The Coach

بلاگ سازمانی

پیشتر مطلبی با عنوان شرکتهای ایرانی و بلاگ سازمانی نوشته بودم و گفته بودم که به مقوله بلاگ سازمانی بیشتر خواهم پرداخت. این سری از مطالب به ارزشهای داشتن بلاگ سازمانی و نحوه مدیریت آن خواهد پرداخت. بدون هیچ توضیح اضافه دیگری مهمترین دلایل وجود یک بلاگ سازمانی را توضیح می دهم. این مجموعه دلایل شامل نظرات خودم به همراه نطراتی است که در دیگر بلاگها و سایتها یافته ام.

۱- وجود بلاگ یعنی ترافیک بیشتر: اگر بخواهید راجع به محصولات و خدمات مرتبط با شرکتتان در اینترنت تبلیغ کنید بدون شک ساخت یک بلاگ بهترین ابزار است. معمولا سایتهای شرکتها به جز قسمت اخبار، از صفحات با مطالب ثابت تشکیل شده اند. یک بلاگ بصورت یک سیستم مدیریت محتوا فعالیت نموده و با ورود مطالب و اضافه شدن کلمات کلیدی، دسته بندی ها و برچسبها باعث می شود تا مخاطب بیشتری از طریق موتورهای جستجو به بلاگ و در نهایت به سایت شرکت وارد شوند.

۲- بلاگ، شرکت شما را پیشرو نمایش می دهد: نوشتن در حوزه تخصصی فعالیت شرکت باعث می شود تا مجموعه شما به شکل یک شرکت فعال در حوزه تخصصی خود نمایش داده شود. مشتریان پیشین شما دوباره به شما اعتماد می کنند چرا که شما را پیشرو در زمینه کاری مربوط می یابند و مشتریان جدید اعتمادشان جلب می شود چرا که مطمئن می شوند گروهی فعال در شرکت وجود دارد که دانش شرکت را بروز نگه می دارد.

۳- بلاگ سازمانی جایگزین رسانه های سنتی: بدون شک یکی از دلایل اصلی وجود واحد روابط عمومی در سازمانها برقراری ارتباط با رسانه های مختلف است. ایجاد یک بلاگ بعنوان رسانه ای عمل خواهد کرد که با هزینه کمتر و در زمان کوتاه تر می تواند اتفاقات مربوط به شرکت را منتشر کند. چنین امکانی بخصوص برای شرکتهای کوچک و یا متوسط که ممکن است مجموعه کاملی بعنوان دپارتمان روابط عمومی در اختیار نداشته باشند می تواند مفید باشد.

۴- مشارکت مشتریان و مخاطبین: وقتی در بلاگ سازمانی مطلبی منتشر می کنید، خوانندگان و مشتریان را دعوت به نظر دهی می نمایید. از این روش می توانید استفاده کنید و عقاید افراد را درباره نحوه عملکرد شرکت، خدمات و محصولات بدست بیاورید و با ارائه پاسخ به آنها روابط بهتری برقرار کنید.

۵- شخصیت شرکت شما: وجود بلاگ سازمانی کمک می کند تا رابطه شرکت شما با مخاطبین خود از شکلی رسمی و قانونی به شکلی انسانی تبدیل شود. انتشار باورها، افکار و عقاید شرکت باعث می شود تا افراد هویت انسانی را در شرکت شما بازیابند و از این طریق روابط بهتری با شرکت برقرار کنند.

اگر موارد دیگری به ذهنتان می رسد اضافه کنید…

چند روز پیش یک موج تو گوگل ویو ایجاد کردم با عنوان فعالیتهای روزانه تان را چطور مدیریت می کنید؟ دوستان ویوی نظرات مختلفی را داده اند و موارد متفاوتی را مطرح کرده اند. اما موضوعی که در این بحث بیشتر مورد توجه بود استفاده از ابزارهای مختلف مدیریت زمان بوده و برنامه ریزی درست برای مدیریت فعالیتها. همین بحث باعث شد تا یک بررسی کامل انجام بدم بر روی راهکارهای مدیریت زمان و مواردی که اینجا مطرح می کنم جزو مهمترین نکات بوده است.

۱- فعالیتهایتان را ثبت کنید

در تمام راهکارهای مدیریت زمان ثبت کردن فعالیتها اولین کاری است که باید انجام داد. این ثبت کردن می تونه به هر شکلی و با استفاده از هر ابزاری باشه. شما می تونید فعالیتهایتان را در یک دفتر ثبت کنید و یا در نرم افزارهایی مثل Outlook، Google Tasks و یا ابزارهای مشابه کارهایتان را ثبت کنید. اما نوشتن فعالیتهاو گذاشتنشان جلوی چشمتان باعث می شود که بدانید دقیقا چه کاری باید انجام دهید و کاری را فراموش نخواهید کرد.

۲- اولویتها را تعیین کنید

تعیین اولویتها یکی دیگر از موارد مهمی است که در بیشتر راهکارهای مدیریت زمان به آن اشاره شده. تعیین اولویتها به شما یک نظم کاری خواهد داد. درباره تعیین اولویتها در مطلب بعدی یک راهکار عملی معرفی خواهم کرد.

۳- زمانهای موثر خود را بشناسید

منظورم دقیقا از زمان موثر چیست؟ برای هر کسی اتفاق می افته که در ساعاتی از روز پرانرژی تر و با انگیزه تر از دیگر ساعات روز باشد. بعنوان مثال بعضی ها صبح تا قبل از ظهر موثر تر هستند و بعضی ها بعد از ظهر ها. شناختن این زمان به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید بهتر تشخیص دهید که زمان مناسب چه فعالیتی چه موقعی خواهد بود.

۴- میزان زمان هر فعالیت را تخمین بزنید

برآورد زمانی برای هر فعالیت می تواند کمک کند تا تخمین بزنید فعالیتهایتان چع میزان از ساعات روز را به خود اختصاص خواهد داد. این کار می تواند در مدیریت کارهای برنامه ریزی نشده نیز به شما کمک کند. فعالیتها برنامه ریزی نشده بخشی از اتفاقات روز هستند که آگاهی از میزان زمانی که روزانه در اختیار دارید می تواند به برنامه ریزی بهتر برای آنها نیز کمک کند.

۵- فعالیتهای برنامه ریزی نشده را مدیریت کنید

وقتی اتفاق پیش بینی نشده ای رخ می دهد اول درجه اهمیت آن را بررسی کنید. سعی کنید به راه حلها فکر کنید. گاهی باید به چنین کارهایی “نه” گفت و گاهی می توان این کارها را به شخص دیگری واگذار کرد و از کمک دیگران استفاده کرد.

۶- با خودتان ملاقات کنید

در طول روز از طریق ایمیل، تلفن، جلسات حضوری با افراد مختلف برخورد می کنیم. بهتر است زمانی را برای خودتان کنار بگذارید. خودتان از از دنیای آنلاین و برخوردها را جدا کنید و فعالیتهایتان را بازنگری کنید.

۷- توان تمرکز خود را بالا ببرید

مهارت در کنترل تمرکز می تواند نقش مهمی در مدیریت فعالیتهایتان داشته باشد. برای کنترل تمرکز باید عواملی را که باعث از دست رفتن تمرکز می شود شناخت.

چند سال پیش قرار شد به یکی از دوستان که رشته اش کامپیوتر نبود مفاهیم شبکه و همان بحثهای MCSE را آموزش بدهم (احتمالا این مطلب را می خواند) . اولین بحثی که با او مطرح کردم این بود که از او خواستم فرض کند کامپیوتر ماوس ندارد و او باید تمام کارها را با استفاده از کیبورد انجام دهد. استفاده از کیبورد و آشنایی با کلیدهای ترکیبی می تواند سرعت عمل را افزایش دهد و از طرفی توانایی تایپ سریع می تواند، هنگامی که پشت کامپیوتر هستید به شما جلوه ای حرفه ای ببخشد. البته مشخص است که منظورم تایپسیت شدن نیست. بلکه هنگامی است که کد نویسی می کنید یا دستورات مختلف را تایپ می کنید. شک نکنید که این توانایی می تواند تاثیر به سزایی در برداشت طرف مقابل از میزان تخصص و تسلط شما بر امور کامپیوتری داشته باشد. تجربیات زیادی از این موضوع داشته ام. با اینکه همیشه سعی کردم این توانایی را در خودم افزایش دهم، اما هنوز هم با افرادی که خیلی سریع کد می نویسند یا دستورات را تایپ می کنند برخورد می کنم، دچار هیجان می شوم. نمونه اش یکی از همکاران که اتفاقا پیانسیت هم هست. انگشتانش که روی کیبرد حرکت می کند انگار که پیانو می زند.

سایت BBC School بازی در چهار مرحله طراحی کرده که به شما تایپ صحیح انگلیسی را آموزش می دهد. (روی تصویر کلیک کنید)

همچنین در سایت رشد می توانید تمرین تایپ فارسی انجام دهید.

اول این مطلب می خواهم اعتراف کنم. یکی از بدترین کارهایی که در طول دوره کاریم انجام می دادم این بوده که با اعتماد به نفس بالا و گاه کاذب در جلسات مصاحبه حاضر می شدم. آنقدر از موضع قدرت با شرکت مورد نظر صحبت می کردم که باعث می شد به راحتی از لیست کاندیداها حذف شوم. بهترین شغلهایم را زمانی توانستم انجام بدهم که ادعایی در مورد توانایی هایم نداشتم.

دوره های به شدت از کار در زمینه آی تی خسته شده بودم و تقریبا حاضر بودم هر کاری انجام بدهم به جز اینکه چشمم به صفحه مانیتور بیافتد. توسط یکی از دوستان که در سازمان ملل ، دفتر تهران کار می کرد اطلاع پیدا کردم که UN برای زلزله بم احتیاج به بیسیم چی دارد. دوستم از من خواسته بود تا اگر کسی را می شناسم معرفی کنم که برای من احتیاجی به فکر کردن نبود و رزومه خودم را ارسال کردم. یک رزومه انگلیسی شکیل مرتب با لوگوی Microsoft Certified System Engineer و سمتها و مسئولیتها، توانایی های فنی و … با توجه به اینکه از بابت مکالمه انگلیسی هم مشکلی نداشتم با امیدواری بالایی به دفتر سازمان ملل رفتم و تصور می کردم که در بم چه اتفاقی می افتد و من چه کار باید انجام دهم و…

موقع مصاحبه شد و بعد از چند نفر نوبت به من رسید. وارد اتاق شدم، یک آقای هندی که مسئول مصاحبه بود رزومه من را ورق می زد و شروع کرد به سوال کردن که چرا می خواهی این کار را انتخاب کنی و … مصاحبه به آخر رسید آقای هندی که روی صندلی پشتی بلندش لم داده بود به من گفت من تعجب می کنم! شما مدیر IT بودید. از مایکروسافت Certificate دارید. چند سال سابقه فعالیت در زمینه آی تی دارید و حالا می خواهید بیسیم چی شوید. از نظر من شما Overqualified شدید. نمی  تونستم درک کنم که این آقای هندی چی می گه…

چند روزی برای یکی از مشتریان، مشغول مصاحبه و بررسی کاندیداهای مناسب بودم. حداقل تجربه من بدلیل شرکت کردن در مصاحبه های مختلف باعث شده تا بتوانم مصاحبه های مناسبی با کاندیداها انجام دهم. در مصاحبه ها سعی می کنم علاوه بر مسائل فنی به مسائل شخصیتی هم بپردازم که معمولا کاندیداها در برخورد با سوالات غیر فنی متعجب می شوند. به نظرم در نظر قراردادن نکات زیر می تواند در مصاحبه استخدامی به کاندیداها کمک نماید:

۱- دقیقا بدانید که چه کاری می خواهید انجام دهید. شما باید بتوانید توانایی خود را بخوبی تعریف کنید. همیشه آچار فرانسه بودن مناسب نیست.

۲- برای آینده خود برنامه داشته باشید. دانستن اینکه در چند سال آینده چه جایگاه کاری می خواهید داشته باشید، قبل از اینکه به کارفرما کمک کند به خود شما در انتخاب کار مناسب کمک خواهد کرد.

۳- در مصاحبه صداقت داشته باشید. بدن شک بیان با صداقت یک ضعف و یا یک نکته منفی بیش از دروغ گفتن به شما کمک خواهد کرد. مطمئن باشید که نتیجه دروغ در دوره آزمایشی کار مشخص می شود.

۴- تعریفی از محیط کار مناسب داشته باشید. برای اینکه بعد از استخدام نه خود و نه کارفرما را با مشکل روبرو نکنید به ویژگی هایی که محیط کار برای شما باید داشته باشد فکر کنید. از نوع افرادی که ترجیح می دهید با آنها همکاری کنید تا شکل میز و صندلی.

۵- قیمت خود را بدانید. نوشتن میزان حقوق درخواستی بسیار مهم است. واگذار کردن عدد به کارفرما می تواند نشانه ضعف شما در برآورد تواناییهایتان باشد. عدد درخواستی شما باید معقول و متناسب با تجربیات شما باشد. برای اینکار بهتر است تحقیق کنید و نرم دریافتی افراد هم ردیف خود را بدست آورید.

۶- توانایی برنامه ریزی خود را افزایش دهید. برای اینکه وظایف محوله تان را بخوبی بتوانید انجام دهید باید بتوانید برای کارهایتان برنامه ریزی کنید. بهتر است با مفاهیم مدیریت اهداف و مدیریت زمان آشنا شوید.

۷- توانایی همکاری تیمی خود را تقویت کنید. در حال حاضر کمتر شرکتی کار غیر تیمی انجام می  دهد. کارها آنقدر گسترده شده اند که برای انجامشان احتیاج به یک تیم باشد. شما باید آگاهی خود را از نحوه همکاری مناسب و تعامل با افراد تیم افزایش دهید. مهارتهای ارتباطی از نکات مهم در مباحث همکاری تیمی است.

۸- رزومه ای گویا داشته باشید. داشتن رزومه مناسب می تواند یک نکته کلیدی برای شما باشد. در رزومه نباید غلو شود و نباید ناقص باشد. شما در قبال آنچه که در رزومه تان می نویسید مسئولید و باید بتوانید توضیح مناسب درباره آن ارائه کنید. این می تواند اولین قدم در نشان دادن صداقتتان باشد.

پی نوشت:

اگر نکات دیگری به ذهنم برسد آنها را هم اضافه خواهم کرد. اگر شما پیشنهادی دارید حتما در میان بگذارید.

بدون شک استیو جابز یکی از سخنوران حال حاضر دنیاست. استقبال همیشگی از سخنرانی های وی و روشی که او در رونمایی از محصولات اپل بکار می گیرد باعث می شود تا نگاهی دقیق به نحوه سخنرانی و ارائه مطلب وی داشته باشیم و رمز موفقیت او را بررسی کنیم.

۱٫ پاورپوینت خود را ساده و قابل درک نمایید.

احتیاجی نیست که تمام اسلایدها پر از مطلب باشند. قرار دادن یک کلمه و یا یک تصویر می تواند به تنهایی کافی باشد. در بیشتر اسلایدهای جابز از اشکال استفاده شده است.

۲٫ نکات کلیدی صحبت خود را به اندازه یک مطلب توییتری کوتاه کنید.

جابز همیشه محصولات و قابلیتهای جدید را به شکلی بسیار خلاصه بیان می کند. با این کار او قبل از اینکه وارد جزییات شود یک تصویر کلی به مخاطبین خود ارائه می دهد.

۳٫ به قانون سه* وفادار باشید.

استیو جابز همیشه اسلایدهای خود را به سه بخش تقسیم می کند.

۴٫ به نقطه اوج برسید.

بسیاری از سخنرانان برای معرفی محصول یا خدمات خود، مستقیم سراغ اصل مطلب می روند اما استیو جابز مشابه یک فیلم، قهرمانان، دشمنان و پیش برندگان داستان را کنار هم قرار می دهد و مخاطب را لحظه به لحظه به نقطه اوج نزدیک می کند تا آن اتفاق بیافتد. او لحظه ای را خلق می کند که در ذهن مخاطب می ماند وآنها تا مدتها درباره موضوع صحبت می کنند.

۵٫ انسانیت خود را نمایش دهید. یک روبات نباشید!

بعد از بازگشت جابز بر روی سن بدلیل بیماری که گریبانگیرش است، او حتی پر انرژی تر از بسیاری از سخنرانان بود. وی در زمان بازگشت حدود ۳۰ پوند وزن از دست داده بود و جابز با خوردن مقدار زیادی بستنی به روی صحنه آمده بود. جابز انرژی خود را حفظ می کند اما می توان تحلیل انرژی وی را نیز روی صحنه مشاهده کرد که تاثیر گذار هم می باشد. او مثل یک ربات در تمام طول سخنرانی خود رفتار نمی کند.

* قانون سه : در زبان انگلیسی اصلی وجود دارد که پیشنهاد می کند موضوعاتی که در سه بخش تقسیم می شوند جذابتر و موثرتر خواهند بود. داستان ها، فیلمها و …

پی نوشت:

این مطلب را خاطرم نیست در چه سایتی خوانده بودم، اما مدتها بود که در One note جلوی چشمم بود. چند جمله زیر را خودم به اصل مطلب اضافه می کنم:

نوع پوشش جابز بر خلاف بسیاری از سخنرانان که با لباس رسمی بر روی سن حاضر می شوند، با لباسی غیر رسمی، تی شرتی ساده و شلوار جین روی سن می آید. نوع پوشش وی حتی نوآوری است که باعث می شود تا مخاطب خود را در شرایطی راحت تر احساس کند.

می توانید مطلب مهارت ارائه مطلب: Presentation را در همین زمینه بخوانید.

در قسمت اول راجع به اینکه CIO چیست صحبت کردم. در این قسمت قصد دارم تا توضیح بدهم که نقش افرادی که نقش CIO یا همان مدیر IT در سازمان را می پذیرند دارای چه ویژگی ها و توانایی هایی باید باشند.

در نظر سنجی از ۵۰۰ مدیر IT خواسته شده تا از میان سه مورد ارتباطات، آشنایی با فرآیندهای و عملکرد سازمان و تفکر استراتژیک، مهمترین را انتخاب نمایند. ۷۰ درصد از افراد به ارتباطات، ۵۸ درصد به آشنایی با فرآیندهای سازمانی و ۴۶ درصد به تفکر استراتژیک رای داده اند. مورد توجه قرار گرفتن مقوله ارتباطات برای مدیران IT نشان می دهد که این دسته از افراد عقیده دارند باید نقشی کلیدی در برنامه ریزی و پیشبرد اهداف سازمان داشته باشند. این نظر سنجی در سایت cio.com منتشر شده است.

اما در این بخش به لیستی از توانمندیها اشاره می کنم:

۱- آشنایی با اهداف سازمان

از آنجایی که انجام اموره روزانه سازمان بر مبنای خدمات نرم افزاری و سخت افزاری صورت می پذیرد، درک استراتژی و اهداف سازمان به مدیر IT کمک خواهد کرد تا برنامه بهینه ای برای ارائه خدمات به سازمان تدوین نماید. خدماتی که نه فراتر از نیاز سازمان باشد و نه کمتر از نیاز سازمان.

۲- مهارتهای ارتباطی

همانطور که در نظرسنجی انجام شده هم مشخص شد، مهارتهای ارتباطی از اهمیت بالایی برخوردار است. برقراری ارتباطات موثر امروزه برای مدیران بعنوان یک ویژگی اصلی شناخته می شود. چرا که جلب همکاری دیگران تنها با برقراری ارتباط موثر امکان پذیر خواهد بود. این ارتباطات بصورت ۳۶۰ درجه باید برقرار شود. یعنی ارتباط با مدیران بالا دست، ارتباط با مدیران هم سطح و ارتباط با مدیران و کارشناسان پایین دست. (مبحث ارتباطات را در آینده و در مطلبی جدا بررسی خواهم کرد.)

۳- دانش حسابداری

بر مبنای سیاستها در هر سازمان، بودجه ای برای امور مختلف تخصیص داده می شود که واحدهای IT نیز از دریافت این بودجه مستثنی نیستند. آشنایی با مفاهیم حسابداری (مالی و مدیریت) می تواند به مدیر IT کمک کند تا هزینه تمام شده خدمات را محاسبخ نموده و نحوه مصرف بودجه مورد اختیار را تحت کنترل در آورد. این نکته بسیار مهم است چرا که معمولا در بسیاری از پروژه های فناوری اطلاعات بخصوص پروژه های نرم افزاری تخمین و برآورد هزینه اشتباه می تواند باعث شکست پروژه و صرف هزینه های بیتشر از پیش بینی شود.

۴- پایبندی به آموزش

سرعت رشد فناوری در شاخه های مختلف بسیار بالاست. برای رفع نیازهای جدید سازمان نیاز به آشنایی با فناوریهای جدید غیر قابل چشم پوشی است. پس پایبندی یک مدیر IT به سیاستهای آموزشی می تواند به خود او و افراد تحت رهبری اش کمک کند تا با در اختیار داشتن دانش روز، بخوبی نیازها را شناسایی کرده و بهترین راه حلها را انتخاب نمایند. ضمن اینکه باید توجه داشت در رشته هایی مثل فناوری اطلاعات همیشه پایبندی به سنتها مناسب نیست و عنصر “تغییر” را باید بعنوان بخشی از این شاخه پذیرفت.

۵- آشنایی با مفاهیم رفتار سازمان

استفاده از خدمات فناوری اطلاعات همیشه به تغییر در عادتهای کاربران می انجامد و بروز تغییر در عادتهای افراد با مقاومت روبرو می شود. هیچگاه نمی توان به آثار فرهنگی (Cultural Issues) استفاده از تکنولوژی در سازمان بی توجه بود. آشنایی با فرهنگ سازمان و مدیریت رفتار افرادو همچنین مدیریت تغییرات به مدیر IT کمک می کند تا پروژه های مورد نظر را بهتر به انجام برساند. البته بدیهی است که نیازی نیست تا مدیر IT متخصص تمام این موارد باشد و می تواند از مشاوران و کارشناسان این امور استفاده نماید اما آگاهی از وجود چنین موضوعاتی در آنالیز سناریوهای واقعی بسیار موثر خواهد بود.

۶- آشنایی با مفاهیم رهبری

بطور کلی آشنایی با مفاهیم نوین مدیریت برای مدیران IT یک الزام بی چون و چراست. اهمیت این موضوع هنگامی دوچندان می شود که مدیر IT خود قبل تر یک شخص فنی تمام عیار بوده. در چنین شرایطی خطر مدیریت ذره بینی و اشتباهاتی از این دست بیشتر وی را تهدید خواهد کرد. درک اهداف سازمان و انتقال صحیح این اهداف به افراد تحت رهبری می تواند کارایی دپارتمان IT را افزایش دهد.

۷- آشنایی با مفاهیم سخت افزاری و نرم افزاری کاربردی در سازمان

شاید بپرسید مگر می شود که مدیر IT با این موارد آشنا نباشد؟ پاسخ مثبت است. چنین اتفاقی بخصوص در ارگانهای دولتی رخ می دهد. گاه افراد با تخصصها و گرایشهای مختلف به سمت مدیریت IT می رسند. پس آشنایی با مفاهیم کلان و کاربردی نرم افزاری و سخت افزاری برای مدیر بسیار مهم است. بعنوان مثال در صورت استفاده سازمان از راهکارهای ERP مدیر باید اهداف، کاربردها و تاثیرات استفاده از این راهکارها را بخوبی بشناسد. یا تاثیرات استفاده از تکنولوژی VoIP در سازمان را باید تشخیص دهد تا در گزارشات خود بتواند به آورده های استفاده از تکنولوژیها و راهکارها اشاره نماید.

۸- آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه

از آنجایی که استقرار راهکارها و خدمات جدید فناوری اطلاعات در سازمانها بصورت پروژه ای انجام می پذیرد (تفاوتی نمی کند که پروژه درون سازمان انجام شود و یا برون سپاری شود) آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه به مدیر IT کمک خواهد کرد تا بتواند بر پیشرفت کارها نظارتی موثر داشته باشد و بتواند در موقعیت مناسب تهدیدها و فرصتهای پروژه را شناسایی نموده و تصمیمات مناسب را اتخاذ نماید.

۹- آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات

چه بخواهیم و چه نخواهیم نتیجه کارهای دپارتمان IT در سازمان بصورت خدمات به استفاده کنندگان ارائه می شود. آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات به مشتریان در ارتقاء سطح رضایت مصرف کنندگان خدمات نقشی موثر خواهد داشت. بررسی زمان پاسخ گویی به درخواستها، نحوه برخورد کارشناسان IT با کاربران، برآورد هزینه خدمات و … از این دست موارد می باشد.

۱۰- آشنایی با استانداردها

در زمینه مدیریت IT مشابه دیگر شاخه های مدیریتی استانداردهایی وجود دارد که آگاهی از آنها یک الزام می باشد. بعنوان مثال ISO 20000 یکی از این موارد است که اولین استادارد مدیریت خدمات IT محسوب می شود. همچنین شناخت و پیاده سازی ITIL می تواند به افزایش کیفیت فعالیتهای واحد IT کمک نماید.

یکی از دوستان می گه اگر کسی سراغ کاری، تخصصی و یا گرایشی می ره حتما یک خواستگاه درونی برای فرد وجود دارده. حالا ماجرای موضوع این مطلب همینه. این روزها به شدت تمرکزم را از دست می دم و تمرکز کردن شده یکی از سخت ترین کارهای دنیا. بخاطر همین تحقیقی کردم درباره دلایل از دست رفتن تمرکز که نتایجش شده موضوع این مطلب.

توی اولین لینکهایی که پیدا کردم به این سایت رسیدم. سایت Enahnce Life منبع جالبیه برای بهبود تواناییهای شخصی و در زمینه های مختلف بهبود کیفیت شخصی مطلب داره. بیشتر موارد این مطلب از همین سایت برداشته شده.

در قدم اول باید تمرکز را تعریف کنیم. تمرکز یعنی موضوعی که تمام حواسمان را بر آن معطوف می کنیم. تمرکز یک اتفاق غیر ارادی نیست بلکه مجموعه ای از تصمیمات، روشها و تواناییهاست که به ما کمک می کند تا حواس خود را به سمت موضوع مورد نظر هدایت کنیم. مسئله اینجاست که تمرکز اساس انجام درست یک کار است. بدون تمرکز تقریبا کاری را نمی توان به درستی انجام داد. تمرکز در سطح شخصی برای انجام فعالیتها و حتی در سطح کسب و کار (تمرکز بر تخصص) هم مطرح می شود. شاید افرادی را سراغ داشته باشید که در طول زندگیشان هر دفعه یک کاری انجام می دهند و همه کارها هم نیمه می مانند. مهمترین نکته اینجاست که اگر آگاه هستیم که تمرکزمان را از دست می دهیم باید برای رفع آن دلایل از دست رفتن تمرکز را شناخت. اگر آگاه نیستیم که …. ولی خوب مهمترین نشونه از دست رفتن تمرکز نیمه کاره رها کردن یک فعالیت و پرداختن به کاری دیگر است که ممکن است حتی از نظر خودمان فرد فعالی به نظر بیاییم اما خروجی کارمان قابل ارزیابی نباشد. اما دلایل ۶ دلیل اصلی را می شود بعنوان از دست رفتن عامل تمرکز نام برد:

۱- انجام فعالیتهایی که از آنها خوشتان نمی آید

کاری که علاقه به انجام آن نداشته باشید، جذابینتی برای ادامه آن پیدا نخواهید کرد. پس مدام این کار رها می شود و شما درگیر کار دیگری می شوید. به نظرم اتفاق می افته که گاهی حتی کارهای مورد علاقه مان را هم دوست نداریم. شاید این بخاطر خستگی باشد که جلوتر راجع به آن صحبت خواهیم کرد.

۲- انجام فعالیتهای همزمان

عدم توانایی دربرنامه ریزی، اولویت بندی و زمانبندی فعالیتها باعث می شود تا چند کار را بصورت همزمان انجام دهیم. گاهی هم این باور غلط را داریم که انجام همزمان فعالیتها سرعت کار را بالا می برد که به طور قطع اشتباه است. این وضعیت به خصوص در شرایطی که کارها از زمانبندیشان عقب هستند (مثلا در یک پروژه) بیشتر رخ می دهد که خود باعث درست انجام نشدن کارها می شود.

۳- اتفاقات غیرقابل پیش بینی

حتما تجربه کرده اید که صبح تصمیم به انجام کاری می گیرید اما شب وقتی کارهایتان را مرور می کنید، تنها کاری که انجام نشده همانی است که صبح درباره اش تصمیم گرفته بودید. اما باید این اتفاقات را که اجتناب ناپذیر هستند به شکلی صحیح مدیریت کرد.

۴- عدم توانایی در مدیریت توازن زندگی شخصی و زندگی کاری

حجم کار همیشه بالا است و ما به امید اینکه این حجم کاهش پیدا کند خود را وقف کار می کنیم. در چنین شرایطی اتفاقات زندگی شخصی و روابط غیر کاریمان دچار مشکل می شوند که باعث بروز استرس می شوند. چنین شرایطی یکی از عوامل موثر از بین رفتن تمرکز است. البته در این مورد باید این نکته را یادآوری کنم که معمولا بصورت مقطعی هر شخصی خودش را وقف کاری می کند ت به نتایج بزرگ برسد. تبدیل شدن این جریان به یک عادت همیشگی تبعات منفی خواهد داشت.

۵- خلاء احساسی

تغییر در احساسات یکی از عوامل طبیعی است. شادی، غم، عصبانیت و … همه اتفاقاتی است که بصورت روزمره برای ما رخ می دهد. تغییر در شرایط احساسی (مثبت و منفی) می تواند بر روند تمرکز تاثیر بگذارد. نوشتم مثبت و منفی چون شادی و خوشحالی هم ممکنه در شرایطی ارزش یک کار را برای ما پایین آورد و ارزش کاری دیگر را بالا ببرد.

۶- خستگی مفرط

لذت بخش ترین فعالیتها هم انسان را خسته می کند. جدا شدن از کار، پرداختن به موضوعات دیگر به شدت به بازگشت تمرکز کمک می کند. بدون وقفه کار کردن باعث بروز خستگی فیزیکی و استرس می شود که در نهایت باعث از دست رفتن تمرکز خواهد شد.

از موازد دیگر که باعث از بین رفتن ترمکز می شود می توان به این موارد اشاره کرد: اختلال در خواب، استفاده از مواد مخدر، کمبود اکسیژن، مصرف بیش از حد الکل، شرایط فیزیکی محیط کار.

در نظر داشتن شرایطی که باعث از بین رفتن تمرکز می شود باعث می شود تا بتوانیم برای رفع آنها برنامه ریزی کنیم . افزایش میزان تمرکز با تمرین بدست خواهد آمد اما این میزان اتفاقی نیست که با چند روز و چند ما رخ دهد. اصولا فعالیتهای که برای بهبود عادتها و رفتارها انجام می پذیرد نیاز به صرف زمان دارد.

در صورتیکه مطالب قبلی ام درباره اهداف، برنامه ریزی و مدیریت فعالیتها را نخوانده اید لینکشان را اینجا آورده ام. بد نیست مروری کنید: