در بسیاری از کلاسهایی که برگزار کرده ام و در بسیاری از جلسات مشاوره سوال اصلی مشتریان شیرپوینت، استفاده از این ابزار بعنوان اتوماسیون اداری است. دست آخر سوال یکی از خوانندگان این بلاگ (آقای حمید) در مورد همین موضوع در مطلب شیرپوینت سرمایه گذاری مشتری، باعث شد تا این مطلب را بنویسم.
برای اینکه به درستی یا نادرستی کاربرد شیرپوینت بعنوان ابزار اتوماسیون اداری برسیم ابتدا بهتر است مروری داشته باشیم بر شکل گیری ابزارهای اتوماسیون اداری در ایران. قبل از اینکه ابزارهای اتوماسیون اداری در سازمانها بکارگرفته شوند، بخشهایی مثل دبیرخانه و بایگانی و افرادی بعنوان نامه رسان در سازمانها دارای جایگاهی تعریف شده بوده اند. همچنین قوانینی در سازمانها برای نامه نگاری درون سازمانی و بین سازمانی نیز تعریف شده بود که مجموعه اینها بروکراسی اداری را شکل می دادند. (کماکان هم چنین شرایطی را در بسیاری از سازمانها می بینیم.) اما با کاربردی شدن کامپیوتر در سازمانها و حرکت بسوی صنعت نرم افزار، طبیعی بوده که سازمانها به سمت مفهومی با نام اتوماسیون اداری حرکت نمایند. اینکه اتوماسیون اداری چه مفهومی باید داشته باشد و اکنون چه برداشتی از آن می شود از حوصله این مطلب خارج است. اما مشخص ترین اتفاقی که افتاده این است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر مبنای همان بروکراسی اداری شکل گرفته اند. در واقع مصرف کنندگان این محصولات (سازمانها) بدلیل گره خوردن با قوانین خشک خود از پذیرش نرم افزارهایی که از فراتر از بروکراسی اداری می روند سرباز می زنند.
درباره شش حوزه کاربرد شیرپوینت پیش تر اینجا نوشته ام. اگر با این موضوع آشنایی ندارید حتما به این مطلب کوتاه مراجعه کنید. اما درباره اتوماسیون اداری و شیرپوینت باید موارد زیر را در نظر داشت:
1- دیدگاه فرآیند محور
یکی از زمینه های کاربردی شیرپوینت فرمها و فرآیندها می باشد. بدین معنی که فرآیندهای سازمان باید بخوبی شناخته و بهینه شود و همچنین فرمها به شکلی مطلوب طراحی گردند. در چنین شرایطی می توان از شیرپوینت بعنوان بستری برای برای پیاده سازی گردش کارها (Workflows) و به فراخور آن جابجایی فرمها در سازمان پرداخت. از آنجایی که در بسیاری از سازمانهای ایرانی دیدگاه فرآیند محور وجود ندارد، پیاده سازی فرآیندها در سازمان محدود به چند فرآیند ساده می شود و در نتیجه اتوماسیون اداری به معنای واقعی کلمه شکل نمی گیرد.
2- بستر Enterprise 2.0
درباره Enterprise 2.0 پیش تر اینجا نوشته ام. این مطلب را حتما بخوانید چرا که یکی از مبانی کلیدی برای درک کابردهای شیرپوینت می باشد. در این مطلب توضیح داده ام که بعد از تثبیت تکنولوژی Web 2.0 سازمانها نیز در بکارگیری نرم افزارهای کاربردی خود به مرحله جدیدی از بلوغ رسیده اند و به بکارگیری نرم افزارهای مبتنی بر Enterprise 2.0 روی آوردند. که البته شیرپوینت را می توان یکی از پیشگامان و عاملین بوجود آمدن این مفهوم دانست. یکی از مهمترین ویژگی های نرم افزارهای مبتنی بر Enterprise 2.0 کنار گذاشتن بروکراسی اداری است. حال ما شیرپوینت – ابزاری که مبنایش فعالیت فراتر از بروکراسی اداری است – را می خواهیم محدود نماییم به قوانین خشک خودمان. (مثلن هامش نویسی در نامه ها و جابجایی آنها که استفاده از ایمیل داخلی براحتی این موضوع را حل می نماید. اما قوانین اداری پذیرای چنین ابزاری نیستند.)
3- بستر همکاری تیمی
از کاربردهای شش گانه شیرپوینت، همکاری تیمی کلیدی ترین کاربرد می باشد. ابزارهایی که خدمات همکاری تیمی را ارئه می دهند، مبنایی باز برای درج، طبقه بندی و بازیابی اطلاعات (دانش) دارند. چنین ابزارهایی با پیشفرض در اختیار گذاشتن دانش و بازیابی آسان آن فعالیت می کنند . کل مجموعه کاری را بصورت تیمهایی که در تعامل با یکدیگر می باشند، می بینند. در چنین شرایطی یک کارشناس می تواند به راحتی با افراد هم سطح، بالادست و پایین دست خود بدون محدودیتی در تعامل و ارتباط قرار گیرد. در قوانین اداری و سیستم ها اتوماسیون اداری اما مبنای کار ساختار سازمانی و رعایت سلسله مراتب است. دیدگاه در این ابزارها همان دیدگاه خشک قوانین اداری است. این در حالی است که شیرپوینت و ابزارهای مشابه، امکان ثبت فعالیتها و تعیین سیاستهای اطلاعاتی مختلف را برای کنترل عملکرد کاربران ارائه می دهد.
4- پورتال
اتوماسیون اداری تنها به معنی بایگانی و دفتر اندیکاتور و گردش مکاتبات نیست. کما اینکه در بسیاری از ابزارهای اتوماسیون اداری که هم اکنون در بازار پیشرو هستند امکانات اضافه تری از قبیل برنامه ریزی جلسات، مدیریت فعالیتها و ثبت مرخصی، ماموریت و ... دیده می شود. در واقع ابزارهای اتوماسیون اداری از مسیری معکوس به سمت پورتال شدن در حرکت می باشند. با این تفاوت که پورتال درون سازمانی مبنایی باز دارد و اتوماسیون اداری مبنایی بسته. قابلیتهایی مثل جستجو و کنترل مدارک نیز در شرایطی به ابزارهای اتوماسیون اداری اضافه می شود.
جمع بندی
اگر بخواهیم به جمع بندی کلی برسیم که در نهایت آیا شیرپوینت ابزاری مناسب برای پیاده سازی بستر اتومایسون اداری است با خیر به جواب مشخصی نمی رسیم. در واقع این تعریف و انتظارات ما از اتوماسیون اداری است که تعیین می کند ابزاری مثل شیرپوینت برای این کار مناسب است یا نه. آنچه مشخص است و با توجه به مطالب بالا، پیاده سازی قوانین خشک اداری در ابزاری که مبنای باز و دیدگاهی متفاوت دارد کاری مشکل است. اگرچه از نظر فنی چنین امکانی وجود دارد و قابلیت سفارشی سازی بالای شیرپوینت این امکان را در اختیار می گذارد، اما باید در نظر داشت که سفارشی سازی نیز در محدوده قوانین شیرپوینت صورت می گیرد که باز یادآوری می کنم ابزاری با دیدگاه باز و ورای قوانین اداری است.
در سازمانهای فرآیند محور اما شیرپوینت می تواند بستری مناسب برای به گردش انداختن فرمها باشد. در حال حاضر شرکتهای فعال در زمینه شیرپوینت، راهکارهای اتوماسیون اداری برمبنای این ابزار را بصورت بسته ای آماده ارائه می دهند. مواردی که تاکنون از کاربردهای این ابزارها دیده ام، نتوانسته رضایت مشتریان را بصورت کامل و در مقایسه با ابزارهای تخصصی اتوماسیون اداری جلب نماید. تصمیم با شما!