The Coach

Producteev.com

سایتهای زیادی برای مدیریت فعالیتها وجود دارند. حتی شرکتهای بزرگی مثل گوگل سرویس تقویم و مدیریت فعالیتها را ارائه کرده اند. اما همیشه در دنیای آنلاین نحوه تعریف فعالیتها یکی از مسائل مهم بوده.

Producteev.com تمام امکانات مورد نیاز برای مدیریت فعالیاتها را در اختیار شما قرار می دهد، اما مهمترین ویژگی اش اینست که شما می توانید فعالیتهای مورد نظر خود را با استفاده از ایمیل و مسنجرها زمانبندی کنید. بدین صورت که مشخصات فعالیت خود را به آدرس ایمیل یا به شناسه ای که در مسنجرهای مختلف اضافه شده اند را ارسال می کنید و باقی کارها را Producteev انجام می دهد. یادآوری Producteev هم از طریق ایمیل و مسنجر است. این سایت قرار است نرم افزاهایی اختصاصی برای iPhone، iPad، Android، Mac و Outlook اراده نماید.

یکی دیگر از مهمترین ویژگی های Producteev اینست که به شما امکان می دهد تا فعالیتهای تعریف شده را به نفرات دیگر تخصیص دهید و از این روش بتوانید فعالیتهای تیمی خود را مدیریت نمایید. امکان برچسب زدن به فعالیتها، زمانبندی آنها و سرعت در تعیین تکلیف فعالیتها از دیگر ویژگی های این سایت است. همچنین شما می توانید برای موضوعهای متفاوت محیط های کاری (Workspace) های متفاوت ایجاد کنید و فعالیتها را در محیط مربوطه تعریف کنید.

در مطلب قبلی “۷ نکته کاربردی برای مدیریت زمان” توضیح دادم که در خصوص اولویت بندی فعالیتها مطلب اختصاصی خواهم نوشت. در این مطلب ماتریس مدیریت زمان را معرفی می کنم. ماتریس مدیریت زمان توسط استفان کاوی در کتاب First Things First مطرح شده و کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت بندی فعالیتها داره. بخاطر شکل این ماتریس شما می توانید آن را روی یک مقوا داشته باشید و از Stick Note بر روی آن استفاده کنید یا بر روی یک برگ کاغذ آن را بکشید و با مداد محتویاتش را پر کنید و یا حتی آن را در Excel داشته باشید.

شکل زیر ماتریس مدیریت زمان است (برای مشاهده تصویر بزرگ روی عکس کلیک کنید):

• بخش یک: تمام فعالیتهایی که در زمان مشخص باید انجام شوند در این قسمت قرار می گیرند.
• بخش دو: 

  فعالیتهای مهمی که انجامشان الزامیست اما در زمان کوتاه انجام نمی شوند و بیشتر زمانبندی بلندتری دارند.

• بخش سه: 

  فعالیتهایی که خیلی اهمیتی ندارند اما شما نقشی در بوجود آمدنشان ندارید و باید بتوانید مدیریتشان کنید در غیر اینصورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد.

• بخش چهار: 

  فعالیتهای بیهوده ایست که خود فرد خودش را درگیر آنها می کند و زمانش را از بین می برد. بخشی از عادات منفی می تواند در این قسمت قرار گیرد.

چند روز پیش یک موج تو گوگل ویو ایجاد کردم با عنوان فعالیتهای روزانه تان را چطور مدیریت می کنید؟ دوستان ویوی نظرات مختلفی را داده اند و موارد متفاوتی را مطرح کرده اند. اما موضوعی که در این بحث بیشتر مورد توجه بود استفاده از ابزارهای مختلف مدیریت زمان بوده و برنامه ریزی درست برای مدیریت فعالیتها. همین بحث باعث شد تا یک بررسی کامل انجام بدم بر روی راهکارهای مدیریت زمان و مواردی که اینجا مطرح می کنم جزو مهمترین نکات بوده است.

۱- فعالیتهایتان را ثبت کنید

در تمام راهکارهای مدیریت زمان ثبت کردن فعالیتها اولین کاری است که باید انجام داد. این ثبت کردن می تونه به هر شکلی و با استفاده از هر ابزاری باشه. شما می تونید فعالیتهایتان را در یک دفتر ثبت کنید و یا در نرم افزارهایی مثل Outlook، Google Tasks و یا ابزارهای مشابه کارهایتان را ثبت کنید. اما نوشتن فعالیتهاو گذاشتنشان جلوی چشمتان باعث می شود که بدانید دقیقا چه کاری باید انجام دهید و کاری را فراموش نخواهید کرد.

۲- اولویتها را تعیین کنید

تعیین اولویتها یکی دیگر از موارد مهمی است که در بیشتر راهکارهای مدیریت زمان به آن اشاره شده. تعیین اولویتها به شما یک نظم کاری خواهد داد. درباره تعیین اولویتها در مطلب بعدی یک راهکار عملی معرفی خواهم کرد.

۳- زمانهای موثر خود را بشناسید

منظورم دقیقا از زمان موثر چیست؟ برای هر کسی اتفاق می افته که در ساعاتی از روز پرانرژی تر و با انگیزه تر از دیگر ساعات روز باشد. بعنوان مثال بعضی ها صبح تا قبل از ظهر موثر تر هستند و بعضی ها بعد از ظهر ها. شناختن این زمان به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید بهتر تشخیص دهید که زمان مناسب چه فعالیتی چه موقعی خواهد بود.

۴- میزان زمان هر فعالیت را تخمین بزنید

برآورد زمانی برای هر فعالیت می تواند کمک کند تا تخمین بزنید فعالیتهایتان چع میزان از ساعات روز را به خود اختصاص خواهد داد. این کار می تواند در مدیریت کارهای برنامه ریزی نشده نیز به شما کمک کند. فعالیتها برنامه ریزی نشده بخشی از اتفاقات روز هستند که آگاهی از میزان زمانی که روزانه در اختیار دارید می تواند به برنامه ریزی بهتر برای آنها نیز کمک کند.

۵- فعالیتهای برنامه ریزی نشده را مدیریت کنید

وقتی اتفاق پیش بینی نشده ای رخ می دهد اول درجه اهمیت آن را بررسی کنید. سعی کنید به راه حلها فکر کنید. گاهی باید به چنین کارهایی “نه” گفت و گاهی می توان این کارها را به شخص دیگری واگذار کرد و از کمک دیگران استفاده کرد.

۶- با خودتان ملاقات کنید

در طول روز از طریق ایمیل، تلفن، جلسات حضوری با افراد مختلف برخورد می کنیم. بهتر است زمانی را برای خودتان کنار بگذارید. خودتان از از دنیای آنلاین و برخوردها را جدا کنید و فعالیتهایتان را بازنگری کنید.

۷- توان تمرکز خود را بالا ببرید

مهارت در کنترل تمرکز می تواند نقش مهمی در مدیریت فعالیتهایتان داشته باشد. برای کنترل تمرکز باید عواملی را که باعث از دست رفتن تمرکز می شود شناخت.

من همیشه یک دفتر کنار دستم هست و هر آنچه که در روز مربوط به کارم باشد را در آن یادداشت می کنم. این دفتر کمک می کند تا بتوانم هر از چند وقتی تمام خط خطیهایم را مرور کنم و گاهی چیزهایی که فراموش کرده ام را دوباره در آن پیدا کنم. امروز که دفترم را باز کردم بیشتر به کشیدن یک نقشه فکر کردم. نقشه ای از موضوعات مهم برای خودم. این موضوع را هم در ذهنم داشتم که چرا هربار ما اهدافمان را تعریف می کنیم و باز آنها را فراموش می کنیم. همانطور که چیزهایی در دفترم می نوشتم، نقشه ذهنی که اولین روز سال ۸۸ درست کرده بودم را روی لپ تاپم باز کردم و شروع کردم به مرور آن. جالب بود که بسیاری از مواردی را که در آن ترسیم کرده بودم اکنون در حال انجامشان بودم. البته باید اعتراف کنم در بعضی از موارد هم بر عکس آنچه که انتظار داشتم کند پیش رفته و تنبلی کرده بودم. دیدن این اهداف و نوشتن مطالبی در دفترم مرا به نتایجی رساند که آنها با شما به اشتراک می گذارم. این نکات به شما در تعیین اهداف و ایجاد یک نقشه عملیاتی برای دستیابی به آنها کمک خواهد کرد.

نکته یک

مکتوب کردن اهداف یک پیش شرط بی چون و چرا است. تا وقتی اهدافتان یا خواسته هایتان مکتوب نشود سراغ باقی قضایا نروید. مکتوب کردن اهداف می تواند نوشتن آنها در یک دفتر، سررسید، نوشتن روی یک برگ کاغذ و گذاشتنش در کیف پول یا قرار دادن چند تصویر کنار هم و درست کردن تابلویی از خواسته ها (Vision Board) باشد.
حتی ایجاد یک نقشه ذهنی به این موضوع کمک می کند. در هر صورت به هر شکلی که بیشتر باب میل خودتان است اهدافتان را مکتوب کنید.

نکته دو

بعد از نوشتن اهداف مرور مداوم آنها و انجام دادن کارهای مربوط به هر کدام بسیار مهم است. اما باید توجه داشته باشید که این کار برای بار اول همانطور که می خواهید انجام نمی شود. یعنی بار اول که اهدافتان را نوشتید از این موضوع بسیار احساس رضایت خواهید کرد اما بعد از چند روز همه چیز فراموش می شود. مسئله این است که نوشتن اهداف را فراموش نکنید. خود را به این موضوع عادت دهید. حتی اگر اهدافی که بار اول نوشتید را لازم شد با شکلی جدید و مطلوب بازنویسی کنید. برنامه ریزی مثل دارو نیست که تا آن را خوردید اثر کند. برنامه ریزی مثل آموختن یک رشته فنی است که با پیشرفت تجربه و دانش شما، مهارتتان در این موضوع افزایش پیدا می کند. از امروز تا پایان عمر طولانیتان شما درحال کشف راه های جدید برنامه ریزی خواهید بود. پس با یکبار عمل نکردن به برنامه ها نا امید نشوید و نوشتن اهداف را ادامه دهید.

اما چطور یک نقشه ذهنی برای اهدافمان ایجاد کنیم؟ ابتدا مطلب من درباره نقشه ذهنی و کاربردهای آن را مطالعه نمایید سپس نکات زیر را اجرا کنید:

۱٫       مسئله اول این است که در محلی قرار داشته باشید که در آن احساس آرامش می کنید. اتاقتان، دفتر کارتان، کافی شاپ، پارک و یا هرجای دیگر. بعضی ها هستند که در میان شلوغی تمرکز بهتری دارند. اگر از این دسته هستید خودتان را به یک نقطه شلوغ برسانید.

۲٫       نور، دمای هوای، میز و صندلی مناسب بسیار به شما کمک خواهند کرد. پس بهترین شرایط را برای خود ایجاد کنید. می توانید از یک موسیقی بسیار ملایم هم استفاده کنید. به آرامش شما بسیار کمک خواهد کرد.

۳٫       به موضوعات اصلی درباره خودتان فکر کنید. زندگی ما دارای یک بعد نیست. همه ما در طول زندگی خود ابعاد مختلفی را تجربه می کنیم. وقتی به این موضوع فکر می کنید سرفصل های اصلی را در نظر بگیرید. بعنوان مثال این موارد می توانند سرفصلهای اصلی باشند: فعالیتهای هنری، پیشرفت در کار، پیشرفت تحصیلی، خانواده و دوستان و …

۴٫       بعد از تعیین سرفصلهای اصلی هر کدام از این شاخه ها را گسترش دهید و دقیقا بنویسید که در هر شاخه به چه مواردی می خواهید دست پیدا کنید. ممکن است هرکدام از مواردی که می نویسید برای موارد دیگر لازم و ملزوم باشند. ایرادی ندارد موارد تکراری را زیر شاخه های مختلف بنویسید. اینطور متوجه خواهید شد که با یک تیر ممکن است چند نشان بزنید. شاخه ها را تا آنجا که ممکن است ادامه دهید تا به جزییات فعالیتها برسید. مثلا در سرفصل هنر علاقه شما موسیقی است. می خواهید ستار بزنید. برای نواختن ستار باید ساز بخرید. هفته ای یک روز در کلاس شرکت کنید و زمان تمرین آزاد کنید. برای موارد دیگر نیز هرآنچه لازم است بنویسید.

۵٫       بعد از تکمیل نقشه، برای هر سرفصل و موضوع یک جدول با چهار بخش ایجاد کنید. این چهار بخش باید شامل لیست تواناییها، نقاط ضعف، فرصتها و تهدیدها باشد. سپس خوب فکر کنید و این چهار بخش را پر کنید. چطور می توانید در کاری موفق شوید بدون اینکه از تواناییها و نقاط ضعف خود آگاه باشید و یا موقعیتها و تهدیدها را نشناسید. شما در حالت عادی هیچگاه چشم بسته از خیابان رد نمی شوید. این جدول برای برنامه ریزی رسیدن به اهداف، به شما کمک می کند. این نوع تحلیل را تحلیل SWOT که سرنام (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) است می نامند. جدول زیر یک نمونه از تحلیل SWOT است.

اکنون شما دارای یک نقشه کامل از اهدافتان هستنید. می توانید این نقشه را به هر شکل که دلتان می خواد دربیاورید و هرکجا که دوست دارید آن را قرار دهید. مکتوب کردن آنچه که می خواهید به همراه تحلیل SWOT برای اهداف مختلف به شما این امکان را می دهد تا با دانش کامل در مورد اهدافتان اقدام کنید. در بسیاری از موارد ما می دانیم چه می خواهیم اما نمی دانیم که چطور باید اقدام کنیم. تحلیل SWOT در تصمیم گیری و تعیین نقطه شروع به شما کمک بزرگی خواهد کرد.

از موارد مهم دیگر زمانبندی اهداف است. شما باید بدانید که به چه هدفی تا چه زمانی می خواهید دست پیدا کنید. باز گذاشتن اهداف معنی این جمله را می دهد: “حالا وقت هست انجامش می دم.” و شما هیچگاه کار مورد نظر را انجام نخواهید داد. اما باید این نکته را در نظر بگیرید که زمانبندی مشکل ترین کار این قسمت است. برای اینکه بتوانید زمانبندی کنید ابتدا زمان را برای سرفصلها و اهداف اصلی و با توجه به اولویت مد نظرتان تعیین کنید. این زمانبندی می تواند دستیابی به یک هدف تا مثلا پنج سال آینده باشد. سپس با توجه به تحلیل SWOT یک نقشه حرکتی و با در نظر گرفتن اولویت ایجاد کنید و هرکدام از کارهای مربوط به هدف اصلی را طوری زمانبندی کنید که مدتش از هدف اصلی بیشتر نشود. بدون شک این زمانبندی بهترین و دقیق ترین نخواهد بود و شما با پیشرفت کارها باید مدام آن را مرور و اصلاح نمایید.

برای انجام تمام این کارها می توانید از ابزارها و نرم افزارهای مختلف استفاده کنید. با اینکه کامپیوتر حرفه من است اما خودم در چنین مواردی با خودکار و کاغد و همان دفترم احساس راحتی بیشتری می کنم.

در صورتیکه می خواهید درباره Vision Board بیشتر بدانید مطلب چشم انداز زندگی، آینه اهداف را در سایت پورعلی.نت بخوانید.

۱٫      افزایش کارایی کاربران

افزایش کارایی کاربران یکی از اهداف بسیار مهم پیاده سازی شیرپوینت در سازمان می باشد. باید توجه داشته باشید که بهبود کارایی نتیجه سریع پیاده سازی شیرپوینت نیست بلکه باید با صرف زمان و آموزش کاربران آنها را در رسیدن به این هدف همراهی نمود. افزایش کارایی کاربران و آموزش آنها در چگونگی استفاده از قابلیتهای شیرپوینت بسته به اهداف شما دارد. بعنوان مثال ممکن است اهداف زیر برای شما اهمیت داشته باشد:

·         کاهش زمان جستجو  و کاوش اطلاعات با پیاده سازی راهکارهای مدیریت اسناد.

·         کاهش حجم فعالیت تیم پشتیبانی سازمان از طریق قرار دادن اطلاعات و دستورالعملهای مورد نیاز آنها در سایتهای شیرپوینت

·         متمرکز نمودن امکانات جستجو در شیرپوینت و جلوگیری از پراکندگی اطلاعاتی

·         استفاده از بلاگ و ویکی و ارائه راهکارهای مناسب برای ثبت دانش در سازمان

۲.      کاهش هزینه های پشتیبانی

با ایجاد ساختارهای مناسب اطلاعاتی در شیرپوینت شما می توانید امکان ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار دهید. قابلیتهای Versioning و Recycle Bin باعث می شود که کاربران برای بازیابی اطلاعات و اسناد مورد نیاز احتیاجی به مراجعه به تیم پشتیبانی نداشته باشند. با استفاده از قابلیتهای موجود در شیرپوینت شما می توانید امکاناتی را در اختیار کاربران قرار دهید که آنها بتوانند بصورت مستقل و تحت سیاستهای تعریف شده نیازهای خود را مرتفع نماید.

۳.      افزایش امکان ثبت و بازیابی دانش

افراد در هر سازمان اطلاعات زیادی درباره نحوه عملکرد کسب و کار و جزییات آن در اختیار دارند. این دانش در صورتیکه بتواند در اختیار دیگر افراد در سازمان قرار بگیرد می تواند به افزایش کیفین کار  و کاهش زمان امور کمک قابل توجهی نماید. در بحث مدیریت دانش جدای از موارد فرهنگی که باید در سازمان پیاده شود، ابزار نیز نقش مهمی در این مقوله بازی می کند. شیرپوینت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش می تواند دانش موجود در اختیار افراد را جمع آوری و برای استفاده دیگران قابل بازیابی نماید.

۴.      افزایش میزان رضایت کاربران

معمولا در سازمانها افراد متفاوت نیاز به اطلاعات متفاوت دارند. در اختیار گذاشتن همه اطلاعات برای همه کاربران آنها را  دچار سردرگمی می نماید. همچنین کاربران مجبور خواهند بود زمان زیادی را صرف یافتن اطلاعات مورد نظر خود نمایند. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات مناسب را در اختیار مخاطب مناسب قرار دهید و از این طریق به افزایش میزان رضایت کاربران کمک نمایید.

۵.      کاهش موانع ارتباطی بین واحدهای سازمانی

همه آگاه هستیم که مشکلات ارتباطی در سازمانها یکی از مسائل اصلی آنهاست. استفاده از پست الکترونیک یکی از راهکارهای رفع این مشکل است. شیرپوینت با اضافه نمودن قابلیتهای زیر می تواند به رفع این مشکل کمک نماید:

·         ایجاد پایگاه های دانش با استفاده از ویکی

·         انتشار اخبار و استفاده از سایتهای شخصی

·         انتشار مطالب کاری از طریق وبلاگها

·         در اختیار قرار دادن قابلیت RSS برای بخش های مختلف

·         وجود جستجوی قوی و نمایش منابع پربیننده توسط دایرکتوری سایتها

۶.      بهبود رابطه بین سازمان با شرکای تجاری  و مشتریان

حفظ ارتباط با مشتریان و در اختیار گرفتن امکانات مناسب برای حفظ روابط کاری با شرکای تجاری برای هر سازمان بسیار با اهمیت می باشد. شیرپوینت می تواند با در اختیار گذاشتن امکاناتی در این بخش به سازمان کمک نماید:

·         ایجاد سایتهای اینترنتی برای انتشار اخبار و مطالب مورد نظر

·         راهبری پروژه های سازمان با ایجاد فضاهای اختصاصی برای هر پروژه

·         استفاده از قابلیت سفارشی سازی که باعث می شود مشتریان احساس کنند آنها با ارزشترین مشتری می باشند

·         استفاده از Workflow برای پیاده سازی فرآیندهای بین سازمان، شرکا و مشتریان

۷.      کاهش ریسک برنامه نویسی

استفاده از شیرپوینت به شما امکان پیاده سازی مدل اولیه نرم افزار مورد نظر را حتی اگر محصول نهایی بر روی شیرپوینت پیاده سازی نشود، خواهد داد. استفاده از لیستها و کتابخانه های اسناد و عدم نیاز به طراحی بانک اطلاعاتی و پیاده سازی ماجولهای امنیتی و مدیریت کاربران سرعت انجام کار را در حد چشمگیری افزایش می دهد.

۸.      افزایش میزان بازگشت سرمایه ROI

بازگشت سرمایه یکی از معیارهای مهم برای سازمانها می باشد. با استفاده از شیرپوینت می توانید گزارشات موجود در بانکهای اطلاعاتی را در اختیار افراد قرار دهید. شیرپوینت می تواند به عنوان رابط کاربری ابزارهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرد و بستر مناسبی برای پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری گردد.

۹.      هماهنگی اهداف سازمان با خدمات فناوری اطلاعات

در سازمانهای امروزی خدمات فناوری اطلاعات بعنوان بستر لازم برای پیشبرد اهداف سازمان شناخته می شود. متخصصان فناوری اطلاعات می توانند با درک نیازهای کسب و کار و هماهنگی امکانات شیرپوینت با آن نیازهای فاصله بین خدمات فناوری اطلاعات و کسب و کار را کاهش دهند. 

بله درسته! در نهایت شما مدیر هستید و به عنوان یک مدیر وظایف زیادی به عهده شماست. احتمالا به عنوان یک مدیر تصور می کنید که یکی از وظایف شما حل مشکلات افراد تحت هدایتتان است. یک مدیر خوش برخورد که همیشه و بدون محدودیت پاسخگو است. یک مدیر مهربان که مشکلات افراد را درک می کند و خودش حاضر می شود مسئولیت کارها را به عهده بگیرد تا نفر مذکور بتواند برود و گرفتاریش را رفع و رجوع کند. اوه خدای من! نگیید که شما همچین کاری کردید. البته بین خودمون بمونه من این کار را کردم و باعث  شد از همه کارهایی که به عهده ام بود صرف نظر کنم یا زمان بیشتری را به کار با استرس زیاد اختصاص دهم و مسئولیتی که پذیرفته ام را به سرانجام برسانم.

احتمالا این اتفاق برای مدیرای IT بیشتر پیش میاد چراکه همونطور که در مطلب قبل توضیح دادم، این دسته از مدیران اغلب از توانایی فنی بالایی برخوردار هستند و اعضای تیم در مواجهه با مشکلات فنی مدام در اتاق مدیر را می زنند  و مدیر به سادگی از مدیر تبدیل خواهد شد به نیروی پشتیبان.

اما در چنین شرایطی چه کاری باید انجام داد؟  در اتاق را بست و به هیچ کس جواب نداد؟ باید طوری رفتار کرد که دیگران جرات سوال پرسیدن و برقراری ارتباط را نداشته باشند؟ البته مدیر خوب باید رابطه ای صمیمی با پرسنلش برقرار کند اما باز هم تاکید می کنم که این به معنی پذیرفتن مسئولیت کارهای افراد نیست.

مفهموم مدیریت میمون اولین بار در سال ۱۹۷۴ در دانشگاه هاروارد پایه ریزی شد. در آن سال ویلیام آنکن و دونالد واس در مقاله ای با نام: “چه کسی میمون دارد؟” سازمانی را شبیه سازی کردند که پرسنلش کارها و مشکلات (میمونها به مشکلات افراد در سازمان تشبیه شده اند) را به دوش مدیر می انداختند و بر مبنای آن اقدام به ارائه راه حلی کردند که مدیر بتواند خود را از این شرایط خلاص کند. مدیریت میمونها مفهومی ساده دارد:

در طول زمانی که به تو کمک می کنم مشکل تو مشکل من نخواهد بود. در آن لحظه که مشکل تو از آن من شود تو مشکلی نخواهی داشت. من نمی توانم به کسی که مشکلی ندارد کمک کنم. تو می توانی در زمانهای مشخص درباره مشکلت با من گفتگو کنی. آنگاه فکرهایمان را روی هم می گذاریم. قدم بعدی را مشخص و مسئولیت آن را تعیین می کنیم.

شش قانون زیر به شما کمک خواهد کرد تا میمونها را به خوبی مدیریت نمایید:

۱. میمونها یا باید تغذیعه شوند یا از سر راه کنار روند. هیچ کس از میمونهای گرسنه که مدام جیغ می کشند و همه جا را بهم می ریزند خوشش نمیاد. میمونها (مشکلات) باید در زمانهای مشخص تغذیه شوند (مسئله مطرح شده را باید در زمانهای مشخص پیگیری کرد) و اگر می  توان آنها را از سر راه برداشت (مشکل به سرعت حل می شود) دیگر نیازی به تغذیه مداوم نخواهد بود.

۲. زمان تغذیه بعدی هر میمون باید مشخص باشد. بعد از اولین جلسه مدیر باید زمانی دیگر را تعیین کند تا از شرایط مسئله مطلع گردد و اگر لازم است مجددا برای قدم بعدی برنامه ریزی کند.

۳. تعداد میمونها همیشه باید از ماکزیمم میمونی که مدیر می تواند تحمل کند کمتر باشد. این تعداد همیشه باید محدود باشد و بهتر است جلسات مربوطه ظرف ۱۵ دقیقه خاتمه یابد.

۴. تنها با قرار ملاقات قبلی باید به میمونها رسیدگی کرد. اینکه اجازه دهید افراد به راحتی مسائل را مطرح کنند شانس پریدن میمون از شانه آنها به شانه شما را افزایش خواهد داد. با این کار می توان افراد را در یافتن راه حل هدایت نمود و گزارش عملکرد آنها را دریافت کرد.

۵. قرار تغذیه میمونها می تواند تغییر کند اما هرگز نباید رها شود. ممکن است به هر دلیل لازم شود تا قرارهای قبلی جابجا شود اما هیچگاه میمون را به حال خود رها نکنید و همیشه ردش را دنبال کنید.

۶. به میمونها با کلمات نوشته شده غذا ندهید. استفاده از ایمیل یا نامه برای غذا دادن به میمونها باعث می شود تا آنها به شما پاسخ دهند و منتظر جواب بمانند و این به معنی افزایش حجم کار شما و در اختیار گرفتن میمون خواهد بود. همیشه بصورت حضوری یا تلفنی صحبت کنید. 

قبول دارم که ممکن است شرایطی پیش آید که نیاز به صرف زمان بیشتر یا حتی لازم به اقدامی عملی از طرف مدیر باشد . همیشه شرایط خاص وجود دارد و این دانش، تجربه و هنر مدیر خواهد بود که در شرایط خاص چگونه عکس العملی داشته باشد.

پی نوشت: در هر صورت کار کردن در هر نقش و رتبه ای بیتشر از اینکه کارکردن باشه یاد گرفتنه. همیشه باید تجربه کرد.