آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش

 

دانش چیست؟

برای دانش می توان تعاریف مختلفی بدست آورد. چهار نمونه از انواع این تعاریف آورده شده است:

 

·         دانش نتیجه اطلاعات پردازش شده است. توانایی ها، عقاید، قضاوتها و اهداف اجزای تشکیل دهنده دانش می باشند.

·         دانش تمامی تواناییها و تخصصهای افراد برای حل مسائل است. دانش از داده ها و اطلاعات تشکیل می شود و همیشه به افراد متصل می گردد.

·         دانش قابلیت رقابتی یک سازمان و افراد آن است.

·         دانش تمام تاثیرات اتفاقات در یک محدوده مشخص می باشد.

از آنجایی که محدوده این مجموعه درباره مدیریت دانش سازمانی است، پس بر روی تعریف دانش در سازمانها تمرکز بیشتری می نماییم و از تعاریف محض فاصله می گیریم.

هر سازمان دارای آگاهی است که بوسیله این آگاهی به ارائه خدمات و محصولات می پردازد. این آگاهی است که سازمان را در بازار رقابتی نگه می دارد و بقای آن را تضمین می کند.

 

انواع دانش

از آنجایی که هر سازمان متشکل از مجموعه افراد است، پس آگاهی سازمانی از آگاهی های شخصی شکل می گیرد. دانش می تواند متصل به افراد باشد که دانش شخصی نامیده می شود. همچنین دانش می تواند در فرآیندها، قوانین، سیستم های کاری و … یافت شود که با نام دانش گروهی شناخته می شود.

دو نوع دیگر دانش وجود دارد: دانش درونی و دانش برونی. دانش درونی به سادگی قابل بازگو کردن نیست و در قالب مشخصی قرار نمی گیرد. نمونه این نوع دانش تجربه یک مکانیک خودرو است که با شنیدن صدای موتور می تواند به ایرادات خودرو پی ببرد. دانش برونی شکل منظم و ساخت یافته دانش است که در قالبهای مشخص در دسترس و قابل استفاده توسط دیگران می باشد. نمونه این نوع دانش، دستورالعملها و کتابهای راهنما می باشد. مهمترین موضوع مورد چالش در مدیریت دانش توسط ابزار IT، پیاده سازی فرآیند جمع آوری و تبدیل دانش درونی به دانش بیرونی می باشد.

در کنار تعاریفی که ارائه شد، دانش در هر سازمان می تواند به شکلهای زیر موجود باشد:

دانش محصول: شامل دانش خود محصول و نحوه تولید آن می باشد. دانش خود محصول به معنی رفع مشکلات ناشی از استفاده از محصول می باشد و دانش نحوه تولید به معنی بهترین و مقرون به صرفه ترین روش تولید محصول می باشد. این نوع دانش، ساخت یافته و درون سازمانی می باشد.

دانش متخصصان: دانش افراد فعال در سازمان که باعث شکل گیری محصولات و خدمات آن سازمان می شود. بیشترین فعالیت سازمانها در امور مدیریت دانش، استخراج، مستند سازی و قابل استفاده مجدد نمودن این نوع دانش می باشد.

دانش رهبری: شامل تمام قوانین و فرآیندها و ابزارهای مدیریت افراد برای رسیدن به اهداف سازمانی است. این نوع دانش یک دانش درونی است که معمولا توسط افراد سطح اول هر سازمان تعیین می گردند.

دانش محیطی: این نوع دانش شامل برداشت هایی است که از یک محیط می توان داشت. آگاهی از نتیجه رفتارها، نتیجه اعمال شرایط کنترلی و آگاهی از نتیجه استفاده از نوع لحن یا کلمات در این دسته بندر قرار می گیرد. این نوع دانش به سختی به شکلی خارجی مشاده می شود و عموما دانش درونی است.

دانش اجتماعی: تصویری که از یک سازمان و یا مجموعه در اذهان شکل می گیرد، دانش اجتماعی است. به عنوان مثال آگاهی از خدمات شرکتهای بیمه ای و یا بانکها، وجود احساسی که در انتخاب بانک برای افتتاح حساب از مجموعه آگاهی ها در خصوص قوانین و نوع خدمات بدست می دهد در این نوع دسته از دانش قرار می گیرد.

 

مدیریت دانش چیست؟

همانطور که درباره مفهوم دانش تعاریف متفاوتی ازائه شده است، این شرایط برای تعریف مفهوم مدیریت دانش نیز صادق است. تعریف مدیریت دانش وابستگی تنگاتنگی به محیطی مورد کاربرد آن دارد. در ساده ترین حالت می توان مدیریت دانش را شامل مجموعه فعالیتهای ایجاد، ذخیره سازی ،به اشتراک گذاری و بکارگیری دانش دانست. اما بهتر است مدیریت دانش را بعنوان یک فرآیند داینامیک در محیط اجرایی در نظر بگیریم. بر همین اساس می توان به چنین تعریفی از مدیریت دانش دست یافت: مدیریت دانش فرآیند ایجاد ارزش برای سازمانها از منابع دانش می باشد. معمولا فرآیند تولید ارزش شامل عملیات دسته بندی و تقسیم بندی دانش کارکنان، مشتریان و شرکای تجاری و در دسترس قراردادن این منبع برای کارکنان، دپارتمانها و حتی دیگر شرکتها می باشد که بعنوان روشهای آزموده شده (Best Practices) شناخته می شوند. نکته قابل توجه در تعریف مدیریت دانش، آگاهی به این نکته است که در هیچ منبعی اشاره به تکنولوژی نمی شود. این در حالی است که در بسیاری از موارد به اشتباه مدیریت دانش استفاده از ابزارهایIT برای نگهداری و جمع آوری اطلاعات تعبیر می گردد. بهره گیری از تکنولوژی به تنهایی مبنی بر وجود مفاهیم مدیریت دانش نیست.

پیاده سازی مدیریت دانش چه مزایایی را نصیب سازمانها می کند؟

مزایای بدست آمده از پیاده سازی مدیریت دانش گاه به اعمال صرفه جویی های مالی ختم می شود و گاه به سختی قابل شناسایی و اندازه گیری است. در اقتصاد مبتنی بر اطلاعات امروز، سازمانها ارزش بیشتری برای داراییهای معنوی نسبت به داراییهای فیزیکی قائلند. برای دریافت بیشترین ارزش از راه حلهای مدیریت دانش، متخصصان این امر توصیه می کنند تا دانش بعنوان بستر اصلی همکاری تیمی (Collaboration) به اشتراک گذاشته شود و مورد استفاده قرار گیرد. البته رسیدن به اهداف همکاری تیمی به معنی رسیدن به اهداف مدیریت دانش نمی باشد. بدون وجود استراتژی سازمانی، مدیریت دانش در بهترین شرایط بی معنی و و در بدترین شرایط، خطرناک می باشد.

در نهایت فرآیند موثر مدیریت دانش باید به یک سازمان در موارد زیر کمک نماید:

·         تقویت روند خلاقیت با پیاده سازی بستر ارائه ایده ها

·         بهبود خدمات به مشتریان با اندازی گیری زمان پاسخ گویی

·         تقویت درآمد با سرعت بخشیدن به زمان ارائه محصولات و خدمات به بازار فروش

·         بهبود کارایی کارکنان از طریق شناسایی نقاط قوت و تشویق آنها

·         کاش هزینه ها از طریق شناسایی فرآیندهای غیر ضروری