پست مهمان: نیازهای اجتناب ناپذیر مدیریت ارتباطات در پروژه

مهدی عرب عامری از دوستان و همکاران بسیار خوبه که به تازگی نوشتن در بلاگی با عنوان pmplus.ir را شروع کرده. تخصص مهدی در زمینه مدیریت پروژه، مدیریت فرآیند، مدیریت تغییرات و تحلیل کسب کار است و در بلاگش به مواردی در این زمینه خواهد پرداخت. او در این مطلب به عنوان پست مهمان در زمینه ارتباطات در پروژه صحبت می کند. مهدی عرب عامری پیشتر در پادکستی با عنوان توهم تکنولوژی و هیجان ابزار همراه من بوده است.

وقتی صحبت از اهمیت ارتباطات و انتشار اطلاعات در مدیریت پروژه می شود، مدیران پروژه می توانند سر خود را بالا گرفته و بگویند  که مدیریت پروژه چنان اهمیتی به این مبحث داده است که در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK® یک حوزه دانش از 9 حوزه دانش مدیریت پروژه به آن اختصاص داده شده است  و روز به روز که سپری می شود تاکید بر این مقوله دو چندان.

با تایید این صحبت فخر فروشی اما یک نکته در این باب به چشم می خورد. وقتی نگاهی دقیق به وضعیت حوزه دانش مدیریت ارتباطات در پروژه های کشور می اندازیم می بینیم که برداشت اکثر تیمهای مدیریت پروژه از این حوزه به چگونگی گزارش دهی اعم از زمان و الگوی گزارش به تیم مدیریت پروژه و کارفرما محدود می شود. علیرغم تایید اهمیت این نکته که باید به طور مناسب و شفاف در طرح مدیریت ارتباطات گنجانده شود اما باید عرض کنم این همه حوزه دانش ارتباطات در مدیریت پروژه نیست. اجازه بدهید با بیان یک سری شرایط مسئله را بیان کنم.

تصور کنید پروژه ای با وسعت جغرافیایی زیاد در سطح کشور در جریان است و بر اساس طرح مدیریت ارتباطات پروژه تیم ها در هر منطقه جغرافیایی باید در انتهای هر هفته گزارش خود را بر اساس الگوی مشخص شده ارائه دهند. حال فرض کنید یکی از تیمهای پروژه متوجه می شود که یکی از مدیران کارفرما به دلیلی با فردی جایگزین شده که سابقه استفاده و رضایت از محصولات شرکت رقیب را دارد. یک ریسک را پیش بینی می کند. آیا برای اطلاع رسانی این موضوع بسیار با اهمیت باید تا زمان ارائه گزارش بعدی صبر کرد؟ یا اینکه باید سریع به مدیر پروژه تلفن کنید؟ حالا اگر قرار باشد تیمهای مختلف موارد با اهمیت در حوزه جغرافیایی خود را به این شکل شفاهی به مدیر پروژه اعلام کنند آیا می توان مطمئن بود ایشان همه اطلاعات را به درستی دریافت و در هر زمان که نیاز باشد بازیابی می کند و به مدیران سازمان انتقال می دهد؟

در برهه از زمان پروژه به دلیل شرایط پروژه، تیم مدیریت پروژه  تشخیص می دهد که نیاز است تیم ها به جای هر هفته، هر روز یا شاید روزی سه بار گزارش وضعیت پروژه را ارائه دهند(باور بفرمایید بعضی وقتهای لازم می شود). مسلما این نوع گزارش ها نمی تواند بسیار رسمی و مطابق الگوهای جاری در پروژه ها باشند. معمولا این گزارشها هی پی در پی در حد جملاتی مانند “قسمت فلان آماده شد”، “میزان خطاهای کمی افزایش یافته است”، ” بیست نفر از تیم کارشناسان کارفرما آموزش دیدند” و …، می باشد. برای این شرایط چه راه حلی های وجود دارد؟

در یک منطقه مشکلی پیش می آید که برای بر رفع آن نیاز به تبادل اطلاعات و همفکری با دیگر تیم ها می باشد. آیا برگزاری جلسه راه حل مورد نظر شما می باشد؟ اگر تعداد این مشکلات و همفکری ها زیاد باشد و با توجه به گستردگی جغرافیایی این کار در حد غیر ممکن است. اما بدون این همفکری هم که پروژه در وضعیت خطر خواهد بود!

همین میزان تصور کافی است. حالا به نظر شما راه حل این نیازها چیست؟ آیا محدود کردن طرح مدیریت ارتباطات به شرایط و نظام گزارش های رسمی، تمام حوزه مدیریت ارتباطی پروژه است؟

راه حل را باید در مفاهیمی مانند بلاگ پروژه، شبکه های اجتماعی،مایکروبلاگینگ و فروم ها جستجو کرد. ابزارهایی که با درنوردیدن فواصل جغرافیایی و زمانی تیم های پروژه را قادر می سازد که در اسرع وقت تیم مدیریت پروژه از وقوع هر اتفاقی با خبر کنند. این اطلاع رسانی در عین سرعت، مستند شده و امکان اشتراک گزاری بین افراد مختلف و جستجوی سریع در هر زمان را دارند. می توان با استفاده از این مفاهیم هر ساعت گزارش پروژه را به تیم مدیریت پروژه ارائه داد و ایشان هم  می توانند به سرعت با توجه به وضعیت گزارش ها عکس العمل های مناسب را داشته باشند. همچنین می توان با تعریف یکسری نظام از این ابزارها برای همفکری در مورد مشکلات استفاده کرد و نگران فاصله مکانی، هزینه و زمانهای لازم برای مسافرت نبود.

باید در نظر داشت که استفاده از این مفاهیم و ابزارها نیز مشکلات خاص خود را دارد که مهترین آن فرهنگ می باشد. تیم پروژه باید به این بلوغ رسیده باشند که تمام افراد را موظف به استفاده از این ابزار بدانند. تیم مدیریت پروژه باید بر کیفیت استفاده از این مفاهیم نظارت کرده و به طور مداوم آن را بهبود بخشد. حتما برای رسمیت دادن به این شیوه های ارتباطی، نظامهای استفاده از آن را در طرح مدیریت ارتباطات پروژه ذکر کرده و به تمام افراد آموزشهای لازم ارائه شود و در نهایت مدیر پروژه باید سینه سپر کرده و بر استفاده از این ابزارهای شیک تاکید کند.

——————————————————————————————————————————————

در صفحه بپرسید؟ می توانید سوالات خود را در زمینه مطالبی که در بلاگ می نویسم مطرح کنید تا درباره آنها مطلب بنویسم.

می توانید مشترک فید مطالب این بلاگ بشوید و یا در توییتر من را دنبال کنید.

بلاگ سازمانی خود را ثبت کنید تا در Thecoach.ir به خوانندگان جدید معرفی شود.

خدماتی را که می توانم ارائه بدهم مطالعه کنید و در صورت نیاز با من تماس بگیرید.

نمایش 0 دیدگاه
  • محمد حسن
    پاسخ

    با سلام
    من فکر میکنم که باید به تفاوت تیم و گروه توجه زیادی کنیم . گروه مدیریت پروژه با تیم مدیریت پروژه در کارکرد خود تفاوت میکنند در دفتر مدیریت پروژه ما صرفا به گروه مدیریتی نیاز داریم که باید طبق برنامه ریزی های انجام شده به سوی چشم انداز پروژه حرکت نمایند اما وقتی تیم مدیریت را می خواهیم تشکیل دهیم در کارکردهای سازمانی باید تغییراتی ایجاد شود.
    خلاصه اینکه در راس گروه ، یک مدیر سرپرستی میکند. اما تیم ها به وسیله مدیران شکل میگیرد که در راس آن یک رهبر است .

  • محمد
    پاسخ

    از این مطلب جالب استفاده کردم. برایم جالب است که بدانم آقای عرب‌عامری یا سایر دوستان تا به حال به پروژه‌ای در داخل ایران برخورده‌اند که برای مدیریت ارتباطات از این ابزارهای وب ۲٫۰ به صورت رسمی، منظم و تعریف شده استفاده کرده باشد؟

  • مهدی عرب عامری
    پاسخ

    @محمد
    در یک پروژه ما با مشکلی به نام شایعات برخوردیم. و در یک پروژه با مشکل عدم انتشار اطلاعات . در نهایت در هر دو پروژه به این نتیجه رسیدیم که در اولی تیم شایعات خود را مطرح کنند تا تیم مدیریت آنها را بررسی و روی همان مطلب نیتجه را اعلام کند. و در مورد دوم با کمی تیریک های مدیریتی از جمله تشویقات از افراد خواستیم اطلاعات خود را در سیستمی ثبت و بر اساس اهمیت موضوع مطروحه پاداش بگیرند. با این حال الان که آن شرایط و ابزارهای امروزی بررسی می کنم مطمئن هستم که بهتر هم می شد عمل کرد

  • مهدی عرب عامری
    پاسخ

    @محمد حسن
    هدف من در این مطلب تمرکز روی ارتباطات بوده و قصدم این نبود که روی این تعاریف تمرکز کنم. با این وجود سپاسگزار.
    اما باید خدمت شما عرض کنم که من تا آنجا که خواندم بین تیم مدیریت پروژه یا گروه مدیریت پروژه تمایزی نبوده. شاید در ادبیات مدیریت بین این دو مفهوم تفاوتهایی باشد که هست اما معمول نیست در مدیریت پروژه به این اختلاف معنایی پرداخته شود. معمولا تیم یا گروه مدیریت پروژه به مدیر پروژه در جهت مدیریت پروژه کمک می کنند که در حالت استاندارد باید مدیر پروژه آنها را انتخاب کند. اما آن کسانی که در دفتر مدیریت پروژه هستند بسته با سطح دفتر مدیریت پروژه متفاوتند. می توانند ازیک سری مدیرپروژه با تجربه تشکیل شده باشد تا ایشان همراه با مدیران ارشد و استراتژی سازمان. که معولا طبق برنامه ریزی های انجام شده به سوی چشم انداز پروژه حرکت نمی کنند بلکه کنترل می کنند تیم پروژه طبق برنامه ریزی های انجام شده به سوی چشم انداز پروژه حرکت می کند یا خیر. همچنین مسئول آموزش مدیران پروژه، ارائه استانداردها و در سطوح بالای دفتر مسئول انتخاب پروژه هم می باشند.

  • محمد حسن
    پاسخ

    @مهدی عرب عامری
    با سلام خدمت دوست گرامی
    فکر میکنم به خوبی از اهداف این سایت و این پست که مطلبی در مورد یکی از ارکان مدیریت پروژه نوشته شده است آگاهی دارم .
    بحث من از ارائه این مطلب به عنوان کسی که با مدیریت پروژه آشنا است این است که بتوانیم تجربیات خود را در اختیار دیگران قرار دهیم!
    چیزهایی که ما در کتابها و دروس دانشگاهی یا دوره های مدیریت یا کلاسهای MBA می خوانیم را نمی توان بدون کم و کاستی اجرا نمود.اغلب وقتی اینگونه با یک متدولژی و استاندارد روبرو میشویم ، بدون اینکه تفکری در مورد کارکردهای آنها کرده باشیم ، یا آنها را به چالش کشیده باشیم می خواهیم آنها را در فرهنگ خودمان و در شرکتی که کار میکنیم – یا یک مرحله بالاتر شرکت تحت سرپرستی خودمان – پیاده کنیم ……..
    اما ذکر دو نکته را ضروری می دانم نخست اینکه هیچ گاه بحث توهم تکنولژی را فراموش نکنیم!دوم اینکه سعی کنیم الگوی خلاقانه مناسبی برای ادامه کار ارئه دهیم.
    فکر میکنم وقتی صحبت تیم مدیریت پروژه را میکنیم باید تمامی افراد به بحث اصول تیم و تفکرات تیمی آشنایی کافی را داشته باشند. مثلا بتوانیم برای انتخاب پروژه از جلسات شش کلاه تفکر استفاده نماییم.یا بتوانیم دیگر الگوهامانند دلفی یا PMI و .. را برای تصمیم گیری در تیم برگزار نماییم.

    دوست گرامی صحبت در این رابطه زیاد است اما فکر میکنم افراد یک تیم باید از هوش عاطفی و ثبات بالایی برخوردار باشند.و آشنایی کاملی با این مباحث داشته باشند

  • مهدی عرب عامری
    پاسخ

    @محمد حسن
    با عرض سلام مجدد.
    من پس از چندین بار خوندن مطالب شما چندین سئوال برام پیش اومد.
    الف) من در مورد تفاوت تیم و گروه بحثی نداشتم. چطور این موضوع به ذهن شما خطور کرد؟
    ب) من کجا مدعی شدم که تما چیزهایی که تو کتابها می خوانیم رو میشه پیاده کرد؟ یا به فرمایش شما بدون به چالش کشیدن موضوع قصد به کارگیری آن را دارم؟ از مطالب این پست چگونه این موضوع رو استنتاج کردید؟
    ج) برای ادامه چه کاری باید الگوی خلاقانه ای ارائه بدهیم؟
    د)فرموده بودید:”وقتی صحبت تیم مدیریت پروژه را میکنیم باید تمامی افراد به بحث اصول تیم و تفکرات تیمی آشنایی کافی را داشته باشند….” من کجای در مورد تیم مدیریت تفسیری ارائه دادم؟
    حقیقتش این است که خیلی برام جالب ا چگونه با خواندن مطلب من که ربطی به این موارد نداشت این مباحث در ذهن شما متبلور شد؟

  • محمد حسن
    پاسخ

    @مهدی عرب عامری
    با درود خدمت دوست گرامی جناب آقای مهدی عرب عامری
    قبل از پاسخ مطلب شما باید عرض کنم به هیچ وجه قصد انتقاد از شخص شما را ندارم و فقط بحث پیش آمده را مورد نقد و بررسی قرار میدهیم!
    در مورد سولاتی که برای شما پیش آمده :
    الف) تفاوت تیم و گروه بحث اساسی در تشکیل تیم مدیریت پروژه است.وقتی ما صحبت از تیم مدیریت پروژه می نماییم باید بدانیم که تیم یعنی چه و چه کار کردی دارد و حداقل با گروه چه تفاوتی دارد.
    مراجع: کتاب تیم سازی نویسنده:روبرت مادوکس مترجم: محمد رضا اسکندری انتشارات ایزایران سال 1382قیمت700تومن
    http://www.musavis.com/publications/10-differences-between-team-and-group
    http://iranianteamwork.blogfa.com/post-10.aspx

    ب)نکته دیگر اینکه فکر میکنم این تفاوت دیدگاه در ادامه کار ، تیم مدیریت پروژه که ارتباطات یکی از ارکان آن است نمود پیدا میکند.
    مثلا متخصصان سیستم های اطلاعاتی در فعالیت های کلامی که در حالت طبیعی مرسوم نمی باشند درگیر می باشند،که این فعالیتهای ارتباطی در مدت زمان کوتاه با تعداد اندکی از افراد صورت میگیرد.نکته دیگر اینکه این ارتباطات لفظی بوده و تنها گاهی با نمودار و نوشته ها و یا خروجی های کامپیوتر همراه است.در معقوله ارتباطات پروژه باید به این حقیقت آگاه باشیم که گاهی ناگزیر از برخی گفتارهای غیر رسمی و عامیانه خواهیم بود.و در آخر اینکه افرادی که در زمینه ارتباطات در پروژه از جایگاه قبل قبولی برخوردار هستند همیشه بر مهارتهای کلامی و لفظی تاکید داشته اند.
    ج)فکر میکنم برای ادامه هر کاری باید الگوهای خلاقانه ارائه دهیم.
    د)فکر میکنم اشکال همین جاست که در مورد تیم مدیریت پروژه تفسیر ی بومی ارائه نشده و کارکردهای آن مورد توجه قرار نگرفته است.

    در پایان هم سپاسگذار مهرتان هستم.

  • مهدی عرب عامری
    پاسخ

    @محمد حسن
    محمد جان حقیقتش من خیلی هم خوشحال می شوم وقتی از من انتقاد بشود چون ازش درس می گیرم.اما مشکل من با توضیحات شما این است که هیج رابطه ای بین فرمایشات شما و این مطلب نمی یابم. مثلا همین مطلب آخر شما که ظاهرا قرار بوده جواب سئوالات من باشد رو ملاحظه کنید. پست رو هم یک نگاه کنید. توضیحات خود را هم مطالعه کنید. به عنوان نمونه من گفتم که: “من در مورد تفاوت تیم و گروه بحثی نداشتم. چطور این موضوع به ذهن شما خطور کرد؟” شما فرمودید :” تفاوت تیم و گروه بحث اساسی در تشکیل تیم مدیریت پروژه است.وقتی ما صحبت از تیم مدیریت پروژه می نماییم باید بدانیم که تیم یعنی چه و چه کار کردی دارد و حداقل با گروه چه تفاوتی دارد.
    مراجع: کتاب تیم سازی نویسنده:روبرت مادوکس مترجم: محمد رضا اسکندری انتشارات ایزایران سال ۱۳۸۲قیمت۷۰۰تومن”. من برام جالب بوده که شما چرا شما از روی مطلب من این موضوع را مطرح کردید شما بر اساسی بودن بحث تاکید کردید. من که نگفتم بحث مورد نظر شما اساسی نیست.
    البته شاید مشکل از شما نباشد، شاید من قدرت تحلیلم رو از دست دادم 🙂

یک نظر بدهید