The Coach

قصد منفی نویسی ندارم، اما واقعیت اینست که هنوز در بسیاری از سازمانهای ایرانی برای ایمیل بعنوان یکی از پایه ای ترین ابزارهای ارتباطی کاربردی تعریف نشده است و این در حالی است که ایمیل بعنوان یک سرویس پایه ای و زیر ساختی باید در مراحل اولیه تشکیل واحد فناوری اطلاعات راه اندازی گردد. این در حالیست که بسیاری از شرکتها در دیگر نقاط دنیا از مرحله کاربرد ایمیل در حال عبور هستند.

پیشنهاد می کنم قبل از خواندن ادامه این مطلب، مطلب آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش را مطالعه نمایید.

یکی از قابلیتهای مهمی که بعد از پیدایش تکنولوژی Web 2.0 در اختیار کاربران اینترنتی قرار گرفت، امکان نشر محتویات و مطالب بود. قابلیتی که بسیاری از وب سایتها را از حالت یکسویه و ایستا به شکلی پویا و مشارکتی تبدیل کرد. با بوجود آمدن چنین قابلیتی مسئله نشر دانش سرعت بالایی گرفت و این موضوع به درون سازمانها نیز کشیده شد. شکل گیری مفهوم Enterprise 2.0 که قبلا اینجا راجع بهش توضیح داده بودم، باعث شد تا کاربرد ثبت و نشر محتویات به درون سازمانها هم کشیده شود. گسترش استفاده از ویکی ها سازمانی و وبلاگهای سازمانی نمونه این نوع فعالیت هستند. اما سوال اینجاست که ایمیل دقیقا کجای سازمان قرار گرفته و چه عاملی باعث می شود که مسئله خداحافظی با ایمیل به بحث داغ در محافل IT مطرح شده است؟

با توجه به اینکه ایمیل بعنوان ابزاری اجتناب ناپذیر در زندگی افراد تبدیل شده، افراد علاقه بیشتری به استفاده از این ابزار در محیط کار خود نیز نشان دهند. این موضوع را نیز نمی توان انکار کرد که در سازمانهای امروزی افراد بعنوان موثرترین و باارزشترین داراییها شناخته می شوند که به تولید دانش و محتوا مشغول می باشند. در چنین شرایطی افرادی که تولید دانش می نمایند، از ایمیل بعنوان بستر انتقال دانش استفاده می کنند. مشخص است که اطلاعات جابجا شده در صندوق پستی هر شخص باقی می ماند و امکان دسترسی عمومی به این بخش فراهم نمی باشد. فرقی نمی کند که شخص از ایمیل سازمانی و یا از سرویسهای عمومی ایمیل استفاده کند، در هر صورت دسترسی محدود است و ممکن است بخشی از اسناد و مدارک و محتویات ارزشمند سازمان بصورت پراکنده در صندوقها باقی بماند.

اینجا مسئله بازیابی محتویات تولید شده نیز مطرح می شود که به دنبالش مفهوم جستجوی اطلاعات سازمانی مطرح می شود. در واقع در چنین شرایطی سازمان نیازمند پیاده سازی ابزاری است تا بتواند محتویات مختلف را برچسب گذاری کند و بر مبنای الگوهای مختلف بتواند آنها را بازیابی نماید. این نوع از داده ها در سازمان در سیستمهای عملیاتی (مالی، منابع انسانی و …) ثبت نمی شوند و بعنوان داده های بدون ساختار (Unstructured Data) شناخته می شوند.

برای چنین شرایطی سازمانها بدنبال استفاده از ابزارهایی هستند که بتوانند این نوع از داده در سازمانها را ثبت و قابل بازیابی نمایند و همچنین کاربران را از سیستم های جدا افتاده و جزیره ای به سمت سیستمها همکاری و مشارکتی سوق دهند. ابزارهایی مثل Google Wave و شیرپوینت ۲۰۱۰ بیشتر بر این موضوع تمرکز دارند و امکاناتی را در اختیار افراد و سازمانها قرار می دهند که بوسیله این امکانات افراد و سازمانها بتوانند با کیفیتی بالاتر فعالیت نمایند.

مشخص است که جایگزینی ایمیل بدلیل گره خوردن با زندگی روزمره افراد بسیار کار مشکلی است و باید توجه داشت که سادگی و آسانی استفاده از ایمیل را نمی توان به راحتی نادیده گرفت، اما پیش بینی می شود که سازمانها برای دستیابی به کیفیت بالاتری مدیریت محتویات و دانش به آرامی سیاستهای جایگزینی استفاده از ایمیل سازمانی را اتخاذ نمایند.

لطفا در نظر سنجی که در همین باره در سایت قرار داده شده است شرکت کنید.

شرکت سیسکو را همه به خاطر روترها و تجهیزات شبکه اش می شناسیم. اما چند روز پیش در کنفرانس Cisco Collaboration Summit این شرکت ورود خود به حوزه نرم افزاری و نرم افزارهای همکاری در لایه B2B رسما اعلام کرد. با این اقدام سیسکو بعنوان یک رقیب جدید برای مایکروسافت و آی بی ام می تواند شناخته شود. البته رقابتی که برای سیسکو ممکن است خطرناک هم باشد چرا که در حوزه ای وارد شده که شرکتهایی چون مایکروسافت و آی بی ام در آن دارای تجربه ای طولانی و بازاری مشخص هستند. در هر صورت باید دید سیسکو چطور می تواند پا به پای این دو شرکت در بازار فعالیت نماید. البته با اتکاء به تکنولوژی سخت افزاری سیسکو می توان انتظار برتریهایی از نظر کیفیت کارایی و پایداری سیستم را داشت چراکه بخشی از این راهکارهای نرم افزاری بصورت Embedded در سخت افزارهای سیسکو فعال می باشند.

اما راهکارهایی که سیسکو در زمینه Social Computing ارائه کرده شامل موارد زیر است:

۱- Cisco Pulse. این نرم افزار بصورت Embedded در پلتفرم Cisco Media Engine قرار دارد و وظیفه آنالیز پیغامهای درون سازمان (مسنجرهای درون سازمانی)، تگ ها و کلمات کلیدی و ایمیل های سازمانی را بر عهده دارد. این ابزار می تواند Tag Cloud برای یک کاربر، گروه ها و کل سازمان ایجاد نماید. این ابزار اجازه می دهد تا نبض سازمان خود را در اختیار بگیرید.

۲- Enterprise Collaboration Platform. این ابزار می تواند قاتل شیرپوینت باشد. این ابزار صفحه اختصاصی را در اختیار کاربر قرار می دهد که نه تنها کاربر با استفاده از آن می تواند در محیط های کاری اختصاصی و اشتراکی فعالیت نماید، بلکه قابلیت به اشتراک گذاری Voice و Video بصورت پیش فرض در این سیستم قرار دارد. این سیستم یک پورتال شخصی کامل است که به کاربر اجازه مدیریت تمام فعالیتهایش را می دهد.

۳- Show and Share. این سیستم ابزار ویرایش ویدئو و مدیریت محتوا (Content Management) است. جالب ترین قابلیت این محصول اینست که می تواند صوت را از ویدئو جدا کرده و آن را تبدیل به متن نماید تا از این طریق قابلیت جستجو در محتویات ویدئو فراهم شود.

۴- Cisco WebEx Mail. این سرویس یک ایمیل سرور است که بصورت Software as Service کار می کند و کاربران برای استفاده از آن احتیاجی به استفاده از Email Client نخواهند داشت. این سرویس حجم Mailbox تا ۲۵GB را پشتیبانی می کند و کاربران می توانند اطلاعات خود را از Outlook به این سیستم منتقل کرده یا کماکان با Outlook از این سیستم سرویس بگیرند. رابط کاربری مبتنی بر Ajax در این سیستم قابلیتهای زیادی را در اختیار کاربران قرار می دهد. همچنین از تمام موبایلهایی که با ActiveSync و یا BlackBerry BES سازگار هستند در این سیستم پشتیبانی می شود.

بالاخره بعد از زمزمزه های بسیار شیرپوینت ۲۰۱۰ معرفی شد و اکنون تمام کارشناسان و طرفداران این ابزار منتظر ارائه نسخه آزمایشی شیرپوینت ۲۰۱۰ در اواخر سال جاری میلادی می باشند. البته چند وقت قبل نیازمندی های سخت افزاری این ابزار از طرف مایکروسافت اعلام گردید که در نهایت معلوم شد که شیرپوینت ۲۰۱۰ تنها بصورت ۶۴ bit ارائه می شود.

اما شیرپوینت ۲۰۱۰ دارای چه قابلیتهایی است و چه امکانات جدیدی را ارائه می دهد؟

برای پاسخ به این سوال ابتدا قابلیتهای شیرپوینت ۲۰۰۷ را مرور می کنیم. همانطور که احتمالا بخاطر دارید برای شیرپوینت ۲۰۰۷ شش حوزه کاربرد مطابق شکل زیر اعلام شده بود:

اما در شیرپوینت ۲۰۱۰ تغییراتی به چشم می خورد:

مقایسه این دو شکل مشخص می کند که رویکرد خدمات شیرپوینت از تمرکز بر قابلیتهای تکنولوژیک به سمت این موضوع معطوف شده که چطور این تکنولوژیها می تواند نیازهای کاربران و سازمانها را برآورده کند. اما برای مطمئن شدن از تفاوتهای شیرپوینت ۲۰۰۷ و ۲۰۱۰ باید منتظر ماند تا نسخه آزمایشی این محصول از طرف مایکروسافت ارائه شود.

Sites

این امکان را می دهد تا کاربران بتوانند اطلاعات را با دیگر کاربران، همکاران خارجی و یا مشتریان به اشتراک بگذارند.

Communities

به کابران این امکان را می دهد تا با روشهای جدید با دیگر کاربران همکاری کنند.

Contents

با استفاده از این قابلیت می توانید محتویات را از لحظه ایجاد تا از بین رفتن مدیریت نمایید.

Search

امکان جستجوی اطلاعات و افراد در هر مکان

Insights

ظاهرا این قابلیت با قابلیت Business Intelligence یا ساخت داشبوردها جایگزین شده است.

Composites

امکان ساخت راهکارهای پویای متناسب با نیازهای کسب و کار. این بخش در تکمیل قابلیت Business Process & Forms در شیرپوینت ۲۰۰۷ ارائه شده است.

رابط کاربری جدید

بدون شک کابران شیرپوینت ۲۰۱۰ تجربه جدیدی در رابط کاربری خواهند داشت. استفاده از ریبون در این نسخه که در مجموعه آفیس ۲۰۰۷ معرفی شد باعث می شود تا کاربران در محیطی آشنا فعالیت نمایند.

پشتیبانی از چندین مرورگر اینترنت

ازآنجا که استفاده از شیرپوینت ۲۰۰۷ در مرورگرهای غیر از اینترنت اکسپلورر کاربران را دچار مشکل می کرد، اکنون مایکروسافت اعلام کرده که شیرپوینت ۲۰۱۰ از مرورگرهای فایرفاکس و سافاری پشتیبانی خواهد کرد.

Dialogs

یکی از مشکلات اصلی در شیرپوینت ۲۰۰۷ وجود پست بک های زیاد و انتقال کاربر به صفحات دیگر است. اما در شیرپوینت ۲۰۱۰ برای انجام عملیات مختلف یک Dialog Box باز می شود و صفحه پشتی خاکستری خواهد شد.

Silverlight

شیرپوینت ۲۰۱۰ دارای وب پارتهای مبتنی بر سیلورلایت می باشد که این کار باعث آسانی استفاده از قابلیتهای این تکنولوژی در شیرپوینت خواهد شد.

هماهنگی با Visio

Visio یکی از ابزارهای پرکاربرد مستند سازی می باشد. اکنون با هماهنگی شیرپوینت و Visio می توان فایلهای Visio را بصورت مستقیم در شیرپوینت منتشر نمود.

Sharepoint Designer

رایگان بودن این ابزار کماکان ادامه خواهد داشت و Designer بعنوان ابزار اصلی سفارشی سازی شیرپوینت خواهد بود اما بهبود چشمگیری در قابلیتهای Workflow و مدل کار ابزار اعمال شده است.

Business Connectivity Service

قابلیتهای Business Data Catalog در شیرپوینت ۲۰۱۰ بهبود چشمگیری داشته است و به شما اجازه می دهد تا براحتی به دیگر ابزارهای خارج از شیرپوینت متصل شوید. ظاهرا قابلیتهای این بخش بصورت Content Type و بعنوان External Content Type در شیرپوینت تعریف خواهد شد.

Sharepoint Workspace

با قابلیت فضای کاری شیرپوینت می توانید محتویات شیرپوینت را بصورت آفلاین استفاده نمایید. این قابلیت جایگزین ابزار Groove در  آفیس ۲۰۰۷ شده است.

جستجو

ایده مایکروسافت در استفاده از قابلیتهای جستجو بدست آوردن نتایج درست در اولین صفحه مورد جستجو می باشد. جستجو در شیرپوینت ۲۰۱۰ تقویت شده و قابلیتهای بیشتری برای جستجوی افراد اضافه شده است.

پشتیبانی از Rich Media

استفاده از Silverlight، نمایش ویدئو و یا به اشتراک گذاری اسلاید در شیرپوینت ۲۰۱۰ تجربه ای جدید و متفاوت خواهد بود. آنچه مشخص است نگرش جدیدی به مبحث انتشار صوت و تصویر در شیرپوینت ۲۰۱۰ وجود خواهد داشت.

ویرایش تحت وب

امکانات جدید در ویرایش شیرپوینت بصورت تحت وب به کاربران امکان خواهد داد تا بسادگی سایتهای شیرپوینت را ویرایش و سفارشی نمایند.

ویدئوهای معرفی شیرپوینت ۲۰۱۰ را اینجا بینید.

در مطلب قبلی راجع به Enterprise 2.0 صحبت کردم. حالا در این مطلب قصد دارم که راجع به یکی از سایتهایی که به شما و تیمتان کمک می کند تا از قابلیتهای Enterprise 2.0 در محیط کارتان استفاده کنید صحبت کنم. سایت Yammer یک سرویس مشابه Twitter است که به شما و همکارانتان امکان می دهد که وضعیت کاری خود را بروز رسانی نمایید و از این طریق دیگران را در جریان فعالیتهای خود و پیشرفت کارها قرار دهید. اما چرا Yammer می تونه ابزار خوبی باشه؟

یکی از مشکلاتی که مدیران همیشه با آن مواجه هستند بحث دریافت و مطالعه گزارش کارکرد افراد تیم تحت سرپرستی آنهاست. البته باید به این نکته توجه داشت که این مشکل تنها مربوط به مدیران نمی شود بلکه نوشتن گزارش از طرف افراد هم کاری خسته کننده محسوب می شود. استفاده از قابلیت مایکروبلاگینگ این امکان را می دهد تا افراد بتون انند به راحتی و با آزادی عمل بیشتر وهمچنین خلاصه و مفید عملکرد خود را در هر لحظه شرح دهند. از این روش مدیران و دیگر افراد بلافاصله بعد از بروزرسانی وضعیت توسط عضو تیم از پیشرفت کار آگاه می شوند و می توانند با پاسخ دادن به فرد با او در تعامل بهتری قرار بگیرند.

آما Yammer در این موضوع چه کمکی می کند؟

اولین ویژگی سایت Yammer اینست که با آدرس ایمیلهای شناخته شده مثل Yahoo و Gamil کار نمی کند و شما باید از آدرس ایمیل کاری خود را برای عضویت استفاده نمایید.  بعد از ورود به سایت Yammer شما با صفحه ای مشابه Twitter روبرو خواهید شد که موارد بروز رسانی شده توسط دیگر کاربران را خواهید دید.

اما مهمترین ویژگی Yammer امکان تعریف چارت سازمانی است. با استفاده از این قابلیت شما می توانید ساختار سازمانی مورد نظر را تعریف کنید و افراد را در جایگاه های مناسب قرار دهید و از این طریق مشخص کنید که چه کسی به چه کسی باید گزارش بدهد. 

یکی دیگر از بارزترین ویژگیهای Yammer امکان ایجاد گروه و دعوت افراد به عضویت در گروه می باشد. به این ترتیب شما می توانید گروه ها یا تیمهای کاری مختلف در سازمان را در Yammer تعریف نمایید و بروز رسانی وضعیت توسط افراد در محدوده گروه انجام شود. 

همچنین در Yammer می توانید در RSS Feedهای مختلف عضو شوید و مطالب مورد نظرتان را از طریق Yammer مشاهده کنید. Yammer به شما یک Desktop Client هم می دهد که بتوانید بدون نیاز به وارد شدن در سایت از بروزرسانی ها مطلع گردید. 

استفاده از Yammer یا تکنولوژیهای مشابه می تواند فضای جدیدی به کار بدهد اما باید توجه داشت که این ابزارها با مناسبات رسمی اداری همخوانی ندارند.

در دوره ای که زندگی می کنیم دانش بیش از هر چیز دیگر در زندگی روزمره و فعالیتهای کاری ما خود نمایی می کند. همه ما برای بدست آوردن اطلاعات مورد نظر خود از اینترنت و رسانه های سنتی استفاده می کنیم. اما اکنون اتفاق جدیدی افتاده است. تا چند سال پیش دریافت اطلاعات محدود به پایگاه هایی که این اطلاعات را منتشر می کردند. خبرگزاریها، پیاگاه های علمی مثل دانشگاه ها و یا مجلات مختلف. اما با ورود بحثWeb 2.0 به زندگی روزمره مردم، بحث انتشار اطلاعات از ویژگی انحصاری به یک ویژگی شخصی تبدیل شد. ابزارهای مختلف در اینترنت افراد را قادر به اطلاع رسانی و انتشار دانش کرد. امکاناتی مثل بلاگ و یا مایکروبلاگ این امکان را فراهم آورد تا افراد به ثبت تجربیات خود در زمینه های مختلف مورد علاقه نمایند و ابزارهایی مثل شبکه اجتماعی به افراد این امکان را داد تا بدون در نظر گرفتن فاصله ها بیشتر با یکدیگر در ارتباط باشند و از تجربیات هم بهره ببرند. بطور واضح باید اینطور بگویم که اکنون به اشتراک گذاشتن دانش از طریق ابزارهای آنلاین تبدیل به یک فرهنگ جهانی شده است.

اکنون این مسئله ارتباطات و به اشتراک گذاری دانش از سطح افراد به سطح سازمانها کشیده شده و این مقوله در لایه کسب و کار با نام Enterprise 2.0 شناخته می شود. Enterprise 2.0 به افراد یک سازمان این امکان را می دهد تا با تکیه بر تکنولوژیهای مبتنی بر Web 2.0 در محیط کار خود بتوانند بهتر با دیگر افراد در ارتباط باشند و هرچه بهتر امور روزانه خود را انجام دهند. البته برای رسیدن به اهداف نهایی Enterprise 2.0 یا یک سازمان Enterprise 2.0 راه زیادی درپیش است چرا که برای داشتن یک سازمان Enterprise 2.0 به غیر از بکارگیری تکنولوژی Web 2.0 باید سازمان از نظر فرهنگی نیز آمادگی پذیرش این مقوله را داشته باشد. به واقع فرهنگ به اشتراک گذاری دانش در سازمان باید تبدیل به یک ارزش شود.

جدول زیر مقایسه بین ویژگیهای Enterprise 2.0 و Enterprise 1.0 می باشد:

همانطور که قبلا هم اشاره کردم Enterprise 2.0 بیشتر به مسئله آسان کردن ارتباطات می پردازد. هدف مهم Enterprise 2.0 هرچه آسان تر نمودن ارتباطات بین افراد یک سازمان، اعضای تیمها، مشتریان، تامین کنندگان و شرکای تجاری می باشد. از این طریق اطلاعات در سیلوهای بسته ذخیره نمی گردد و شناور می شود. هنگامی که اطلاعات شناور می شود افراد می توانند بازخوردهای مرتبط را دریافت کنند و نسبت به آنها سریعتر تصمیم بگیرند. این موقعیتی است که Enterprise 2.0 فراهم می آورد.

در آینده سعی می کنم بیشتر در مورد این مقوله و تاثیراتش بر کسب و کار مطلب بنویسم.