۹ نتیجه مثبت از پیاده سازی شیرپوینت

 

1.      افزایش کارایی کاربران

افزایش کارایی کاربران یکی از اهداف بسیار مهم پیاده سازی شیرپوینت در سازمان می باشد. باید توجه داشته باشید که بهبود کارایی نتیجه سریع پیاده سازی شیرپوینت نیست بلکه باید با صرف زمان و آموزش کاربران آنها را در رسیدن به این هدف همراهی نمود. افزایش کارایی کاربران و آموزش آنها در چگونگی استفاده از قابلیتهای شیرپوینت بسته به اهداف شما دارد. بعنوان مثال ممکن است اهداف زیر برای شما اهمیت داشته باشد:

·         کاهش زمان جستجو  و کاوش اطلاعات با پیاده سازی راهکارهای مدیریت اسناد.

·         کاهش حجم فعالیت تیم پشتیبانی سازمان از طریق قرار دادن اطلاعات و دستورالعملهای مورد نیاز آنها در سایتهای شیرپوینت

·         متمرکز نمودن امکانات جستجو در شیرپوینت و جلوگیری از پراکندگی اطلاعاتی

·         استفاده از بلاگ و ویکی و ارائه راهکارهای مناسب برای ثبت دانش در سازمان

2.      کاهش هزینه های پشتیبانی

با ایجاد ساختارهای مناسب اطلاعاتی در شیرپوینت شما می توانید امکان ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار دهید. قابلیتهای Versioning و Recycle Bin باعث می شود که کاربران برای بازیابی اطلاعات و اسناد مورد نیاز احتیاجی به مراجعه به تیم پشتیبانی نداشته باشند. با استفاده از قابلیتهای موجود در شیرپوینت شما می توانید امکاناتی را در اختیار کاربران قرار دهید که آنها بتوانند بصورت مستقل و تحت سیاستهای تعریف شده نیازهای خود را مرتفع نماید.

3.      افزایش امکان ثبت و بازیابی دانش

افراد در هر سازمان اطلاعات زیادی درباره نحوه عملکرد کسب و کار و جزییات آن در اختیار دارند. این دانش در صورتیکه بتواند در اختیار دیگر افراد در سازمان قرار بگیرد می تواند به افزایش کیفین کار  و کاهش زمان امور کمک قابل توجهی نماید. در بحث مدیریت دانش جدای از موارد فرهنگی که باید در سازمان پیاده شود، ابزار نیز نقش مهمی در این مقوله بازی می کند. شیرپوینت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش می تواند دانش موجود در اختیار افراد را جمع آوری و برای استفاده دیگران قابل بازیابی نماید.

4.      افزایش میزان رضایت کاربران

معمولا در سازمانها افراد متفاوت نیاز به اطلاعات متفاوت دارند. در اختیار گذاشتن همه اطلاعات برای همه کاربران آنها را  دچار سردرگمی می نماید. همچنین کاربران مجبور خواهند بود زمان زیادی را صرف یافتن اطلاعات مورد نظر خود نمایند. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات مناسب را در اختیار مخاطب مناسب قرار دهید و از این طریق به افزایش میزان رضایت کاربران کمک نمایید.

5.      کاهش موانع ارتباطی بین واحدهای سازمانی

همه آگاه هستیم که مشکلات ارتباطی در سازمانها یکی از مسائل اصلی آنهاست. استفاده از پست الکترونیک یکی از راهکارهای رفع این مشکل است. شیرپوینت با اضافه نمودن قابلیتهای زیر می تواند به رفع این مشکل کمک نماید:

·         ایجاد پایگاه های دانش با استفاده از ویکی

·         انتشار اخبار و استفاده از سایتهای شخصی

·         انتشار مطالب کاری از طریق وبلاگها

·         در اختیار قرار دادن قابلیت RSS برای بخش های مختلف

·         وجود جستجوی قوی و نمایش منابع پربیننده توسط دایرکتوری سایتها

6.      بهبود رابطه بین سازمان با شرکای تجاری  و مشتریان

حفظ ارتباط با مشتریان و در اختیار گرفتن امکانات مناسب برای حفظ روابط کاری با شرکای تجاری برای هر سازمان بسیار با اهمیت می باشد. شیرپوینت می تواند با در اختیار گذاشتن امکاناتی در این بخش به سازمان کمک نماید:

·         ایجاد سایتهای اینترنتی برای انتشار اخبار و مطالب مورد نظر

·         راهبری پروژه های سازمان با ایجاد فضاهای اختصاصی برای هر پروژه

·         استفاده از قابلیت سفارشی سازی که باعث می شود مشتریان احساس کنند آنها با ارزشترین مشتری می باشند

·         استفاده از Workflow برای پیاده سازی فرآیندهای بین سازمان، شرکا و مشتریان

7.      کاهش ریسک برنامه نویسی

استفاده از شیرپوینت به شما امکان پیاده سازی مدل اولیه نرم افزار مورد نظر را حتی اگر محصول نهایی بر روی شیرپوینت پیاده سازی نشود، خواهد داد. استفاده از لیستها و کتابخانه های اسناد و عدم نیاز به طراحی بانک اطلاعاتی و پیاده سازی ماجولهای امنیتی و مدیریت کاربران سرعت انجام کار را در حد چشمگیری افزایش می دهد.

8.      افزایش میزان بازگشت سرمایه ROI

بازگشت سرمایه یکی از معیارهای مهم برای سازمانها می باشد. با استفاده از شیرپوینت می توانید گزارشات موجود در بانکهای اطلاعاتی را در اختیار افراد قرار دهید. شیرپوینت می تواند به عنوان رابط کاربری ابزارهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرد و بستر مناسبی برای پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری گردد.

9.      هماهنگی اهداف سازمان با خدمات فناوری اطلاعات

در سازمانهای امروزی خدمات فناوری اطلاعات بعنوان بستر لازم برای پیشبرد اهداف سازمان شناخته می شود. متخصصان فناوری اطلاعات می توانند با درک نیازهای کسب و کار و هماهنگی امکانات شیرپوینت با آن نیازهای فاصله بین خدمات فناوری اطلاعات و کسب و کار را کاهش دهند.