اگر جزو آن دسته از افرادی هستید که تمام ارتباطات ایمیلی و برنامه ریزی زمان و کارهایتان را با Outlook انجام می دهید، این دو افزونه رایگان می تواند به شما کمک کند.

افزونه اول به نام Harmony است که به شما این امکان را می دهد تا تمام Attachmentهای ایمیلها را بصورت مرکزی و با اتصال به Google Doc یا کتابخانه اسناد Sharepoint مدیریت کنید. شما می توانید بصورت Drag & Drop فایلها را در متن ایمیل وارد کنید. درواقع این افزونه فایلها را وارد متن ایمیل نمی کند بلکه لینک فایل را در ایمیل قرار می دهد. بدین ترتیب مثلا شما تمام فایلهای کاریتان را در Google Doc ذخیره می کنید و بعد Harmony باقی کارها را انجام خواهد داد و دیگر حجم فایل ارسالی مهم نیست.

لینک دانلود Harmony for Google doc

لینک دانلود Harmony for Sharepoint

Xobni

افزونه بعدی Xobni است که این ابزار هم دارای نسخه رایگان و نسخه تجاری است. Xobni قابلیتهایی جدیدی به Outlook اضافه می کند که به شدت لازم هستند. جستجوی Xobni سرعت بالایی دارد و به شما این امکان را می دهد تا به راحتی ایمیلها، افراد و اطلاعات تماس و پیوستهای ایمیلها را جستجو نمایید. همچنین با استفاده از Xobni می توانید تاریخچه تغییرات فایلهای پیوستی به ایمیلها را مشاهده نمایید. یکی دیگر از قابلیتهای جالب در Xobni اینست که این ابزار بصورت خودکار اطلاعات افراد را از ایمیلها وارد دفترچه تماس می کند و شما می توانید یک پروفایل کامل از کاربر در سایتهای مختلف و سوشیال نتورکها داشته باشید. بدین ترتیب فقط از طریق Outlook می توانید از آخرین فعالیتهای کاربران در سرویسها مختلف از جمله توییتر آگاه شوید.

Xobni امکان نمایش ایمیل رد و بدل شده بین افراد را بصورت Thread فراهم می کند. این نوع نمایش بر اساس موضوع ایمیلها طبقه بندی شده و حتی ایمیلهایی که دارای پیوست هستند هم بصورت جداگانه نمایش داده می شوند.

لینک دانلود Xobni نسخه رایگان

Share

امروز جلسه ای با مدیرعامل یک مجموعه بزرگ در صنعت برق داشتم که باعث شد بسیار هیجان زده بشم. با احترام به تمام مدیران باید این نکته را عرض کنم که سطح آشنایی مدیران با تکنولوژی چیزی نزدیک به صفر است. بخصوص اگر صنعت مورد مدیریت ارتباطی به دنیای کامپیوتر و نرم افزار و سخت افزار نداشته باشد. که چه بسا مدیران IT هم دیده شده که به مرور زمان اصطلاحاتی را یاد گرفته اند و با همانها کارشان را پیش می برند. (البته این موضوع را در اندازه تجربیات خودم می گم و ممکنه که تجربه من محدود باشه اما خوب گاهی شده تصویری ببینی که مدیر ماوس را دو دستی حرکت می دهد.)

یکی از بزرگترین مشکلات همیشه این است که بخواهی یک نرم افزار را یا بطور کلی یک خدمت مبتنی بر IT را به یک شرکت که مدیر ارشدش آشنایی با کامپیوتر ندارد بفروشی. اینجا باید از تاریخچه چرتکه و سیر تکاملش تا کامپیوترهای لامپی و … را بگویی و با هزار مثال و نمونه سازی توضیح بدهی که دقیقا محصول خودتان چطور دوای درد مدیر است. به همین دلیله که وقتی با مدیری برخورد می کنی که یک مجموعه ۸۰۰-۹۰۰ نفری را اداره می کند و نه تنها تکنولوژی را می شناسد بلکه عقیده دارد که در دوره فعلی کارکنانی که مدام در حال حرکت هستند باید تبدیل شوند به Mobile Users . و بعد در طول جلسه صدای آلارم های Outlook را که یا ایمیل می رسید یا آلارم یادآوری تقویم بود را می شنیدی. بعد که کار می رسه به شیرپوینت می بینی شیرپوینت را بهتر از خودت از دیدگاه مدیریتی می شناسد. چنین شرایطی هیجانی شدن هم داره از بس که ندیدی یه مدیر ارشد امکانات موبالش را درک کنه و حداقل بدونه فعالیتها و جلساتش را می تونه تو Outlook تنظیم کنه. حالا نکته جالب اینجاست که خیلی از مدیرها هم هستند که پسوردشان دست منشی است. مثلا محصول را دمو می کنی و بعد از آن منشی همه کارها را انجام خواهد داد. مدیر فرصت استفاده از کامپیوتر را ندارد اگرچه کامل ترین ست پی سی را می توانی در اتاق مدیر پیدا کنی. البته این مشکل شاید بیشتر برای مدیران قدیمی پیش بیاید. افرادی که عادت به انجام کار به شیوه سنتی دارند که ایرادی هم به این گروه وارد نیست. به طور قطع هم بخش عمده این مشکلات با حصور نسل جوانتر مدیران حذف خواهد شد کما اینکه اکنون مدیران جوان تر را می شود دید که همیشه لپ تاپشان همراهشان است.

اما نکته ای که در این جلسه نظرم را جلب کرد ویژگی های شخص مدیر مذکور بود. فردی با دقت و با ایده یادگیری. آنقدر به جایگاه کاری خودش اشراف داشت و شرح وظایفش را درست می دانست که بخوبی می توانست ابزارهای مورد نیازش برای رسیدن به اهدافش را شناسایی کند. نقاط قوت و ضعف سازمان را بخوبی می شناخت. این مسئله ای است که شاید در بسیاری از سازمانها وجود نداشته باشد و آن اینکه مدیر نمی داند کجای سازمانش درد می کند و حتی بدتر اینکه گاهی فکر می کند تب دارد در حالیکه سلولهای سرطانی در تمام سازمان پخش شده اند.

Share

این مطلب بخشی از مقاله ای است که برای ماهنامه سازمان بنادر و دریانوردی به مناسبت خاتمه یکی از بزرگترین پروژه های این سازمان نوشته ام. با توجه به ویژگیهای پروژه و گستردگی جغرافیایی اجرای پروژه در تمام بنادر، نیاز بود تا با استفاده از ابزارهای مناسب مجموعه ای حدود ۱۲۰ نفر را در یک محیط برای به اشتراک گذاری دانش جمع نمود. ابزار مورد استفاده برای این منظور شیرپوینت ۲۰۰۷ بوده است.

در این مطلب بیشتر به نقش ابزارهای همکاری تیمی و تاثیراتش بر سازمان پرداخته شده است.

۱- یک داستان کوتاه

یکی از دستیاران آلبرت انتیشتین در سال ۱۹۵۲ در دانشگاه پرینستون پس از برگزاری امتحانات پایان ترم سوال کرد: “استاد سوالاتی که شما امسال به دانشجویان دادید همانهایی بود که سال گذشته به دانشجویان ترم قبل ارائه کرده بودید! چطور ممکن است که سوالات تکراری را به دانشجویان بدهید، در حالی که علم نسبت به سال گذشته تغییر کرده؟”

انیشتین احتمالا پیپش را جابجا کرده و نگاهی به دستیارش انداخته وبعد این پاسخ را داده: ” درسته! علم تغییر کرده اما سوالات همان سوالها هستند. این جوابها هستند که تغییر می کنند.”

اگر به شرایط کسب و کار و نیازهای سازمانها در مقاطع مختلف نگاهی بیاندازیم متوجه می شویم که در تمام دوران مختلف، سازمانها با مسائل مشابه ای روبرو بوده اند که با توجه به پیشرفتهای تکنولوژی جوابهای متفاوتی به آن نیازها ارائه شده است. استفاده از نرم افزارها و کامپیوترها و درنگاهی کلان خدمات فناوری اطلاعات خود به مثابه پاسخی است به نیازهای همیشگی سازمانها.

۲- سازمانهای گسترده و مسئله ارتباطات

در بسیاری از سازمانهایی که گستردگی جغرافیایی داشته اند، ارتباطات یا به تعبیری بستر انتقال اطلاعات به یک مطئله همیشگی تبدیل شده است. در سالهای گذشته بحث برقراری ارتباطات زیر ساختی (وجود شبکه یکپارچه) از دغدغه های مدیران بوده است. اما اکنون با تثبیت کم و بیش ارتباطات زیر ساختی در ابعاد جغرافیایی مختلف، سازمانها به موضوع نحوه برقراری ارتباط بین افراد رسیده اند. با توجه به تغییر ماهیت تقاضا از سوی مشتریان و مخاطبان سازمانها به سمت تعریف پروژه هایی می روند که به سرانجام رساندن آنها نیاز به فعالیت افراد با تخصصها و تجربیات متفاوت خواهد داشت. این موضوع تعریف کلاسیک سازمان بر اساس ساختار سازمانی را تا حدودی به چالش می کشد چرا که با تعریف یک پروژه جدید نیاز است تا افراد در غالب یک واحد سازمانی جدید و یا بهتر است بگوییم در غالب یک تیم با هم برای رسیدن به هدف فعالیت نمایند. با ایجاد چنین شرایطی در سازمان لازم است تا با استفاده از راه حلهایی که عموما بر مبنای تکنولوژی های فناوری اطلاعات بنا می شود، امکاناتی در اختیار افراد قرار گیرد تا به شکلی موثر و فرای محدودیتهای جغرافیایی و همچنین محدودیتهای قوانینی، امکان تعامل با یکدیگر را داشته باشند. در این مرحله نیاز به استفاده از ابزارهای همکاری تیمی در سازمان بیش از پیش احساس خواهد شد.

۳- ابزارهای همکاری تیمی

ابزارهای همکاری تیمی شامل مجموعه خدمات نرم افزاری است که سازمان از پیاده سازی آنها به اهداف زیر دست پیدا خواهد کرد:

مدیریت دانش: مدیریت دانش در نگاهی ساده به معنی ایجاد رویه های ثبت، ذخیره سازی و بازیابی دانش تولیدی در سازمان می باشد. شاید این موضوع مهمترین هدف مدیران در سازمان باشد که بتوانند بعنوان مثال تجربیات ایجاد شده در یک پروژه را به نوعی ذخیره نمایند تا در فعالیتهای مشابه مجبور به انجام دوباره کاریها نشوند.

تسهیل ارتباطات: ارتباطات در سازمان معمولا از ضوابط مشخصی پیروی می کند که رعایت این ضوابط گاه وقتگیر می باشد. ماهیت پروژه ها و سرعت عمل مورد نیاز در آنها در بسیاری اوقات با چنین شرایطی در تضاد است پس نیاز به امکاناتی است که علاوه بر ثبت وقایع و ردپای افراد بتوان فرای قوانین محدود کننده اداری و جغرافیایی، اقدامات مورد نظر را پیش برد.

اهداف مشترک: ابزارهای همکاری تیمی اجازه می دهند تا افراد از اهداف مطلع شده و فعالیتهای خود را در جهت نیل به اهداف برنامه ریزی نمایند.

اطلاع رسانی: اطلاع رسانی نیز بعنوان یکی از عوامل حیاتی در تیمها مطرح می شود. بدین معنی که افراد از پیشرفت فعالیتها، تغییرات و وقایع مطلع شده و می توانند به برنامه ریزی موثری برای ادامه کار دست پیدا نمیاند.

مدیریت منابع: مدیریت منابع برای تیم چه از دیدگاه منابع انسانی و چه از دیدگاه مستندات و دیگر موارد بخصوص در تیمهایی که گستردگی جغرافیایی دارند بسیار حائز اهمیت است. یکپارچگی در مستندات تولیدی، کنترل نسخ و دسترسیها، شناخت از افراد فعال در تیم در نقاط مختلف و شناخت تخصصها می تواند نمونه هایی از کاربردهای ابزارهای همکاری تیمی در مدیریت موثر منابع باشد.

Share

روز گذشته مایکروسافت، امکان دانلوذ Office 2010 Beta را برای عموم آزاد کرد. من از حدود یکماه پیش از نسخه Technical Preview استفاده می کردم. در این مدت از Outlook، Word و Powerpoint استفاده کردم که به نظرم بیشترین تغییرات را داشته اند اما به شدت با مشکل کندی سرعت روبرو بودم بخصوص در Powerpoint.

اما نسخه Office 2010 Beta شامل شیرپوینت هم می شود که در زیر اطلاعات مربوط به دریافت آن را آورده ام:

اطلاعات عمومی ددباره شیرپوینت ۲۰۱۰: http://sharepoint2010.microsoft.com/Pages/default.aspx

منابع برای برنامه نویسان: http://www.mssharepointdeveloper.com

منابع برای متخصصان آی تی: http://www.mssharepointitpro.com

بحث و گفتگو درباره شیرپوینت ۲۰۱۰: SharePoint 2010 forums

دانلود نسخه بتا آفیس ۲۰۱۰:  http://www.microsoft.com/2010

مطابق اعلام بلاگ شیرپوینت قرار است نسخه نهایی شیرپوینت ۲۰۱۰ در نیمه اول میلادی سال ۲۰۱۰ به بازار عرضه شود. نسخه بتا دارای پشتیبانی نخواهد بود و امکان ارتقاء از نسخه بتا به نسخه اصلی وجود نخواهد داشت.

پی نوشت:

• بالاخره اون بارونی که باید، اومد. نمی دونم تو همه شهرای دنیا اینجوریه یا این خصلت تهرانه که فاصله قطعی شدن رفتن تابستون و اومدن پاییز فقط یه بارونه؟ حالا می شه قهوه خورد و لذت برد از داغی قهوه.
• واقعا یه وقتایی این فیل – ترینگ انگار که راه گلوی آدمو می بنده. چند روزه می خوام چند تا ویدئو ببینم برای آماده کردن یک Presentation که نمی شه! می خوام ،Tweet کنم، نمی شه! می خوام … این آفیس بتای … رو دانلود کنم باید تا نیمه دانلود بشه و یکدفعه ببینی Ping Time می ره بالای ۱۰۰۰ms و بعد هم پیغام Request Timed out و آخرش می بینی زده Packet Lost 60%. بگذریم! خیلی عصبیم کرده.

Share

تصویر زیر خود به اندازه کافی گویاست. درخواست مناقصه برای محصولی است که هنوز به بازار نیامده.

Share

امروز که برای انجام امور بانکی به بانک سامان رفته بودم، در فاصله ای که منتظر بودم تا نوبتم شود، شروع کردم به ورق زدن نشریه داخلی بانک سامان که روی میزها قرار داشت. نکته جالبی که در این ماهنامه به چشم می خورد حجم بالای مطالب مرتبط با آی تی بود که کمتر در نشریه های سازمانی به آن برخورد کرده بودم. اما نکته چشمگیر این مقالات برای من که یا خودم را سر راه شیرپوینت سبز می کنم یا شیرپوینت سر راه من سبز می شود مقاله ای با عنوان: ” بررسی تاثیر راه اندازی سیستم Sharepoint بر افزایش کارآفرینی سازمانی” بود. مقاله جالبی که برعکس مطالب منتشر شده تاکنون درباره شیرپوینت، بجای اینکه بر قابلیتهای فنی این ابزار تمرکز کند به کاربردهای آن پرداخته بود. آقایان حمیدرضا اسماعیل خود ذئیس دایره پشتیبانی فنی و تجهیزات انفورماتیک بانک سامان و ناسو آیت النبی کارشناس مدیریت فناوری اطلاعات در این مقاله با پرداختن به مبحث کارآفرینی و کارآفرینی سازمانی، به کاربرد شیرپوینت در سازمان پرداخته اند. در این مقاله بعد از تعریف شیرپوینت و قابلیتهای آن بصورت مختصر به کاربردهایی با عناوین زیر پرداخته شده است:

• شیرپوینت و کاهش پیچیدگی سازمانی
• شیرپوینت و کاهش رسمیت سازمانی
• شیرپوینت و کاهش تمرکز سازمانی
• شیرپوینت و ایجاد سازمان مبتنی بر فناوری اطلاعات
• شیرپوینت و مدیریت دانش

مطالب مرتبط با شیرپوینت در این بلاگ را می توانید اینجا و اینجا بخوانید. همچنین مطلب درباره Enterprise 2.0 کمک می کند تا نقش ابزارهایی مثل شیرپوینت در سازمان را بهتر درک نمایید.

Share

برای هفته آینده قصد دارم یک دوره جدید کلاس شیرپوینت برگزار کنم. مدت این دوره ۴۰ ساعت خواهد بود و روزهای شنبه، دوشنبه و پنج شنبه برگزار خواهد شد. در این دوره مباحث کاربری، راهبری (Administration)، سغارشی سازی با Sharepoint Designer و همچنین روشهای برنامه نویسی در شیپوینت ارائه خواهد شد. این دوره به شکلی طراحی شده تا شرکت کنندگان بتوانند بعد از گذراندن این دوره سناریوهای مختلف برای کاربردهای شیرپوینت را تحلیل نموده و اقدام به پیاده سازی راه حلهای مبتنی بر شیرپوینت نمایند.

در صورتیکه علاقه مند به شرکت در این دوره می باشید فرم درخواست آموزش را پر نمایید و در قسمت موضوع آموزش دوره کاربری و راهبری شیرپوینت را انتخاب نمایید. همچنین تلفن خود را وارد نمایید تا در اسرع وقت با شما تماس حاصل گردد.

Share