بایگانی

نوشته های برچسب زده شده ‘افزایش بهره وری کاری’

به‌جای زمان، انرژی خود را مدیریت کنید

۲۸ شهریور ۱۳۹۰ ۶ دیدگاه

همه ما دنبال این هستیم که بهترین بهره را از زمان ببریم. دنبال تکنیک‌ها و روش‌هایی می‌گردیم که زمان و کارها رو بخوبی مدیریت کنیم. حداقل کاری که می‌تونیم انجام بدیم اینه که کارهایی که باید انجام بشوند را بنویسیم، اولویت بندی کنیم و انجام دهیم. در بهترین حالت در پایان روز حجم زیادی کار انجام داده‌ایم و درحالی که حتی توان سرپا ایستادن هم نداریم به خانه برمی‌گردیم. با توجه به این‌که نوع کار در حال حاضر تغییر کرده و نیازها در زمینه‌های مختلف افزایش پیدا کرده و رو به افزایش هم هست، رشد حجم کاری اتفاق عجیبی نیست. اما هرچقدر بیشتر درگیر کار می‌شیم، بیشتر فرو می‌رویم، بیشتر خسته می‌شویم و بیشتر خودمان و خانواده‌مان را فراموش می‌کنیم و بیشتر نگران زمان می‌شویم. اما موضوع اینجاست که زمان منبع محدودی است. هرچقدر بیشتر خسته می‌شویم و انرژی صرف می‌کنیم، کارایی کمتری خواهیم داشت اما کماکان اصرار می‌کنیم که کار را ادامه بدهیم و حس می‌کنیم که زمان کمی داریم. اما یک رویکرد دیگه برای انجام کارها می‌تونه این باشه که بجای اینکه خودمون رو به شدت تحت فشار بذاریم و دنبال زمان بگردیم، انرژی خودمون رو مدیریت کنیم. با داشتن انرژی در طول روز می‌تونیم بهره‌ بهتری حتی از زمان ببریم و در زمان خستگی می‌تونیم دوباره انرژی خودمون رو برگردونیم.

انرژی ما از ۴ منبع جسم، ذهن، احساسات و روح (روان) تامین می‌شه. با تمرین‌ها و کارهای مشخصی می‌توان سطح انرژی را بالابرد و آن را بازیابی کرد. کارهای به ظاهر ساده اما در باطن مشکلی مثل زود خوابیدن، تغذیه سالم، ورزش و انجام فعالیت‌های معنوی می‌تونه این سطح انرژی رو افزایش بده. در این شرایط می‌توان زمان طولانی را کار کرد اما دچار خستگی مفرط نشد.

ظاهرا رویکرد توجه به سلامت و سطح انرژی کارکنان در شرکت‌های مختلف دنیا هم مورد توجه قرار گرفته. در کنار روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی که برای افزایش کارایی در محیط کار استفاده می‌شود، به نقش سلامت جسمی هم توجه بسیاری می‌شود. اما توجه به سلامت جسمی قبل از این‌که وظیفه سازمان در قبال کارکنانش باشد، وظیفه خود کارکنان در قبال خودشان است.

شرکتی با نام The Energy Project چند سالی است که خدماتی در زمینه فعالیت‌های جسمی، روحی برای محیط‌های کار ارائه می‌دهد و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارکنان خود را در برنامه‌های تعریف شده شرکت دهند و به آنها یاد بدهند تا چطور پرانرژی باشند که کارایی مناسب‌تری داشته باشند.

در سایت این شرکت یک آزمون جالب قرار داره که رایگان هست و انجام اون به شما می‌گه که شرایط شما از بابت تامین انرژی به‌چه صورت است. آیا شما در وضعیت خطر قرار دارید یا حواستون به خودتون هست؟

پی‌نوشت: این مطلب برداشت آزادی بود از مطلب Manage your energy, Not your time که در hbr.org منتشر شده است. این مطلب رو رونوشت می‌زنم به خودم که در کار غرق می‌شم.

——————————————————————————————————————————————————

این مطلب در وبلاگ thecoach.ir منتشر شده است. شما می‌توانید مشترک خورا ک این بلاگ شوید.

اگر علاقه‌مند هستید مطلب شما در این بلاگ منتشر شود از طریق فرم تماس اطلاع دهید.

من را در توییتر و گوگل+ دنبال کنید.

این دراپ‌باکس دوست داشتنی

۲۳ اسفند ۱۳۸۹ ۸ دیدگاه

احتمالا با DropBox آشنا هستید. سرویسی که اتفاقا یکی از پایه‌گذارانش ایرانی بوده و به همین دلیل هم بیشتر شناخته شده. اما گذشته از این حرف‌ها این سرویس DropBox برای من عملا یک سرویس جادویی است. در این چندماهی که دارم از این سرویس استفاده می‌کنم، کلا زندگیم متحول شده.

من DropBox رو روی لپ‌تاپ و کامپیوترم دارم که این ساده‌ترین قابلیتی است که می‌شه ازش استفاده کرد. یعنی در هر لحظه به فایل‌های مورد نیازم دسترسی دارم. بخشی از کارم را در محل کار انجام می‌دم و ادامه را در خانه. از طرفی DropBox را روی iPhone هم نصب کرده‌ام که باعث می‌شه به همه تصاویر، ویدئو‌ها و فایل‌های PDF و دیگر اسناد هم از روی موبایل دسترسی داشته باشم. نرم‌افزارهایی دارم که از روی iPhone محل ذخیره‌سازی اطلاعات آنها را روی DropBox تعریف کرده‌ام. مثلا نقشه‌ذهنی را روی لپ‌تاپ می‌کشم. ادامه‌ کارم را روی iPhone انجام می‌دهم و این نقشه چون در DropBox ذخیره شده، همیشه بروز است. ایمیل‌ها یا فایلهایی که روی موبایل دارم را با نرم‌افزاری به‌نام Save to DropBox می‌توانم ذخیره کنم و باز هم همه‌چیز در دسترس است. کلا وقتی به این شکل ساده اما کاربردی به اطلاعات بین لپ‌تاپ، پی‌سی و موبایل دسترسی داری، زندگی ‌شیرین‌تر می‌شه.

در مورد کاربرد های مشخص و نرم‌افزارهایی که می‌توان از آنها استفاده کرد حتما بیشتر می‌نویسم. این نوشته بیشتر به اشتراک گذاری هیجانی بود که هر روز دچارش می‌شوم.

پی‌نوشت: این روز‌های آخر سال کمتر فرصت نوشتن به‌دست میاد. جمع‌بندی کارهای امسال و برنامه ریزی برای سال آینده زمان و انرژی زیادی می‌گیره و همه این‌ها به دلیل رسیدن به یک Dead Line است.

چند وقت پیش یک پروژه تحقیقاتی شروع کردم که یک پرسشنامه در مورد شرایط کار کردن است. قبلا در گودر آن را منتشر کردم و تعداد زیادی این پرسشنامه را پر کرده‌اند. اگر از این پروژه مطلع نبوده‌اید می‌توانید روی این لینک کلیک کنید (فرم در Google Doc طراحی شده) و به سوالاتی  که کمتر از ۵ دقیقه زمان شما را خواهد گرفت پاسخ بدهید و از این روش کمک بزرگی به جمع‌آوری اطلاعات برای این پروژه تحقیقاتی کرده باشید.

معرفی ابزار: افزونه هایی برای Outlook

۱۹ فروردین ۱۳۸۹ بدون دیدگاه

اگر جزو آن دسته از افرادی هستید که تمام ارتباطات ایمیلی و برنامه ریزی زمان و کارهایتان را با Outlook انجام می دهید، این دو افزونه رایگان می تواند به شما کمک کند.

افزونه اول به نام Harmony است که به شما این امکان را می دهد تا تمام Attachmentهای ایمیلها را بصورت مرکزی و با اتصال به Google Doc یا کتابخانه اسناد Sharepoint مدیریت کنید. شما می توانید بصورت Drag & Drop فایلها را در متن ایمیل وارد کنید. درواقع این افزونه فایلها را وارد متن ایمیل نمی کند بلکه لینک فایل را در ایمیل قرار می دهد. بدین ترتیب مثلا شما تمام فایلهای کاریتان را در Google Doc ذخیره می کنید و بعد Harmony باقی کارها را انجام خواهد داد و دیگر حجم فایل ارسالی مهم نیست.

لینک دانلود Harmony for Google doc

لینک دانلود Harmony for Sharepoint

Xobni

افزونه بعدی Xobni است که این ابزار هم دارای نسخه رایگان و نسخه تجاری است. Xobni قابلیتهایی جدیدی به Outlook اضافه می کند که به شدت لازم هستند. جستجوی Xobni سرعت بالایی دارد و به شما این امکان را می دهد تا به راحتی ایمیلها، افراد و اطلاعات تماس و پیوستهای ایمیلها را جستجو نمایید. همچنین با استفاده از Xobni می توانید تاریخچه تغییرات فایلهای پیوستی به ایمیلها را مشاهده نمایید. یکی دیگر از قابلیتهای جالب در Xobni اینست که این ابزار بصورت خودکار اطلاعات افراد را از ایمیلها وارد دفترچه تماس می کند و شما می توانید یک پروفایل کامل از کاربر در سایتهای مختلف و سوشیال نتورکها داشته باشید. بدین ترتیب فقط از طریق Outlook می توانید از آخرین فعالیتهای کاربران در سرویسها مختلف از جمله توییتر آگاه شوید.

Xobni امکان نمایش ایمیل رد و بدل شده بین افراد را بصورت Thread فراهم می کند. این نوع نمایش بر اساس موضوع ایمیلها طبقه بندی شده و حتی ایمیلهایی که دارای پیوست هستند هم بصورت جداگانه نمایش داده می شوند.

لینک دانلود Xobni نسخه رایگان

ماتریس مدیریت زمان

در مطلب قبلی “۷ نکته کاربردی برای مدیریت زمان” توضیح دادم که در خصوص اولویت بندی فعالیتها مطلب اختصاصی خواهم نوشت. در این مطلب ماتریس مدیریت زمان را معرفی می کنم. ماتریس مدیریت زمان توسط استفان کاوی در کتاب First Things First مطرح شده و کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت بندی فعالیتها داره. بخاطر شکل این ماتریس شما می توانید آن را روی یک مقوا داشته باشید و از Stick Note بر روی آن استفاده کنید یا بر روی یک برگ کاغذ آن را بکشید و با مداد محتویاتش را پر کنید و یا حتی آن را در Excel داشته باشید.

شکل زیر ماتریس مدیریت زمان است (برای مشاهده تصویر بزرگ روی عکس کلیک کنید):

  • بخش یک: تمام فعالیتهایی که در زمان مشخص باید انجام شوند در این قسمت قرار می گیرند.
  • بخش دو: 

    فعالیتهای مهمی که انجامشان الزامیست اما در زمان کوتاه انجام نمی شوند و بیشتر زمانبندی بلندتری دارند.

  • بخش سه: 

    فعالیتهایی که خیلی اهمیتی ندارند اما شما نقشی در بوجود آمدنشان ندارید و باید بتوانید مدیریتشان کنید در غیر اینصورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد.

  • بخش چهار: 

    فعالیتهای بیهوده ایست که خود فرد خودش را درگیر آنها می کند و زمانش را از بین می برد. بخشی از عادات منفی می تواند در این قسمت قرار گیرد.

۷ نکته کاربردی در مدیریت زمان

چند روز پیش یک موج تو گوگل ویو ایجاد کردم با عنوان فعالیتهای روزانه تان را چطور مدیریت می کنید؟ دوستان ویوی نظرات مختلفی را داده اند و موارد متفاوتی را مطرح کرده اند. اما موضوعی که در این بحث بیشتر مورد توجه بود استفاده از ابزارهای مختلف مدیریت زمان بوده و برنامه ریزی درست برای مدیریت فعالیتها. همین بحث باعث شد تا یک بررسی کامل انجام بدم بر روی راهکارهای مدیریت زمان و مواردی که اینجا مطرح می کنم جزو مهمترین نکات بوده است.

۱- فعالیتهایتان را ثبت کنید

در تمام راهکارهای مدیریت زمان ثبت کردن فعالیتها اولین کاری است که باید انجام داد. این ثبت کردن می تونه به هر شکلی و با استفاده از هر ابزاری باشه. شما می تونید فعالیتهایتان را در یک دفتر ثبت کنید و یا در نرم افزارهایی مثل Outlook، Google Tasks و یا ابزارهای مشابه کارهایتان را ثبت کنید. اما نوشتن فعالیتهاو گذاشتنشان جلوی چشمتان باعث می شود که بدانید دقیقا چه کاری باید انجام دهید و کاری را فراموش نخواهید کرد.

۲- اولویتها را تعیین کنید

تعیین اولویتها یکی دیگر از موارد مهمی است که در بیشتر راهکارهای مدیریت زمان به آن اشاره شده. تعیین اولویتها به شما یک نظم کاری خواهد داد. درباره تعیین اولویتها در مطلب بعدی یک راهکار عملی معرفی خواهم کرد.

۳- زمانهای موثر خود را بشناسید

منظورم دقیقا از زمان موثر چیست؟ برای هر کسی اتفاق می افته که در ساعاتی از روز پرانرژی تر و با انگیزه تر از دیگر ساعات روز باشد. بعنوان مثال بعضی ها صبح تا قبل از ظهر موثر تر هستند و بعضی ها بعد از ظهر ها. شناختن این زمان به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید بهتر تشخیص دهید که زمان مناسب چه فعالیتی چه موقعی خواهد بود.

۴- میزان زمان هر فعالیت را تخمین بزنید

برآورد زمانی برای هر فعالیت می تواند کمک کند تا تخمین بزنید فعالیتهایتان چع میزان از ساعات روز را به خود اختصاص خواهد داد. این کار می تواند در مدیریت کارهای برنامه ریزی نشده نیز به شما کمک کند. فعالیتها برنامه ریزی نشده بخشی از اتفاقات روز هستند که آگاهی از میزان زمانی که روزانه در اختیار دارید می تواند به برنامه ریزی بهتر برای آنها نیز کمک کند.

۵- فعالیتهای برنامه ریزی نشده را مدیریت کنید

وقتی اتفاق پیش بینی نشده ای رخ می دهد اول درجه اهمیت آن را بررسی کنید. سعی کنید به راه حلها فکر کنید. گاهی باید به چنین کارهایی “نه” گفت و گاهی می توان این کارها را به شخص دیگری واگذار کرد و از کمک دیگران استفاده کرد.

۶- با خودتان ملاقات کنید

در طول روز از طریق ایمیل، تلفن، جلسات حضوری با افراد مختلف برخورد می کنیم. بهتر است زمانی را برای خودتان کنار بگذارید. خودتان از از دنیای آنلاین و برخوردها را جدا کنید و فعالیتهایتان را بازنگری کنید.

۷- توان تمرکز خود را بالا ببرید

مهارت در کنترل تمرکز می تواند نقش مهمی در مدیریت فعالیتهایتان داشته باشد. برای کنترل تمرکز باید عواملی را که باعث از دست رفتن تمرکز می شود شناخت.