کوچینگ مدیران: چرا باید با همکارانتان به کافه بروید؟

کافه شبانه اثر ونگوگ

پپ گواردیولا* در گفتگویی درباره ارتباطش با بازیکنان به نکته‌ی زیر اشاره می‌کند:

من یک بار در مقاله‌ای که یک مشاور امریکایی نوشته بود خواندم که بچه درصورتی که ابتدا با معلمش احساس همدلی پیدا نکند، از او چیزی نخواهد آموخت. من سعی می‌کنم این نکته را در کارم استفاده کنم. اغلب پیش آمده که یک بازیکنی از کار با من احساس خوبی ندارد، نه به این دلیل که بازی‌اش نداده‌ام؛ بلکه چونکه فکر می‌کند من او را دوست ندارم. مثلا زمانی یک بازیکن فوق‌العاده داشتم که علی‌رغم همه توانایی‌هایش گل نمی‌زد. با او به کافه‌ای رفتم تا با هم حرف بزنیم؛ نه راجع به فوتبال، بلکه راجع به زندگی. بعد در بازی بعدی او دو گل زد. چرا که بعد از آنکه دوست داشته شدن را حس کرده بود، برای خودش ارزش و اعتبار بیشتری احساس می‌کرد.

در جلسه‌ای در شرکتی بودم که یکی از مدیران توضیح داد یکی از پرسنل کلیدی تیمش نسبت به مدیر ارشد احساس خوبی ندارد و به‌خاطر جنس تعاملی که در گذشته رخ داده دچار قضاوت‌های زیادی شده. شرایط کار ایجاب می‌کرد که چنین ذهنیت‌هایی را برطرف کنیم تا هماهنگی بیشتری بین مدیران و تیم‌ها شکل بگیرد. بعد از همفکری به این نتیجه رسیدیم که مدیر و کارشناس گفتگویی غیر رسمی داشته باشند و قرار شد که این گفتگو در یک کافه انجام شود. نتیجه همانطور که انتظار داشتیم مثبت بود. گفتگو در فضایی دوستانه پیش رفت و قضاوت‌ها برطرف شد و ارتباط شکلی موثرتر گرفت.

معمولا زمانی که ارتباط موثری بین مدیر و کارشناس شکل نگرفته و به هردلیل حاشیه‌هایی وارد رابطه‌ی کاری شده، به مدیران پیشنهاد می‌کنم که گفتگویی غیررسمی در فضایی غیر رسمی با همکارشان داشته باشند. خیلی وقت‌ها ارتباط بین مدیران و کارشناسان صرفا به دلیل جایگاه شغلی قطع می‌شود در صورتی‌که ارتباط قبل از این‌که جایگاهی باشد انسانی است. مدیران موفق معمولا ارتباط انسانی بسیار خوبی با اعضای تیمشان برقرار می‌کنند و قبل از نگاه وظیفه‌ای نگاه انسانی به همکارانشان دارند. این مدیران معمولا احساسات همکارانشان را به‌خوبی درک می‌کنند و سعی می‌کنند با همدلی کردن با آنها بتوانند نقاط تلاقی احساسی بیشتری پیدا کنند. شکل‌گیری یک رابطه احساسی بین مدیر و کارشناس معمولا باعث می‌شود که اعتماد کارشناس به مدیر افزایش پیدا کند.

در شرکتی دیگر که کوچینگ هیات مدیره را انجام می‌دادم، اعضای هیات مدیره دچار چالش‌های ارتباطی بودند و با این‌که سال‌ها با هم کار کرده بودند اما در موقعیت فعالی به اتفاق نظر نمی‌رسیدند. از لابه‌لای گفتگوها متوجه شدم که همه‌شان به سفره‌خانه سنتی علاقه‌ دارند و قرار شد محل جلساتمان را تغییر دهیم. تغییر فضا باعث شد تا بحث‌های به‌ظاهر غیرمرتبط با کار شکل بگیرد. بخش عمده‌ی گفتگوها به سمت مرور خاطرات خوب گذشته رفت و این موضوع باعث تقویت مجدد ارتباط‌های امروزی شد.

چرا پیوند احساسی بین مدیر و کارشناس (بین کارکنان یک سازمان) مهم است؟

همواره آمارهای مختلفی درباره علت خروج پرسنل از یک سازمان منتشر می‌شود. در بیشتر مواقع علت خروج ارتباط از بین رفته‌ی کارکنان با مدیرشان است. در واقع وقتی در سازمان‌ها مصاحبه خاتمه همکاری برگزار می‌شود مجموعه‌ای از نارضایتی‌ها به‌عنوان دلایل خروج از طرف افراد مطرح می‌شود اما عدم ارتباط موثر بین کارشناس و مدیر همواره یکی از دلایل اصلی است. وقتی با گفتگوی کارشناسان گوش می‌کنیم متوجه می‌شویم که آنها دچار این احساس شده‌اند که مدیرشان دیگر آنها را دوست ندارد و به عملکرد آنها اعتقادی ندارد. در چنین شرایطی گاهی شاهد رفتارها نابالغانه هم هستیم. یعنی کارشناس از سازمان خارج نمی‌شود و وارد بازی انتقام‌گیری با خراب کردن کارها می‌شود که البته آسیب‌هایی که او به‌خودش می‌زند چندان هم کم نیست.

اهمیت این موضوع این است که در ارتباط بین مدیر و کارشناس و اصولا در هر نوع ارتباطی معمولا ابهامات مختلفی ایجاد می‌شود. در روابط سازمانی به‌دلیل وجود جایگاه‌های شغلی و چارچوب‌های کاری شانس بروز این ابهامات را بالا می‌برند و وجود همین ابهام‌ها باعث شکل‌گیری قضاوت‌های زیاد و نادرست می‌شود. بسیاری از این موارد در ساختار کاری شاید قابل حل نباشند و برای مرتفع کردن این مشکلات باید ساختار شکنی کرد.

گفتگوهای غیررسمی نوعی از این ساختار شکنی‌هاست که جایگاه مدیران را از موقعیت برتر به موقعیتی برابر با کارکنان سازمان منتقل می‌کند. انسان‌ها وقتی هم عرض یکدیگر می‌ایستند راحت‌تر گفتگو می‌کنند و راحت‌تر یکدیگر را درک می‌کنند. گاهی ممکن است چنین گفتگوهایی باعث شود تا مشکلی شخصی از یک همکار رفع شود. در واقع مدیر توان کمک به فرد را در برطرف کردن مشکل داشته باشد. چنین رویکردی می‌تواند اعتماد کارشناس به مدیر و اعتماد او به سازمان را بالا ببرد که نتیجه‌ی آن افزایش انگیزه و وفاداری به سازمان می‌تواند باشد.

آیا گفتگوهای کافه‌ای می‌توانند ریسک هم داشته باشند؟

تقریبا هیچ راهکاری از این جنس را نمی‌شود مطلقا مثبت دانست. مدیریت کردن افراد یک دنیای پیش‌بینی نشده است که هر لحظه در آن واقعه‌ای جدید رخ می‌دهد. گفتگوهای کافه‌ای هم می‌توانند ریسک‌ها و آسیب‌های خود را داشته باشند. مثلا ممکن است ارتباط بیش از حد نزدیک بین مدیر و کارشناس باعث شود تا قدرت عمل مدیر در هدایت فرد کاهش پیدا کند. یا ممکن است بیش از اندازه درگیر شدن در مسائل شخصی افراد باعث شود تا موقعیت‌های کاری و احترام کاری مختل شود.

بهتر است اگر قصد دارید از گفتگوهای غیررسمی بهره ببرید حد متعادل این گفتگوها را رعایت کنید و سعی کنید ورود به مباحث حاشیه‌ای را مدیریت کنید. هدف از این گفتگوها درک متقابل و نزدیک شدن دیدگاه‌ها با بیان تفکرات یکدیگر درباره‌ی کار و زندگی است. این جلسات نه محل خبر گرفتن از حاشیه‌های کار است و نه محل بیان انتظارات سفت و سخت درباره‌ی کار. در چنین گفتگویی بهتر است چای یا قهوه بنوشید و سعی کنید درباره آنچه که در زندگی برایتان جذاب است گفتگو کنید. گاهی پاسخ مسائل در جایی متفاوت از موقعیتی است که مسئله در آن ایجاد شده.

*پی‌نوشت: معمولا سر کلاس‌هایم از فوتبال مثال می‌زنم. سر یکی از دوره‌ها از مسی مثال زدم و بعد از کلی توضیح یک نفر دست بلند کرد و گفت: ببخشید مسی کیه؟ احساس کردم دنیا روی سرم خراب شد. باید به خودم می‌قبولاندم که هستند کسانی که اصلا و اصلا فوتبال تماشا نمی‌کنند. این مطلب را که با گفته‌ی گواردیولا شروع کردم یاد همین صحنه از کلاس افتادم. گفتم ممکن است کسی کامنت بگذارد و بپرسد ببخشید گواردیولا کیه؟ به همین دلیل قبل از مطرح شدن چنین پرسشی فکر کردم یک توضیح خلاصه بدهم: گواردیولا مربی مشهور است که در عمر کم مربی‌گری‌اش در تیم‌های بارسلونا و بایرن مونیخ، 19 عنوان به‌دست آورده است.