خداحافظ ایمیل

قصد منفی نویسی ندارم، اما واقعیت اینست که هنوز در بسیاری از سازمانهای ایرانی برای ایمیل بعنوان یکی از پایه ای ترین ابزارهای ارتباطی کاربردی تعریف نشده است و این در حالی است که ایمیل بعنوان یک سرویس پایه ای و زیر ساختی باید در مراحل اولیه تشکیل واحد فناوری اطلاعات راه اندازی گردد. این در حالیست که بسیاری از شرکتها در دیگر نقاط دنیا از مرحله کاربرد ایمیل در حال عبور هستند.

پیشنهاد می کنم قبل از خواندن ادامه این مطلب، مطلب آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش را مطالعه نمایید.

یکی از قابلیتهای مهمی که بعد از پیدایش تکنولوژی Web 2.0 در اختیار کاربران اینترنتی قرار گرفت، امکان نشر محتویات و مطالب بود. قابلیتی که بسیاری از وب سایتها را از حالت یکسویه و ایستا به شکلی پویا و مشارکتی تبدیل کرد. با بوجود آمدن چنین قابلیتی مسئله نشر دانش سرعت بالایی گرفت و این موضوع به درون سازمانها نیز کشیده شد. شکل گیری مفهوم Enterprise 2.0 که قبلا اینجا راجع بهش توضیح داده بودم، باعث شد تا کاربرد ثبت و نشر محتویات به درون سازمانها هم کشیده شود. گسترش استفاده از ویکی ها سازمانی و وبلاگهای سازمانی نمونه این نوع فعالیت هستند. اما سوال اینجاست که ایمیل دقیقا کجای سازمان قرار گرفته و چه عاملی باعث می شود که مسئله خداحافظی با ایمیل به بحث داغ در محافل IT مطرح شده است؟

با توجه به اینکه ایمیل بعنوان ابزاری اجتناب ناپذیر در زندگی افراد تبدیل شده، افراد علاقه بیشتری به استفاده از این ابزار در محیط کار خود نیز نشان دهند. این موضوع را نیز نمی توان انکار کرد که در سازمانهای امروزی افراد بعنوان موثرترین و باارزشترین داراییها شناخته می شوند که به تولید دانش و محتوا مشغول می باشند. در چنین شرایطی افرادی که تولید دانش می نمایند، از ایمیل بعنوان بستر انتقال دانش استفاده می کنند. مشخص است که اطلاعات جابجا شده در صندوق پستی هر شخص باقی می ماند و امکان دسترسی عمومی به این بخش فراهم نمی باشد. فرقی نمی کند که شخص از ایمیل سازمانی و یا از سرویسهای عمومی ایمیل استفاده کند، در هر صورت دسترسی محدود است و ممکن است بخشی از اسناد و مدارک و محتویات ارزشمند سازمان بصورت پراکنده در صندوقها باقی بماند.

اینجا مسئله بازیابی محتویات تولید شده نیز مطرح می شود که به دنبالش مفهوم جستجوی اطلاعات سازمانی مطرح می شود. در واقع در چنین شرایطی سازمان نیازمند پیاده سازی ابزاری است تا بتواند محتویات مختلف را برچسب گذاری کند و بر مبنای الگوهای مختلف بتواند آنها را بازیابی نماید. این نوع از داده ها در سازمان در سیستمهای عملیاتی (مالی، منابع انسانی و …) ثبت نمی شوند و بعنوان داده های بدون ساختار (Unstructured Data) شناخته می شوند.

برای چنین شرایطی سازمانها بدنبال استفاده از ابزارهایی هستند که بتوانند این نوع از داده در سازمانها را ثبت و قابل بازیابی نمایند و همچنین کاربران را از سیستم های جدا افتاده و جزیره ای به سمت سیستمها همکاری و مشارکتی سوق دهند. ابزارهایی مثل Google Wave و شیرپوینت 2010 بیشتر بر این موضوع تمرکز دارند و امکاناتی را در اختیار افراد و سازمانها قرار می دهند که بوسیله این امکانات افراد و سازمانها بتوانند با کیفیتی بالاتر فعالیت نمایند.

مشخص است که جایگزینی ایمیل بدلیل گره خوردن با زندگی روزمره افراد بسیار کار مشکلی است و باید توجه داشت که سادگی و آسانی استفاده از ایمیل را نمی توان به راحتی نادیده گرفت، اما پیش بینی می شود که سازمانها برای دستیابی به کیفیت بالاتری مدیریت محتویات و دانش به آرامی سیاستهای جایگزینی استفاده از ایمیل سازمانی را اتخاذ نمایند.

لطفا در نظر سنجی که در همین باره در سایت قرار داده شده است شرکت کنید.

یک نظر بدهید