چه کسی برای شما پاورپوینت می سازد؟

1- ماجرا چیه؟

این مطلب را که در سایت مرکز آموزش موسسه همشهری منتشر شده، خواندم و به ذهنم رسید در این مورد نظر خودم را بنویسم. در ابتدای این مطلب این جمله آورده شده:

یکی از کارهایی که مدیران برعهده کارشناسان می‌گذارند تهیه پاورپوینت برای ارائه در جلسات است. این پاورپوینت‌ها بسیار مهم هستند زیرا مدیران دوست دارند ارائه‌هایی تاثیر گذار و اقناعی داشته باشند.

این جمله از آندست جملاتی است که خاص محیطهای کاری ماست. خاص تفکر کاری ما. در تفکر ما، بخصوص در تفکر مدیریت دولتی، مدیر همیشه سرش شلوغ است و باید در تعداد زیادی جلسات متفاوت شرکت کند به همین دلیل هیچگاه زمان انجام کارهای پیش پا افتاده مثل تهیه پاورپوینت را ندارد. اما سوال اینجا مطرح می شود که چطور ممکن است بخواهیم پاورپوینتی بسازیم و آن را به دیگری واگذار کنیم در حالیکه تنها خودمان از جزییات و نحوه ارائه مطلبمان آگاهی داریم. به نظر من Presentation دادن جزو فعالیتهایی است که به شدت با شخصیت افراد رابطه داره. اینکار بر مبنای توانایی های افراد در حرف زدن، انتقال مفاهیم، توانایی سخنرانی و اداره جلسه، زبان بدن و روح و انرژی است که شکل می گیرد. بدون شک واگذار کردن کاری با این ویژگی باعث می شود تا در هنگام ساخت پاورپوینت بخشی از مفاهیم مورد نظر، روح و انرژی که برای ارائه لازم است گم شود.

2- رویکرد قدرت بخشیدن به افراد کجاست؟

نرم افزارهای نوین که در حال حاضر تولید می شوند و کاربردی عمومی  و نه تخصصی دارند، همه با رویکرد قدرت بخشیدن به افراد و افزایش میزان خلاقیت در استفاده از این ابزارها تولید می شوند. مجموعه Microsoft Office هم که اکنون به اندازه ویندوز اهمیت داره یکی از همین ابزارهاست. ویژگی های که در طراحی این ابزارها وجود دارد باعث می شود که یک کاربر با سطح دانش متوسط در استفاده از این ابزارها، به نیاز خودش پاسخ دهد و اگر لازم داشت فعالیتهای پیچیده تری انجام دهد می تواند با کمی مطالعه بیشتر اینکار را به ثمر برساند. حال در شرایط کاری ما، با واگذاری کارهایمان به دیگران (کارشناسان) بخش خلاقیتمان را برون سپاری می کنیم تا کارشناس خودش و با شکل تفکر خودش بجای ما کار کند.

3- بعد از واگذار کردن این کار چه اتفاقی میافتد؟

ماجرا خیلی ساده است. شما بعنوان مدیر کار خود را به کارشناس واگذار می کنید. کارشناس بر اساس آنچه از شما شنیده و بر اساس تصورات خودش پاورپوینتی ایجاد می کند و برای شما می آورد. شما کلیات را بررسی می کنید اما در جزییات دچار مشکل می شوید چون هیچگاه نمی توانید جزییات را بخوبی آنچه که خودتان درک کرده اید منتقل کنید. پس به کارشناستان خورده می گیرید و کیفیت کارش را مطلوب نمی دانید. کارشناس هم از اینکه شما اصلا نمی فهمید که چه می گویید از دست شما عصبانی می شود و پیش همکاران خود می گوید که فلانی اصلا زحمت من را نادیده گرفته و فقط ایراد بنی اسرائیلی می گیرد. بعد شما هم دست آخر ناراضی می مانید و با همان پاورپوینت ناقص به جلسه می روید و باقی قضایا…

4- و در آخر…

من هنوز هم در بعضی از جلسات وقتی می بینم یک مدیر وجود داره که خودش کارهاش رو انجام میده و برای برنامه ریزی جلساتش از Outlook استفاده می کنه، به Word بخوبی تسلط داره و می تونه از نقشه ذهنی استفاده کنه و یک پاورپوینت خوب بسازه، به شکل غیر قابل باوری هیجان زده میشم و تحت تاثیر قرار می گیرم. از طرفی این رفتار ناامید کننده ساخت پاورپوینت برای مدیران رو هم در سازمان های زیادی می بینم و از همه بدتر اینه که این ماجرا جزو خدمات دپارتمان IT هم در بعضی از موارد حساب میشه. یعنی یک کارشناس IT وجود داره که وظیفه اش ساخت پاورپوینته. اما امیدوارم نسل جدید مدیران که با اطلاعات بیشتری رشد می کنند و سطح سواد بیشتری دارند، یادشان نرود که اینکار جزو وظایف خودشان است و نباید بخاطر حفظ وجهه مدیریتی خلاقیت خودشان رو به دیگران برون سپاری کنند.

مطالب مرتبط:

سخنرانی به روش استیو جابز

مهارت ارائه مطلب : Presentation

چرا از پاورپوینت استفاده می کنیم؟

——————————————————————————————————————————————

در قسمت بپرسید؟ می توانید سوالات خود را در زمینه مطالبی که در بلاگ می نویسم مطرح کنید تا درباره آنها مطلب بنویسم.

می توانید مشترک فید مطالب این بلاگ بشوید و یا در توییتر من را دنبال کنید.

بلاگ سازمانی خود را ثبت کنید تا در Thecoach.ir به خوانندگان جدید معرفی شود.

خدماتی را که می توانم ارائه بدهم مطالعه کنید و در صورت نیاز با من تماس بگیرید.

نمایش 6 دیدگاه
  • پدرام
    پاسخ

    البته به نظر من پاورپوینت را کسی نمی‌سازد، بلکه این اسلاید است که ساخته می‌شود! پاورپوینت اسم یک نرم‌افزار است و من همیشه تعجب کرده‌ام که حتی انسانهای باسواد و حتی آی‌تی نویسان ما هم از گفتن کلمه پاورپوینت به جای اسلاید هیچ نگرانی‌ای ندارند!
    به نظر من اسلاید را باید حتماً حتماً حتماً خود آدم درست کند…

  • امیر مهرانی
    پاسخ

    حرفت درسته اما در نظر داشته باش که این نام پاورپوینت تبدیل شده به یک کلمه آشنای محاوره ای. وقتی هم برای عموم می نویسی دلیلی نداره از کلماتی که خودمون می دونیم استفاده کنیم. مثلا اگر تو یک جلسه شرکت کنی می پرسن که پاورپوینت داری برای نمایش؟

    این نرم افزار اینقدر عمومی شده که نامش جای اسلاید رو گرفته. بخاطر همین خیلی سخت نگیر. مثل گوگل که تو زبان انگلیسی نمی گن سرچ کن می گن گوگل کن.

  • پژمان
    پاسخ

    کلاس هنر ارائه مطلب در دو مرحله مقدماتی و پیشرفته را ببین. یک دوره از این کلاسها برگزار شده است.

    http://fantazio.com/academy/basicpreso/

  • roho
    پاسخ

    به نظرم روال جاری به واگذار کردن این امر هست ، چون گروه های کاری مختلفی تو یک شرکت یا سازمان هست و هرگروه باید توسط مدیر اون گروه به مسئول دفتر یا هماهنگ کننده مدیرعامل بده و جمع بندی نهایی را اون با نظر مدیرعامل انجام بده.
    تا هم اشکال کار و نواقص رفع بشه و هم مدیر عامل بدونه که چه چیزی رو گروه های کاریش ارائه میدن و نهایتا نظر خودش رو برای جمعبندی نهایی اعلام کنه

  • امیر مهرانی
    پاسخ

    @roho البته با حرف شما در زمینه جمع آوری اطلاعات موافقم اما در مورد ساخت پاورپوینت و ارائه مطلب موافق نیستم. برای جمع آوری مطلب روش درستیه که بصورت طبیعی باید اینطور هم باشه. یعنی مدیران باید اطلاعات را از مدیران یا کارشناسان پایین تر دریافت کنند اما گزارش نهایی را باید خودشان تهیه کنند.

  • سعید
    پاسخ

    من 2 بار برای یک مهندس راه و ساختمان با تجربه 27-28 ساله پاور پوینت درست کردم تا برای مدیر عامل پرزنت بکنه،به نظر من هر قدر معلومات داشته باشی در صورتی که نتونی این کارها رو خودت انجام بدی برای کارمند هایی مثل من که رده های میانی سازمان هستند این افراد ارزش خودشون رو از دست می دهند و اگر مدیر عامل باهوش باشه خیلی راحت میفهمه که مدیران ارشد سازمان مربوطه چه قابلیت پائینی دارند

یک نظر بدهید