبل از این‌که وارد بحث تعریف گردش کار بشم بد نیست با مفهومی تازه از زمان آشنا بشیم.

هم‌زمانی عنصر حیاتی کار

خاطرم هست در کلاس شناخت توانایی‌ها که برگزار می‌کردم، معمولا کسانی که قصد داشتند برای خودشون کار کنند یا به‌نوعی فری‌لنس باشند همیشه این سوال را مطرح می‌کردند که من شب‌ها کارایی‌ام بیشتره اما کارفرما یا مشتری‌ام نتیجه‌ی کارم رو می‌خواد صبح اول وقت ببینه. من باید چه کنم؟

مرحوم تافلر (در ستایش الوین تافلر بودن را بخوانید) در کتاب ثروت انقلابی موضوعی رو مطرح می‌کنه به اسم هم‌زمانی. و توضیح می‌ده که مفهوم زمان بعد از عصر انقلابی اطلاعات در دنیا تغییر کرده. تافلر توضیح می‌ده که واحد زمان معنایی شخصی پیدا کرده. مثلا مفهوم زمان برای من با مفهوم زمان برای شما متفاوت است. فرض کنید پرستاری که شیفت‌شب کار می‌کند با کارگری که باید هفت صبح کارش را آغاز کنند درک متفاوتی از زمان دارند. زمان‌های مهم برای هرکدامشان متفاوت است. برای یک کسب و کار، زمان، بسته به نوع خدمتی که ارائه می‌دهد یا محصولی که تولید می‌کند با کسب و کاری دیگر متفاوت خواهد بود. در واقع چالش دوره‌ای که ما در آن زندگی می‌کنیم مسئله مدیریت زمان نیست که مسئله هم‌زمانی است. و هرچقدر یک فرد یا کسب و کار بتواند مخاطبان یا ذینفعانش را با زمان خودش هم‌زمان (سینک) کند قدرت بیشتری در تصمیم‌گیری و اقدام خواهد داشت. بنابراین بخشی از برنامه‌ریزی‌ها و گردش کاری ما وابسته است به هم‌زمانی مورد نیازمون با دیگران.

به‌عنوان مثال من ممکن است یک برنامه‌ی کاری مشخص داشته باشم که طبق آن کارهایم را انجام می‌دهم. به‌عنوان یک کوچ (مربی) وقتی باید با یک مدیر کار کنم، نیاز دارم تا خودم را با او هم‌زمان کنم. ورود یک مشتری جدید برای من به‌معنی تغییر در شیوه‌ی همزمانی من با باقی کارها و باقی افرادی است که با آنها در ارتباط هستم و به محض شروع کار با یک مشتری جدید باید دوباره خودم را سینک کنم.

این دیدگاه یک آورده بزرگ دارد. خیلی وقت‌ها ما برنامه‌ریزی انجام می‌دهیم اما دو روز نگذشته تمام روال‌ها به‌خاطر شروع یک کار جدید یا مسئولیتی که به ما محول می‌شود به‌هم می‌ریزد. با تفکر همزمانی می‌دانیم که باید خودم را دوباره با شرایط جدید هم‌گام کنیم و بخاطر جابه‌جا شدن زمان دچار استرس و اعصاب خوردی نمی‌شویم.

ما بیشتر نیاز داریم تا به هم‌زمانی با دنیای اطراف فکر کنیم تا به‌زمان‌بندی‌های دقیق.

شناخت سرفصل‌های کاری

من معمولا آدم تک‌کاری نیستم و پتانسیل زیادی برای از دست دادن تمرکز دارم. در هیچ‌مقطعی از زندگی‌ام نتونستم فقط به‌انجام یک کار بپردازم و همیشه سرم را با کارهای مختلف شلوغ کردم. تا مدت‌ها با این شیوه‌ی بودن خودم جنگیدم اما از جایی به‌بعد فهمیدم که باید با مدل خودم کنار بیام و سعی کردم به اطرافیانم هم این موضوع رو توضیح بدم. پذیرش این موضوع برای خیلی‌ها عجیب بود اما کم‌کم کسانی که با من کار می‌کردند یا به‌نوعی با من در ارتباط بودند این مسئله را پذیرفتند. (بزرگ‌ترین ریسک برای فردی با این ویژگی‌ها اینه که دستاوردی نداشته باشه و همین هم باعث متهم شدنش از طرف دیگران می‌شه)

برای طراحی گردش کار باید سرفصل‌های اصلی را شناخت. این سرفصل‌ها برای من در حال حاضر به‌صورت زیر است:

پروژه کوله‌پشتی: در این پروژه باید با دوستانم کار کنم و یک استارتاپ اجتماعی را طراحی کنیم. پرداختن به این پروژه در حال حاضر اولویت بالایی دارد.

مشاوره: از حدود سه‌سال قبل به‌عنوان مشاور کنار چارگون هستم و از زمستان گذشته مسئولیت‌های بیشتری در این شرکت دارم که تقریبا سه‌روز در هفته زمان می‌گیرد. هر ازگاهی پروژه‌هایی از این جنس هم می‌آید که با توجه به حجم کار فعلی‌ام برای انجام دادن یا ندادن آنها تصمیم می‌گیرم.

آموزش کوچینگ: از سال گذشته دوره‌های آموزشی کوچینگ را شروع کردم و دوره‌هایی که شروع کرده‌ام را باید ادامه بدهم.

رویدادها و سمینارها: هر از گاهی باید در یک رویداد یا سمینار شرکت کنم و بخشی از زمانم صرف تهیه و آماده‌سازی محتوا می‌شود.

نوشتن:‌ بخش نوشتن مربوط به نوشتن به کتاب است. سال گذشته چندبار شروع کردم به نوشتن و در میانه راه متوقف شد. وقتی این اتفاق می‌افته نتیجه می‌گیریم که هنوز اولویت‌های بالاتری دارم که به اونها زمان اختصاص می‌دم. بنابراین امسال اولویت رو از نوشتن کتاب به نوشتن وبلاگ تغییر دادم. این موضوع اینقدر مهم هست که می‌دونم اگر بنویسم می‌دونم که حال بهتری دارم به‌همین دلیل در لیست سرفصل‌های اصلی‌ام قرارش دادم.

جلسات کوچینگ: که به‌صورت روتین در هفته درگیر این جلسات هستم. برای این‌جلسات گاهی لازم است کارهای آماده‌سازی انجام دهم و گاهی هم باید گزارش‌هایی تهیه کنم که معمولا محدود به زمان است. مثلا اگر برای کلاینت (کوچی) بخواهی یک جمع‌بندی بفرستی این کار را باید سریع انجام دهی و نمی‌توانی به زمان‌های دیرتر موکول کنی. بنابراین در صورت وجود چنین فعالیت‌هایی اولویت کار بالا می‌آید.

مجموع کارهایی که باید انجام بدهم صرفا سرفصل‌های بالا نیست. مثلا هرکدام از این سرفصل‌ها باعث بروز ارتباط‌های مختلف می‌شه و طبیعتا این موضوع به‌معنی افزایش ایمیل و پیغام‌های تلگرام و ... است. بنابراین در طراحی ورک‌فلو یا همان گردش کار باید این نوع فعالیت‌ها را هم در نظر گرفت. یا مثلا مطالعه که بخش مهمی از کارم است باید در برنامه‌ریزی‌ام جایگاه مشخصی داشته باشد.

بنابراین در این مرحله شما باید سرفصل‌های کاری خودتون رو مشخص کنید. این سرفصل‌ها همان پروژه‌هایی است که درگیرش هستید.

سرفصل‌های مهم کاری شما چیست؟ در طول هفته چه فعالیت‌های کلیدی را باید حتما انجام دهید؟

طراحی گردش کار

اوایل که به طراحی گردش کار فکر می‌کردم سعی کردم هر روز را به‌کار مشخصی اختصاص بدم. برای جلسات مشاوره و کوچینگ، این موضوع شدنی بود چون می‌شد روزها را فیکس کرد و با دیگران هم برای همان روزها به توافق رسید. اما مشکل در انجام کارهای دیگر بود. مثلا وقتی به یک سمینار دعوت می‌شوم، زمان برگزاری سمینار چیزی است که از حوزه انتخاب من خارج است و باید خودم را با آن هماهنگ کنم. یا مثلا برای انجام کارهای کوله‌پشتی اگر یک روز را مشخص کنم، ممکن است در همان روز کارهایی پیش بیاید که تمام برنامه‌ریزی‌ام را خراب کند. بعد از مدت کوتاهی متوجه شدم که اختصاص دادن روز به‌خصوص به هر سرفصل کاری به چند دلیل چندان مناسب نیست:

با توجه به‌همان داستان هم‌زمانی، قرار نیست همه‌ی دنیا خودش را با من سینک کند و هم‌زمانی یک مفهوم دو‌طرفه است و همین موضوع باعث ایجاد تغییر در برنامه‌ی کاری می‌شود.

جلسات مشاوره و کوچینگ را می‌توان و باید فیکس کرد و می‌توانند غیرقابل تغییر بمانند اما با توجه به جابه‌جایی‌هایی که ممکن است انجام شود، باید در برنامه‌ میزانی انعطاف داشت که اگر کاری دیگر پیش آمد بتوان کارهای مربوط به آن جلسات را در روز دیگری انجام داد.

زمان‌هایی پیش آمده که روزهایی را برای یک کار فیکس کرده‌ام اما در آن روز در مود انجام آن کار نبوده‌ام. مثلا باید کار تحقیقی و مطالعاتی انجام می‌دادم اما ذهنم به‌اندازه‌ای که باید فعال نمی‌شده.

مجموع این دلایل باعث شد تا تصمیم بگیرم به هرکار یک روز را اختصاص ندهم و استراتژی‌ام در برنامه‌ریزی شناور باشد که از وقتی این‌کار را انجام دادم انرژی درونی‌ام بیشتر شد، احساس بهتری داشتم و کارایی‌ام را هم افزایش دادم.

اما طراحی گردش کار یک بخش مهم دارد که اون مربوط به کارهایی است که گردش کار شخصی را حفظ می‌کند. یعنی مهم‌ترین چالشی که در بحث کارایی با آن روبرو هستید این است که بتوانید به برنامه‌ریزی که به‌هرشکلی انجام می‌دهیم پایبند باشید.

برای این‌که گردش کار پایداری داشته باشید باید یک روال پایش هم طراحی کنید که نتیجه‌ی این روال پایش به بهبود کارایی کمک می‌کند.

برای جلوگیری از خطر بهم‌ریختن زمان‌بندی بهتر است برنامه‌ریزی منعطفی داشته باشیم که با وجود بروز اتفاق‌های پیش‌بینی نشده، روال انجام کار از دستمان خارج نشود.

گردش کار من چگونه است؟

فارغ از این‌که سرفصل‌های کاری‌ام چیست، با خودم قرارهایی گذاشته‌ام.

شنبه‌ها برای برنامه‌ریزی

هر شنبه اول وقت هفته را برنامه‌ریزی می‌کنم. یعنی تقویم و ابزار مدیریت فعالیت‌ها - من از Todoist استفاده می‌کنم و درباره ان در مطالب بعدی توضیح خواهم داد - را باز می‌کنم و با توجه به اولویت‌ها و فوریت‌ها هفته را برنامه‌ریزی می‌کنم. اگرچه تمرکزم بر هفته‌ی پیش رو است اما معمولا حجم کارهای در صف برای بیش از یک هفته است و سعی می‌کنم تا جایی که امکان دارد برنامه‌ریزی دو هفته را انجام دهم. برای این کار حدود یک‌ساعت زمان می‌گذارم.

هر روز مرور برنامه‌

هر روز اولین برنامه‌ای که روی لپ‌تاپم باز می‌کنم Todoist است. به‌هیچ‌عنوان سراغ ایمیل‌ها و پیام‌ها نمی‌رم، هیچ سایتی را باز نمی‌کنم و هیچ جایی دور نمی‌زنم. در این برنامه نگاه می‌کنم ببینم کارهای امروزم چیست، احیانا کار به‌تعویق افتاده دارم یا نه و اگر دارم چطور در برنامه‌ی امروزم یا روزهای آینده می‌توانم بگذارمش و احیانا اگر کاری باید اضافه شود، آنها را وارد برنامه می‌کنم. برای این موضوع در روز ۳۰ تا ۴۵ دقیقه زمان می‌گذارم. هرچقدر کیفیت برنامه‌ریزی هفتگی و روزانه بالاتر باشه دستاوردهای پایان روز هم ملموس‌تر هستند. بنابراین از این قسمت از کار سرسری نمی‌گذرم و زمان‌ها رو به میزان کافی جابه‌جا می‌کنم تا احساس کنم که برنامه‌ی کاری درستی جلوی روی خودم دارم.

قبل از شروع

حس کنجکاوی که چه اتفاقی ممکنه در دنیا افتاده باشه و در شبکه‌های اجتماعی چه‌خبر است را هم نمی‌شود ازش بی‌تفاوت گذشت. به‌همین دلیل صبح که بیدار می‌شم، موقع خوردن صبحانه یا زمان استراحت قبل از شروع کار یک دوری در اینترنت می‌زنم. در این دور زدن مرور ایمیل و خواندن پیغام‌های شخصی دیگران که باید به آنها جواب بدم معمولا وجود نداره.

ممکنه زمان استراحت قبل از شروع کار براتون ترکیب عجیبی باشه. من معمولا صبح‌ها طول می‌کشه که تمرکزم رو به‌دست بیارم و بتونم کارم رو شروع کنم. به‌همین دلیل یک زمانی به‌خودم می‌دم تا به‌اصطلاح کامپیوتری‌ها بوت بشم. در زمان بوت شدن هم دور زدن در اینستاگرام و توییتر کمک می‌کنه. تلگرام رو هم از این لیست حذف کردم چون برام کارایی نداشت.

زمان ظهر و بعد از آن

حوالی ساعت یک که سطح انرژی کم‌تر می‌شه و نزدیک زمان نهار است، حدود یک‌ساعت برای پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها و پیام‌ها وقت می‌گذارم و معمولا هم سعی می‌کنم تلفن‌ها را در همین محدوده زمانی بزنم. البته که این موضوع باز چندان برای تلفن و تلگرام قابل کنترل نیست اما برای مواردی که در اختیار من هست حتما در این زمان کارهای مربوطه را انجام می‌دهم.

تعدادی از افراد هم هستند که به‌دلیل تعامل کاری که داریم باید در لحظه با آنها در تماس باشم. معمولا پیام این گروه را در لحظه پاسخ می‌دم و اگر کاری از دل این پیام‌ها تعریف بشه آنها را ثبت می‌کنم تا در زمان برنامه‌ریزی بعدی به آنها رسیدگی کنم.

معمولا با توجه به شرایطی که در طول روز پیش رفته، بعد از نهار یک‌بار دیگه‌ زمان‌بندی‌ام را چک می‌کنم و اگر تغییری لازم است در آن اعمال می‌کنم. و بعد از نهار معمولا مرحله‌ی بعدی کار شروع می‌شود. به تجربه فهمیده‌ام که با مدلی که من هستم بهتره برای خودم زمان انتهایی نگذارم. به‌این دلیل که اگر ذهنم درگیر کار باشه و دست از کار بکشم معمولا آدم بداخلاقی می‌شم. معمولا در هفته ممکنه دو یا سه روز تادیروقت کار کنم و باقی‌روزها هم هشت یا نه شب لپ‌تاپ رو می‌بندم.

بعد از کار

فعالیت در شبکه‌های اجتماعی مثل توییتر و گاهی هم اینستاگرام را شب‌ها انجام می‌دهم و همینطور گاهی هم در اینترنت ولگردی می‌کنم. البته این موضوع وابسته است به اولویت‌های خانوادگی و ...

جلسه جمعه‌ها

یک جلسه هم در تقویم برای خودم تنظیم کرده‌ام با عنوان Weekly Reflection که مربوط به مرور هفته‌ است. در این تایم یک‌ساعته که ممکنه گاهی به‌نوشتن طی بشه، گاهی به دراز کشیدن، گاهی رانندگی کردن و ... مرور می‌کنم که در هفته‌ی گذشته چه کاری انجام داده‌ام و چه تجربه‌ای داشته‌ام و در هفته آینده بیشتر می‌خواهم روی چه چیزی متمرکز باشم. این مرور هفتگی به من کمک می‌کنه هم سطح خودآگاهی را افزایش بدم و احساس و رفتارم را بهتر ببینم هم حس هدفمندی خوبی نسبت به هفته پیش رو می‌ده.

مرور خود یکی از فعالیت‌های کلیدی هر هفته است. برای بهتر شدن باید زمان‌هایی را به مرور عملکرد و رفتار خود اختصاص داد و نقاط قابل بهبود را شناسایی کرد.

جمع‌بندی

درباره‌ی افزایش کارایی باید این نکته رو در نظر داشت که احساس کنترل داشتن روی کارهای بسیار مهمه. خیلی‌ها دچار سردرگمی می‌شن به‌این دلیل که کارهاشون رو نمی‌تونن دسته‌بندی کنند و کنترل ماجرا از دستشون خارج می‌شه. وقتی احساس کنترل داشته باشی، حتی اگر برنامه‌ها جابه‌جا هم بشن، می‌تونی برای انجامشون جای جدید پیدا کنی و اوضاع رو مدیریت کنی.

خاطرم هست کوچینگ مدیری رو برعهده داشتم که دچار به‌هم‌ریختگی زیادی شده بود. وقتی سرفصل‌های کاری‌اش را مشخص کردیم و گردش کارش رو تعریف کردیم در روز زمان خالی هم پیدا می‌کرد که می‌تونست اون رو اختصاص بده فکر کردن و بهبود شرایط کار و تیم.

در این مطلب درباره ابزارها صحبت نکردم. در مطالب بعدی توضیح می‌دم که این گردش کار رو چطور و با چه ابزارهایی مدیریت می‌کنم. همینطور درباره چند ابزار صحبت می‌کنم که هرکدام کجا و چطور کمک می‌کنند. نکات دیگه‌ای هم به ذهنم می‌رسه که در این مجموعه درباره‌شان خواهم نوشت. مثلا داشتن مانیتور اضافه و اثرش بر افزایش کارایی. یا استفاده از سایت‌هایی که بخشی از کارهای شما را اتوماتیک می‌کنند، کار کردن در محیط‌های مختلف از جمله کافه‌ها، نقش دفتر برای نوشتن و ...

نوبت شما

درباره افزایش کارایی چه دغدغه‌هایی دارید؟ اگر چه اتفاقی بیافته می‌تونید کارایی‌تون رو افزایش بدید؟ چه مواردی رو دوست دارید بدونید؟