بسیاری از افراد وقتی بحث انجام یک پروژه پیش می آید به دنبال استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه می روند. خیلی اتفاق افتاده که دیده ام استفاده از این ابزارها بجای پیشبرد اهداف موجب کندی و سردرگمی شده. این اشتباه را خودم هم مرتکب شده ام. چون گاهی این وسواس را دارم که کار را بر اساس قواعد و اصول و متدولوژی های تعریف شده انجام دهم. اما حقیقت اینجاست که اصول، قواعد و متدولوژی های مواردی است که خود شما تعریف می کنید. به نظرم هیچ متدولوژیی تا با نیازهای ما هماهنگ نشود، کمک که نخواهد کرد هیچ، بلکه باعث بروز وقفه در کار هم خواهد شد. در بحث متدولوژی مفهومی مطرح است با عنوان Tailoring. به این معنی که متدولوژی با نیازها هماهنگ شود و این زمانی است که الگوهای متدولوژی می تواند به ما کمک کند. در واقع متدولوژی بر اساس نیازها سفارشی می شود. ممکن است بعضی از فرآیندها حذف شوند یا به شکلی جدید در آیند.
اما چرا این بحث را مطرح کردم؟ دلیلش این است که استفاده از مفاهیم مدیریت پروژه تبدیل شده به یکی از کارهای روزانه و باید، باید، باید، امکانات این ابزارها را بر اساس نیازمان انتخاب کنیم. بر حسب اندازه پروژه، زمان و بودجه باید تشخیص بدهیم که به یک ابزار مدیریت پروژه کامل احتیاج است یا تنها به یک ابزار برای ثبت فعالیتها و پیگیری آنها نیاز است. منظور از یک ابزار مدیریت پروژه کامل برنامه هایی مثل Microsoft Project و Primavera می باشند. در ساده ترین حالت استفاده از این ابزارها شما می توانید منابع پروژه، هزینه ها و بودجه و فعالیتها و روابط آنها را تعریف کنید. استفاده از این ابزارها مستلزم آشنایی خوب با امکانات این ابزارها است. موارد زیر به شما کمک می کند تا بهترین تصمیم را برای انتخاب ابزار مناسب بگیرید:
آیا از ابزار مدیریت پروژه تنها برای تعریف کردن فعالیتها استفاده می کنید؟ در صورتیکه پاسختان به این سوال مثبت است این ابزار را کنار بگذارید. می توانید فعالیتها را روی وایت بورد بنویسید. خودتان را گرفتار ابزار نکنید.
آیا وقت پروژه شما محدود است؟ محدودیت در زمان پروژه معمولا باعث می شود که از استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه چشم پوشی کنیم. اما استفاده از یک ابزار Task Management ساده می تواند کمک کند.
آیا تعداد نفرات حاضر در پروژه محدود است؟ اگر زیر 10 نفر در پروژه فعالیت می کنند سراغ چنین ابزارهایی نروید. استفاده از یک برنامه Task Management ساده می تواند به شما و تیمتان بیشتر کمک کند. ابزارهای مبتنی بر وب مثل Windows Sharepoint Services 3.0 می تواند یک محیط پویا و کاربردی به شما بدهد.
آیا کارفرما از شما برنامه دقیق پروژه می خواهد؟ اگر پاسخ منفی است خیلی خود را گرفتار ابزار نکنید.
آیا از متدهای Agile در پروژه استفاده می کنید؟ اگر اینطور است بهتر است یکبار برای همیشه قوانین تعریف و تخصیص فعالیتها را برای خود تعریف کنید تا هنگام اجرا دچار حاشیه نشوید. (خیلی با این مورد برخورد کرده ام که در مسیر انجام فعالیتهای پروژه، آنقدر افراد درگیر حاشیه ابزارهای جانبی می شوند که از اصل کار باز می مانند.) ممکن است بعد از تعریف این قوانین به یک الگو برای استفاده از ابزار برسید.
آیا در تیم کاریتان متخصص مدیریت پروژه وجود دارد؟ اگر وجود ندارد دلیلی ندارد خود شما در حین کار تبدیل به متخصص مدیریت پروژه شوید و شروع به کشف یک فیلد جدید کنید و در مسیر صحیح و خطا قرارگیرید.
آیا تعداد فعالیتهایی که باید انجام دهید محدود است؟ نتیجه پاسخ به این سوال مشخص است.
آیا افراد تیم شما با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند؟ اگر افراد تیم شما به مفاهیمی مثل Timesheet، وابستگی فعالیتها، نحوع محاسبه پیشرفت کار و ... آشنا نیستند، هنگام انجام پروژه از آنها نخواهید که به این موارد بپردازند و درگیر ابزار شوند. سر فرصت به آنها آموزش دهید و بعد به استفاده از ابزار بپردازید. در ضمن نباید انتظار داشت که همه افراد این مفاهیم حتی ساده را هم بدانند.
اگر مورد دیگری هست شما اضافه کنید ...
اما اگر از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده نکنیم چکار کنیم؟ راه هایی وجود دارد که می تواند کار شما را ساده کند.
استفاده از وایت بورد و تقسیم بندی عمودی آن به فازهای فعالیت مثل شروع نشده، در دست انجام و پایان یافته می تواند انتخاب اول باشد. تقسیم بندی افقی می تواند بر حسب تاریخ باشد که البته این برای دوره های کوتاه مناسب است. می توانید فعالیتها را روی کاغذ Stick بنویسید و در خانه مربوطه بچسبانید و در صورتیکه وضعیت فعالیت تغییر کرد می توانید کاغذ را جابجا کنید. حتما لازم نیست از آخرین تکنولوژی ها برای انجام کارهای ساده استفاده کرد.
استفاده از Windows Sharepoint Services 3.0 که می تواند یک سایت برای تیم شما ایجاد کند و به شما امکان مدیریت فعالیتها، مستندات و ... را بدهد. برای آشنایی با امکانات شیرپوینت، اینجا کلیک کنید.
می توانید از ابزارهای آنلاین که بصورت رایگان خدمات می دهند استفاده کنید. در مورد این سایتها در مطلب بعدی خواهم نوشت و آنها را معرفی خواهم کرد. استفاده از ابزارها آنلاین می تواند مناسب باشد چراکه اصولا این ابزارها با هدف مدیریت وظایف و مدیریت پروژه تهیه شده اند و دارای شاخ و برگ زیادی نیستند. البته معمولا استفاده رایگان از این ابزارها دارای محدودیت تعداد کاربر و امکانات می باشد.