The Coach

قسمت اول: چرا شرکتها باید بلاگ داشته باشند؟

اینکه چه کسی بلاگ شرکت را بروز خواهد کرد مسئله مهمی است. بسته به اندازه شرکت این شرایط متفاوت خواهد بود.

۱- شرکتهای کوچک: در شرکتهای کوچک که به طور معمول، توسط یک یا دو نفر تاسیس می شود، صاحبان اصلی همان بلاگرهای شرکت هستند. این بلاگها بیشتر بصورت یک بلاگ شخصی معرفی می شود. از این طریق، خواننده با مدیر شرکت، عقاید شخصی و گاه درد و دلهایش آشنا می شود. همچنین بلاگهای شرکتهای کوچک می تواند بهترین نقطه برای اطلاع رسانی درباره محصولات و خدمات باشد.

۲- شرکتهای متوسط: در شرکتهای متوسط در صورت وجود دپارتمان روابط عمومی، معمولا این واحد است که بر روی موضوعهایی که باید نوشته شود تصمیم گیری می کند و سیاست گذاری می کند. اما در صورتیکه چنین واحدی وجود نداشته باشد، کماکان مدیران شرکت و چند نفری از پرسنل اقدام به نوشتن بلاگ می کنند. در این شرایط مدیران دیگاه های خود در مورد بازار و خدمات و محصولات را ارائه می کنند و پرسنل از تجربیات برخورد با مشتریان، تجربیات فنی و قابلیتهای محصولات و خدمات خواهند نوشت.

۳- شرکتهای بزرگ: در شرکتهای بزرگ، بلاگ سازمانی و مطالبش به اندازه انتشار خبر در روزنامه ها و دیگر رسانه ها اهمیت خواهد داشت. بنابراین باید گروهی مشخص بر اساس سیاستی مدون اقدام به انتشار مطالب کنند. در چنین شرکتهایی گستره فعالیت آنلاین فراتر از بلاگ سازمانی خواهد بود و به بلاگ بعنوان یک ابزار نگاه می شود. در چنین مجموعه هایی پست سازمانی با عنوان Community Manager ایجاد می شود که مسئولیت نظارت و برنامه ریزی فعالیتهای آنلاین شرکت زیر نظر این شخص انجام می شود. در شرکتهای بزرگ ممکن است مدیران هم بلاگ شخصی داشته باشند که چنین بلاگهایی دیدگاه های مدیریتی شرکت را منتقل می کند و بلاگ اصلی سازمان درباره محصولات و خدمات مطلب منتشر خواهد کرد. شرکتهای بزرگ ممکن است بیش از یک بلاگ داشته باشند.

اما درباره بلاگ سازمانی سیاست گذاری امری بسیار مهم و حیاتی است. با توجه به اینکه بلاگ می تواند در طول زمان مخاطبین زیادی را به خود جلب کند، انتشار یک مطلب نامناسب ممکن است به اعتبار شرکت لطمه بزند. بنابراین افراد باید موظف باشند تا طبق قوانین شرکت در بلاگ سازمانی مطلب منتشر نمایند.

پیشتر مطلبی با عنوان شرکتهای ایرانی و بلاگ سازمانی نوشته بودم و گفته بودم که به مقوله بلاگ سازمانی بیشتر خواهم پرداخت. این سری از مطالب به ارزشهای داشتن بلاگ سازمانی و نحوه مدیریت آن خواهد پرداخت. بدون هیچ توضیح اضافه دیگری مهمترین دلایل وجود یک بلاگ سازمانی را توضیح می دهم. این مجموعه دلایل شامل نظرات خودم به همراه نطراتی است که در دیگر بلاگها و سایتها یافته ام.

۱- وجود بلاگ یعنی ترافیک بیشتر: اگر بخواهید راجع به محصولات و خدمات مرتبط با شرکتتان در اینترنت تبلیغ کنید بدون شک ساخت یک بلاگ بهترین ابزار است. معمولا سایتهای شرکتها به جز قسمت اخبار، از صفحات با مطالب ثابت تشکیل شده اند. یک بلاگ بصورت یک سیستم مدیریت محتوا فعالیت نموده و با ورود مطالب و اضافه شدن کلمات کلیدی، دسته بندی ها و برچسبها باعث می شود تا مخاطب بیشتری از طریق موتورهای جستجو به بلاگ و در نهایت به سایت شرکت وارد شوند.

۲- بلاگ، شرکت شما را پیشرو نمایش می دهد: نوشتن در حوزه تخصصی فعالیت شرکت باعث می شود تا مجموعه شما به شکل یک شرکت فعال در حوزه تخصصی خود نمایش داده شود. مشتریان پیشین شما دوباره به شما اعتماد می کنند چرا که شما را پیشرو در زمینه کاری مربوط می یابند و مشتریان جدید اعتمادشان جلب می شود چرا که مطمئن می شوند گروهی فعال در شرکت وجود دارد که دانش شرکت را بروز نگه می دارد.

۳- بلاگ سازمانی جایگزین رسانه های سنتی: بدون شک یکی از دلایل اصلی وجود واحد روابط عمومی در سازمانها برقراری ارتباط با رسانه های مختلف است. ایجاد یک بلاگ بعنوان رسانه ای عمل خواهد کرد که با هزینه کمتر و در زمان کوتاه تر می تواند اتفاقات مربوط به شرکت را منتشر کند. چنین امکانی بخصوص برای شرکتهای کوچک و یا متوسط که ممکن است مجموعه کاملی بعنوان دپارتمان روابط عمومی در اختیار نداشته باشند می تواند مفید باشد.

۴- مشارکت مشتریان و مخاطبین: وقتی در بلاگ سازمانی مطلبی منتشر می کنید، خوانندگان و مشتریان را دعوت به نظر دهی می نمایید. از این روش می توانید استفاده کنید و عقاید افراد را درباره نحوه عملکرد شرکت، خدمات و محصولات بدست بیاورید و با ارائه پاسخ به آنها روابط بهتری برقرار کنید.

۵- شخصیت شرکت شما: وجود بلاگ سازمانی کمک می کند تا رابطه شرکت شما با مخاطبین خود از شکلی رسمی و قانونی به شکلی انسانی تبدیل شود. انتشار باورها، افکار و عقاید شرکت باعث می شود تا افراد هویت انسانی را در شرکت شما بازیابند و از این طریق روابط بهتری با شرکت برقرار کنند.

اگر موارد دیگری به ذهنتان می رسد اضافه کنید…

قصد منفی نویسی ندارم، اما واقعیت اینست که هنوز در بسیاری از سازمانهای ایرانی برای ایمیل بعنوان یکی از پایه ای ترین ابزارهای ارتباطی کاربردی تعریف نشده است و این در حالی است که ایمیل بعنوان یک سرویس پایه ای و زیر ساختی باید در مراحل اولیه تشکیل واحد فناوری اطلاعات راه اندازی گردد. این در حالیست که بسیاری از شرکتها در دیگر نقاط دنیا از مرحله کاربرد ایمیل در حال عبور هستند.

پیشنهاد می کنم قبل از خواندن ادامه این مطلب، مطلب آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش را مطالعه نمایید.

یکی از قابلیتهای مهمی که بعد از پیدایش تکنولوژی Web 2.0 در اختیار کاربران اینترنتی قرار گرفت، امکان نشر محتویات و مطالب بود. قابلیتی که بسیاری از وب سایتها را از حالت یکسویه و ایستا به شکلی پویا و مشارکتی تبدیل کرد. با بوجود آمدن چنین قابلیتی مسئله نشر دانش سرعت بالایی گرفت و این موضوع به درون سازمانها نیز کشیده شد. شکل گیری مفهوم Enterprise 2.0 که قبلا اینجا راجع بهش توضیح داده بودم، باعث شد تا کاربرد ثبت و نشر محتویات به درون سازمانها هم کشیده شود. گسترش استفاده از ویکی ها سازمانی و وبلاگهای سازمانی نمونه این نوع فعالیت هستند. اما سوال اینجاست که ایمیل دقیقا کجای سازمان قرار گرفته و چه عاملی باعث می شود که مسئله خداحافظی با ایمیل به بحث داغ در محافل IT مطرح شده است؟

با توجه به اینکه ایمیل بعنوان ابزاری اجتناب ناپذیر در زندگی افراد تبدیل شده، افراد علاقه بیشتری به استفاده از این ابزار در محیط کار خود نیز نشان دهند. این موضوع را نیز نمی توان انکار کرد که در سازمانهای امروزی افراد بعنوان موثرترین و باارزشترین داراییها شناخته می شوند که به تولید دانش و محتوا مشغول می باشند. در چنین شرایطی افرادی که تولید دانش می نمایند، از ایمیل بعنوان بستر انتقال دانش استفاده می کنند. مشخص است که اطلاعات جابجا شده در صندوق پستی هر شخص باقی می ماند و امکان دسترسی عمومی به این بخش فراهم نمی باشد. فرقی نمی کند که شخص از ایمیل سازمانی و یا از سرویسهای عمومی ایمیل استفاده کند، در هر صورت دسترسی محدود است و ممکن است بخشی از اسناد و مدارک و محتویات ارزشمند سازمان بصورت پراکنده در صندوقها باقی بماند.

اینجا مسئله بازیابی محتویات تولید شده نیز مطرح می شود که به دنبالش مفهوم جستجوی اطلاعات سازمانی مطرح می شود. در واقع در چنین شرایطی سازمان نیازمند پیاده سازی ابزاری است تا بتواند محتویات مختلف را برچسب گذاری کند و بر مبنای الگوهای مختلف بتواند آنها را بازیابی نماید. این نوع از داده ها در سازمان در سیستمهای عملیاتی (مالی، منابع انسانی و …) ثبت نمی شوند و بعنوان داده های بدون ساختار (Unstructured Data) شناخته می شوند.

برای چنین شرایطی سازمانها بدنبال استفاده از ابزارهایی هستند که بتوانند این نوع از داده در سازمانها را ثبت و قابل بازیابی نمایند و همچنین کاربران را از سیستم های جدا افتاده و جزیره ای به سمت سیستمها همکاری و مشارکتی سوق دهند. ابزارهایی مثل Google Wave و شیرپوینت ۲۰۱۰ بیشتر بر این موضوع تمرکز دارند و امکاناتی را در اختیار افراد و سازمانها قرار می دهند که بوسیله این امکانات افراد و سازمانها بتوانند با کیفیتی بالاتر فعالیت نمایند.

مشخص است که جایگزینی ایمیل بدلیل گره خوردن با زندگی روزمره افراد بسیار کار مشکلی است و باید توجه داشت که سادگی و آسانی استفاده از ایمیل را نمی توان به راحتی نادیده گرفت، اما پیش بینی می شود که سازمانها برای دستیابی به کیفیت بالاتری مدیریت محتویات و دانش به آرامی سیاستهای جایگزینی استفاده از ایمیل سازمانی را اتخاذ نمایند.

لطفا در نظر سنجی که در همین باره در سایت قرار داده شده است شرکت کنید.

این مطلب بخشی از مقاله ای است که برای ماهنامه سازمان بنادر و دریانوردی به مناسبت خاتمه یکی از بزرگترین پروژه های این سازمان نوشته ام. با توجه به ویژگیهای پروژه و گستردگی جغرافیایی اجرای پروژه در تمام بنادر، نیاز بود تا با استفاده از ابزارهای مناسب مجموعه ای حدود ۱۲۰ نفر را در یک محیط برای به اشتراک گذاری دانش جمع نمود. ابزار مورد استفاده برای این منظور شیرپوینت ۲۰۰۷ بوده است.

در این مطلب بیشتر به نقش ابزارهای همکاری تیمی و تاثیراتش بر سازمان پرداخته شده است.

۱- یک داستان کوتاه

یکی از دستیاران آلبرت انتیشتین در سال ۱۹۵۲ در دانشگاه پرینستون پس از برگزاری امتحانات پایان ترم سوال کرد: “استاد سوالاتی که شما امسال به دانشجویان دادید همانهایی بود که سال گذشته به دانشجویان ترم قبل ارائه کرده بودید! چطور ممکن است که سوالات تکراری را به دانشجویان بدهید، در حالی که علم نسبت به سال گذشته تغییر کرده؟”

انیشتین احتمالا پیپش را جابجا کرده و نگاهی به دستیارش انداخته وبعد این پاسخ را داده: ” درسته! علم تغییر کرده اما سوالات همان سوالها هستند. این جوابها هستند که تغییر می کنند.”

اگر به شرایط کسب و کار و نیازهای سازمانها در مقاطع مختلف نگاهی بیاندازیم متوجه می شویم که در تمام دوران مختلف، سازمانها با مسائل مشابه ای روبرو بوده اند که با توجه به پیشرفتهای تکنولوژی جوابهای متفاوتی به آن نیازها ارائه شده است. استفاده از نرم افزارها و کامپیوترها و درنگاهی کلان خدمات فناوری اطلاعات خود به مثابه پاسخی است به نیازهای همیشگی سازمانها.

۲- سازمانهای گسترده و مسئله ارتباطات

در بسیاری از سازمانهایی که گستردگی جغرافیایی داشته اند، ارتباطات یا به تعبیری بستر انتقال اطلاعات به یک مطئله همیشگی تبدیل شده است. در سالهای گذشته بحث برقراری ارتباطات زیر ساختی (وجود شبکه یکپارچه) از دغدغه های مدیران بوده است. اما اکنون با تثبیت کم و بیش ارتباطات زیر ساختی در ابعاد جغرافیایی مختلف، سازمانها به موضوع نحوه برقراری ارتباط بین افراد رسیده اند. با توجه به تغییر ماهیت تقاضا از سوی مشتریان و مخاطبان سازمانها به سمت تعریف پروژه هایی می روند که به سرانجام رساندن آنها نیاز به فعالیت افراد با تخصصها و تجربیات متفاوت خواهد داشت. این موضوع تعریف کلاسیک سازمان بر اساس ساختار سازمانی را تا حدودی به چالش می کشد چرا که با تعریف یک پروژه جدید نیاز است تا افراد در غالب یک واحد سازمانی جدید و یا بهتر است بگوییم در غالب یک تیم با هم برای رسیدن به هدف فعالیت نمایند. با ایجاد چنین شرایطی در سازمان لازم است تا با استفاده از راه حلهایی که عموما بر مبنای تکنولوژی های فناوری اطلاعات بنا می شود، امکاناتی در اختیار افراد قرار گیرد تا به شکلی موثر و فرای محدودیتهای جغرافیایی و همچنین محدودیتهای قوانینی، امکان تعامل با یکدیگر را داشته باشند. در این مرحله نیاز به استفاده از ابزارهای همکاری تیمی در سازمان بیش از پیش احساس خواهد شد.

۳- ابزارهای همکاری تیمی

ابزارهای همکاری تیمی شامل مجموعه خدمات نرم افزاری است که سازمان از پیاده سازی آنها به اهداف زیر دست پیدا خواهد کرد:

مدیریت دانش: مدیریت دانش در نگاهی ساده به معنی ایجاد رویه های ثبت، ذخیره سازی و بازیابی دانش تولیدی در سازمان می باشد. شاید این موضوع مهمترین هدف مدیران در سازمان باشد که بتوانند بعنوان مثال تجربیات ایجاد شده در یک پروژه را به نوعی ذخیره نمایند تا در فعالیتهای مشابه مجبور به انجام دوباره کاریها نشوند.

تسهیل ارتباطات: ارتباطات در سازمان معمولا از ضوابط مشخصی پیروی می کند که رعایت این ضوابط گاه وقتگیر می باشد. ماهیت پروژه ها و سرعت عمل مورد نیاز در آنها در بسیاری اوقات با چنین شرایطی در تضاد است پس نیاز به امکاناتی است که علاوه بر ثبت وقایع و ردپای افراد بتوان فرای قوانین محدود کننده اداری و جغرافیایی، اقدامات مورد نظر را پیش برد.

اهداف مشترک: ابزارهای همکاری تیمی اجازه می دهند تا افراد از اهداف مطلع شده و فعالیتهای خود را در جهت نیل به اهداف برنامه ریزی نمایند.

اطلاع رسانی: اطلاع رسانی نیز بعنوان یکی از عوامل حیاتی در تیمها مطرح می شود. بدین معنی که افراد از پیشرفت فعالیتها، تغییرات و وقایع مطلع شده و می توانند به برنامه ریزی موثری برای ادامه کار دست پیدا نمیاند.

مدیریت منابع: مدیریت منابع برای تیم چه از دیدگاه منابع انسانی و چه از دیدگاه مستندات و دیگر موارد بخصوص در تیمهایی که گستردگی جغرافیایی دارند بسیار حائز اهمیت است. یکپارچگی در مستندات تولیدی، کنترل نسخ و دسترسیها، شناخت از افراد فعال در تیم در نقاط مختلف و شناخت تخصصها می تواند نمونه هایی از کاربردهای ابزارهای همکاری تیمی در مدیریت موثر منابع باشد.

اگر بخواهم به تاریخچه مایکروبلاگینگ بپردازیم، ابتدا این موضوع توسط فیس بوک در مارچ ۲۰۰۶ با ایجاد قابلیت Status Update مطرح شد و در جولای همان سال Twitter بعنوان اولین سرویس مایکروبلاگینگ دنیا شروع به فعالیت کرد. مایکروبلاگینگ در ابتدا بعنوان Life Streaming یا شرح وقایع روزانه بصورت کوتاه مورد استفاده قرار می گرفت اما کم کم با مطرح شدن مباحث Web 2.0 و Enterprise 2.0 از حدود یکسال پیش، استفاده از مایکروبلاگینگ به سازمانها هم وارد شده تا بتواند باعث همکاری نزدیک تر بین افراد تیمها در سازمان شود. قبل تر درباره ابزار Yammer نوشته بودم که می توانید اینجا بخوانید.

اما نکاتی که می خواهم مطرح کنم ایده های خودم است که از نتیجه کار با ابزار شیرپوینت و نیازمندی سازمانها در استفاده از ابزارهای همکاری تیمی بدست آورده ام. به نظرم به پنج دلیل زیر مایکروبلاگینگ می تواند آینده همکاری تیمی در سازمانها را دستخوش تغییر کند:

۱ – مایکروبلاگینگ بجای گزارشات روزانه: شاید خیلی از شماها نیز با من هم عقیده باشید که در انجام امور کاری روزانه نوشتن گزارش کار سخت ترین قسمت باشد. نوشتن گزارشات رسمی یا پر کردن قالبهای از پیش تعریف شده گزارشات یا تایم شیتهای پیچیده همیشه افراد را سردرگم می کند و بعنوان یک کار خسته کننده شناخته می شود. مایکروبلاگینگ باعث می شود تا افراد بتوانند فعالیتهای روزانه خود را به شکلی غیر رسمی و با جملاتی که بیشتر با آنها احساس راحتی می کنند ثبت نمایند. مایکروبلاگینگ می تواند یک جایگزین برای گزارشات روزانه باشد.

۲- مایکروبلاگینگ بجای انجمنها و چت: مایکروبلاگینگ را می توان بعنوان نسل بعدی انجمنهای سوال و جواب دانست. با توجه به سادگی مطرح کردن سوالات و ایده ها، مایکروبلاگینگ می تواند بعنوان یک انجمن سوال و جواب همزمان کار کند. بدلیل محدودیت استفاده از کلمات در مایکروبلاگینگ این امکان مانند چت نخواهد بود و تمرکز کاربران را با بکاربردن جملات غیرمرتبط از بین نخواهد برد.

۳- مایکروبلاگینگ و جستجوی سازمانی: ابزارهایی مانند شیرپوینت و یا پورتالهای درون سازمانی عموما دارای قابلیت جستجو در اطلاعات و منابع مختلف در سازمان را دارا می باشند. گسترش قابلیت جستجو در سیستم مایکروبلاگینگ می تواند این بستر را بعنوان یک محیط ذخیره دانش مطرح نماید. امکان تخصیص برچسب به موضوعات مطرح شده می تواند نمایانگر موضوعات داغ در سازمان باشد.

۴- مایرکوبلاگینک و مدیریت فعالیتها: ممکنه این سوال برای شما مطرح بشه که من از ابزارهای مدیریت فعالیتها استفاده می کنم چه دلیلی داره که درباره فعالیتم از مایکروبلاگینگ استفاده کنم؟ وجود این دو موضوع هیچ منافاتی با هم ندارند و می توانند تکمیل کننده یکدیگر باشند. همانطور که در مورد اول ذکر کردم مایکروبلاگینگ می تواند تبدیل به بستر گزارشات سازمانی شود. نوشتن ایده ها و فعالیتها در لحظه باعث می شود تا بتوان ایده های دیگران را نیز جذب کرد و از عقاید آنها در خصوص کاری که انجام می شود بهره مند شد. در متدولوژی های مدیریت پروژه مثل PRINCE2 و یا راه کارهای PMBOK، قالبهای مستنداتی برای ثبت تجربیات پروژه وجود دارد. تجربیات پروژه معمولا بعد از خاتمه یک فاز یا تحویل یک محصول ثبت می گردند. حال تصور کنید یک ابزار با نام مایکروبلاگینگ در لحظه تولد یک تجربه امکان ثبت آن را می دهد.

۵- مایکروبلاگینگ و قوانین سازمانی: مثل استفاده از دیگر تکنولوژیها سیاست گذاری و وضع قوانین برای استفاده از مایکروبلاگینگ یک الزام می باشد. مایکروبلاگینک باعث نزدیکی افراد به یکدیگر می شود که این به معنی تاثیر پذیری بیشتر افراد از یکدیگر نیز می باشد. مطرح کردن احساسات و مسائل شخصی می تواند یک تهدید برای مایکروبلاگینگ  و در نهایت برای سازمان به حساب آید. همچنین منتشر کردن مباحث سری و یا انتقادهای مستقیم می تواند نتیجه های منفی در بر داشته باشد.

مطالب مرتبط:

یک تصویر از تاریخچه مایکروبلاگینگ

بلاگ Geek & Poke با کارتونهای گیکی

توییتر یا قاتل بلاگ

 

۱٫      افزایش کارایی کاربران

افزایش کارایی کاربران یکی از اهداف بسیار مهم پیاده سازی شیرپوینت در سازمان می باشد. باید توجه داشته باشید که بهبود کارایی نتیجه سریع پیاده سازی شیرپوینت نیست بلکه باید با صرف زمان و آموزش کاربران آنها را در رسیدن به این هدف همراهی نمود. افزایش کارایی کاربران و آموزش آنها در چگونگی استفاده از قابلیتهای شیرپوینت بسته به اهداف شما دارد. بعنوان مثال ممکن است اهداف زیر برای شما اهمیت داشته باشد:

·         کاهش زمان جستجو  و کاوش اطلاعات با پیاده سازی راهکارهای مدیریت اسناد.

·         کاهش حجم فعالیت تیم پشتیبانی سازمان از طریق قرار دادن اطلاعات و دستورالعملهای مورد نیاز آنها در سایتهای شیرپوینت

·         متمرکز نمودن امکانات جستجو در شیرپوینت و جلوگیری از پراکندگی اطلاعاتی

·         استفاده از بلاگ و ویکی و ارائه راهکارهای مناسب برای ثبت دانش در سازمان

۲.      کاهش هزینه های پشتیبانی

با ایجاد ساختارهای مناسب اطلاعاتی در شیرپوینت شما می توانید امکان ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار دهید. قابلیتهای Versioning و Recycle Bin باعث می شود که کاربران برای بازیابی اطلاعات و اسناد مورد نیاز احتیاجی به مراجعه به تیم پشتیبانی نداشته باشند. با استفاده از قابلیتهای موجود در شیرپوینت شما می توانید امکاناتی را در اختیار کاربران قرار دهید که آنها بتوانند بصورت مستقل و تحت سیاستهای تعریف شده نیازهای خود را مرتفع نماید.

۳.      افزایش امکان ثبت و بازیابی دانش

افراد در هر سازمان اطلاعات زیادی درباره نحوه عملکرد کسب و کار و جزییات آن در اختیار دارند. این دانش در صورتیکه بتواند در اختیار دیگر افراد در سازمان قرار بگیرد می تواند به افزایش کیفین کار  و کاهش زمان امور کمک قابل توجهی نماید. در بحث مدیریت دانش جدای از موارد فرهنگی که باید در سازمان پیاده شود، ابزار نیز نقش مهمی در این مقوله بازی می کند. شیرپوینت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش می تواند دانش موجود در اختیار افراد را جمع آوری و برای استفاده دیگران قابل بازیابی نماید.

۴.      افزایش میزان رضایت کاربران

معمولا در سازمانها افراد متفاوت نیاز به اطلاعات متفاوت دارند. در اختیار گذاشتن همه اطلاعات برای همه کاربران آنها را  دچار سردرگمی می نماید. همچنین کاربران مجبور خواهند بود زمان زیادی را صرف یافتن اطلاعات مورد نظر خود نمایند. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات مناسب را در اختیار مخاطب مناسب قرار دهید و از این طریق به افزایش میزان رضایت کاربران کمک نمایید.

۵.      کاهش موانع ارتباطی بین واحدهای سازمانی

همه آگاه هستیم که مشکلات ارتباطی در سازمانها یکی از مسائل اصلی آنهاست. استفاده از پست الکترونیک یکی از راهکارهای رفع این مشکل است. شیرپوینت با اضافه نمودن قابلیتهای زیر می تواند به رفع این مشکل کمک نماید:

·         ایجاد پایگاه های دانش با استفاده از ویکی

·         انتشار اخبار و استفاده از سایتهای شخصی

·         انتشار مطالب کاری از طریق وبلاگها

·         در اختیار قرار دادن قابلیت RSS برای بخش های مختلف

·         وجود جستجوی قوی و نمایش منابع پربیننده توسط دایرکتوری سایتها

۶.      بهبود رابطه بین سازمان با شرکای تجاری  و مشتریان

حفظ ارتباط با مشتریان و در اختیار گرفتن امکانات مناسب برای حفظ روابط کاری با شرکای تجاری برای هر سازمان بسیار با اهمیت می باشد. شیرپوینت می تواند با در اختیار گذاشتن امکاناتی در این بخش به سازمان کمک نماید:

·         ایجاد سایتهای اینترنتی برای انتشار اخبار و مطالب مورد نظر

·         راهبری پروژه های سازمان با ایجاد فضاهای اختصاصی برای هر پروژه

·         استفاده از قابلیت سفارشی سازی که باعث می شود مشتریان احساس کنند آنها با ارزشترین مشتری می باشند

·         استفاده از Workflow برای پیاده سازی فرآیندهای بین سازمان، شرکا و مشتریان

۷.      کاهش ریسک برنامه نویسی

استفاده از شیرپوینت به شما امکان پیاده سازی مدل اولیه نرم افزار مورد نظر را حتی اگر محصول نهایی بر روی شیرپوینت پیاده سازی نشود، خواهد داد. استفاده از لیستها و کتابخانه های اسناد و عدم نیاز به طراحی بانک اطلاعاتی و پیاده سازی ماجولهای امنیتی و مدیریت کاربران سرعت انجام کار را در حد چشمگیری افزایش می دهد.

۸.      افزایش میزان بازگشت سرمایه ROI

بازگشت سرمایه یکی از معیارهای مهم برای سازمانها می باشد. با استفاده از شیرپوینت می توانید گزارشات موجود در بانکهای اطلاعاتی را در اختیار افراد قرار دهید. شیرپوینت می تواند به عنوان رابط کاربری ابزارهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرد و بستر مناسبی برای پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری گردد.

۹.      هماهنگی اهداف سازمان با خدمات فناوری اطلاعات

در سازمانهای امروزی خدمات فناوری اطلاعات بعنوان بستر لازم برای پیشبرد اهداف سازمان شناخته می شود. متخصصان فناوری اطلاعات می توانند با درک نیازهای کسب و کار و هماهنگی امکانات شیرپوینت با آن نیازهای فاصله بین خدمات فناوری اطلاعات و کسب و کار را کاهش دهند. 

در بسیاری از موارد به پروژه هایی برخورد کرده ام که مفهوم معماری و طبقه بندی اطلاعات در آن نادیده گرفته می شود. مشتریان در پاسخ به این سوال که چه انتظاراتی از پورتال داخلی خود دارند، بیشتر از ظاهر و اینترفیس جذاب صحبت می کنند. اما به واقع پاسخ این سوال چیست؟ اگر شما جزء دسته مذکور از کاربران هستید، پیشنهاد می کنم یک نرم افزار Open Source که دارای ماجولها و Themeهای مختلف از پیش تعریف شده است را انتخاب نمایید و به کار خود ادامه دهید.

اما حقیقت امر اینجاست که در سازمانها، اطلاعات باید در دسته بندی های مشخص در دسترسی کاربران قرار گیرند. ابزار Sharepoint امکانات قابل توجهی در این خصوص در اختیار معماران اطلاعات قرار می دهد.

طراحی موفق یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر Sharepoint – سیستمی که به سرعت با شرایط سازمان تطبیق پیدا کند- بر مبنای سازماندهی و طبقه بندی اطلاعات و نحوه دسترسی کاربران به آنها شکل می گیرد. بعنوان مثال نحوه طبقه بندی اطلاعات می تواند بر مبنای ساختار سازمانی یا بر مبنای نوع محصولات تولیدی باشد. خوشبختانه Sharepoint این امکان را می دهد تا شما بتوانید ساختارهای مختلف را طراحی مد نظر قرار دهید.

این بخش به شما کمک می کند تا با انواع Taxonomy آشنا شوید و از این مفاهیم در طراحی سایتها بطور کلی و در طراحی سایتهای Sharepoint بصورت اختصاصی استفاده نمایید.

Taxonomy چیست؟

شاید قبل از اینکه با کلمه Taxonomy در مباحث IT آشنا شوید کاربرد این کلمه را در علم زیست شناسی دیده باشید وقتیکه با یک سر بریده و خشک شده گوزن با شاخهای بزرگ که به دیوار چسبیده مواجه می شوید. اما در حوزه IT مفهوم Taxonomy به علم معماری و طبقه بندی محتوا و داده های پایه در دسته های منطقی گفته می شود بطوریکه کاربران در برخورد با این ساختار به راحتی به اطلاعات مورد نظر دست پیدا کنند.

فرمول Taxonomy را می توان به شکل زیر نوشت:

معماری + ابزار + کارایی = Taxonomy

بطور کلی چهار مدل Taxonomy وجود دارد:

• مسطح (Flat)
• سلسله مراتبی (Hierarchical)
• شبکه ای (Networked)
• مفصلی (Faceted)

توجه داشته باشید که اشتباه در انتخاب نوع Taxonomy باعث شکست شما در کارتان خواهد شد.

تکسونومی مسطح

در صورتیکه مجموعه آیتمهای مورد نیاز ما در معماری اطلاعات از عدد ۳۰ بالاتر نمی رود از این نوع تکسونومی استفاده خواهیم کرد. تکسونومی مسطح لیستی ساده از اقلام اطلاعاتی است.

خصوصیات تکسونومی مسطح

• محتویات در دسته های مشخص طبقه بندی می شوند.
• هیچ سلسله مراتب و ارتباطی بین دسته های تعریف شده وجود ندارد.

 

نمونه تکسونومی مسطح را می توان در سایتهای فروش الکترونیک بخوبی مشاهده کرد. در این سایتها دسته بندی های مشخصی از کالاها را در لیستی افقی از فروشگاه ها می توان دید.

کاربرد تکسونومی مسطح در Sharepoint در لیستها یا کتابخانه های اسناد (Document Libraries) است که تعداد زیادی آیتم در خود جای داده اند. برای یافتن اطلاعات مشخص می توان از امکانات Filtering در لیستها و همچنین Filter Web part و Viewها استفاده نمود.

 

تکسونومی سلسله مراتبی

تکسونومی سلسله مراتبی دارای ساختاری درختی است که شامل لینکها و اتصالات می باشد. در این مدل، مفاهیم بر اساس معانی خود به یکدیگر متصل می گردند. در این حالت این معانی هستند که ارتباط سلسله مراتبی را بر اساس جهت حرکت مشخص می نمایند. بعنوان مثال یخچال-> نوشیدنی -> آبمیوه -> آب پرتغال. ارتباط بین یخچال و نوشیدنی به معنی نوشیدنی است که در یخچال قرار دارد. تکسونومی سلسله مراتبی به معنی اعمال محدودیت است. یعنی در این مدل هر نود می تواند تنها یک منشاء (Parent) داشته باشد.

 

خصوصیات سلسله مراتبی

• سازماندهی محتوا حداقل در دو مرحله
• سلسله مراتب بصورت دوطرفه قابل دسترس می باشند
• هر مسیر حرکت معنی منحصر بفرد دارد
• حرکت به سمت منبع سلسله مراتب به معنی گسترش دسته بندی یا مفهوم است
• حرکت به سمت انتهای سلسله مراتب به معنی محدود نمودن دسته بندی یا مفهوم است

نمونه تکسونومی سلسله مراتبی وب سایتی است که دایرکتوری از موضوعات را در دسته بندی های بهم پیوسته ایجاد کرده است. در Sharepoint این نوع دسته بندی را در Site Collection های مختلف که بر اساس ساختار سازمانی ساخته می شوند می توان دید. در Sharepoint می توان سلسله مراتب را در سطوح مختلف پیاده نمود. سلسله مراتب دسترسی اطلاعات می توانند از سطح Site Collection ها ایجاد و تا صفحات و لیستها پایین بیایند.

در این مدل باید در نظر داشت که هر نود(node) باید دارای اطلاعات باشد و نودهای خالی برای کاربر بی معنی خواهد بود، بعلاوه هر نود باید یک دلیل موجه برای وجود در این ساختار داشته باشد. هر نود باید ارتباط مشخص با منبع و زیرمجموعه های خود داشته باشد.

در نظر داشته باشید که در پیاده سازی این مدل بهتر است بیش از چهار مرحله در سلسله مراتب پایین نروید.

 

تکسونومی شبکه ای

تکسونومی شبکه ای بطور نسبی دارای معماری نامشخصی است. در این مدل هر نود می تواند چند منبع و چند زیر مجموعه داشته باشد. به هر نود می توان از نودهای مختلف لینک برقرار کرد. هر لینک دارای وزن مشخصی است که نسبت ارتباط آن نود به نود دیگر را مشخص می کند.

 

خصوصیات تکسونومی شبکه ای

• محتویات به دو صورت سلسله مراتبی و ارتباط نظیر به نظیر طبقه بندی می شوند.
• تلفیق معماری ستاره ای و سلسله مراتبی
• هر دو نود در این مدل می توانند به هم لینک شوند.
• طبقه بندی ها و محتویات بر اساس وجوه اشتراک به یکدیگر لینک می شوند
• لینکها معنی کامل تری نسبت به آنچه در مدل سلسله مراتبی تعریف شد خواهند داشت.

در Sharepoint 2007 می توان برای کلمات قابل جستجو در سلسله مراتب مختلف مترادفهای متفاوت تعریف نمود و از این طریق نتایج جستجو را بهبود بخشید.

 

تکسونومی مفصلی

تکسونومی مفصلی مشابه یک گیاه است که که هر برگ آن به ساقه متصل شده است. در این مدل هر مفصل باید دلیلی مشخص برای وجود داشته باشد و هر جزء، باید رابطه مشخص و واضحی با منبع داشته باشد. بیشتر تکسونومی های مفصلی بر اساس جدولی از اطلاعات ساخته می شوند.

خصوصیات تکسونومی مفصلی

• هر مفصل می تواند توسط مقادیر یا ویژگیهای (Properties) مختلف توضیح داده شود
• هر مفصل می تواند جنبه های مختلف از یک موضوع را آشکار کند
• محتویات هر کدام از مقادیر یا ویژگیهای می تواند با دیگر مدلهای تکسونومی در ارتباط باشد
• معنی ساختار اصلی از مجموعه دسته بندی ها و موضوعات اصلی شکل می گیرد

بعنوان مثال Metadata می تواند نمونه ای از مفصل در تکسونومی مفصلی باشد. اطلاعات زیر می تواند بعنوان Metadata برای یک Object اطلاعاتی باشد:

• ایجاد کننده
• عنوان
• زبان
• تاریخ انتشار
• کلمات کلیدی
• موضوع
• سطح دسترسی

در Sharepoint هر گاه برای یک آیتم Metadata تعریف می کنیم از این مدل تکسونومی استفاده می نماییم. استفاده از Propertyهای مستندات Office بعنوان فیلدهای اطلاعاتی در Sharepoint نمونه استفاده از تکسونومی مفصلی است.

 

توصیه هایی برای پیاده سازی تکسونومی

ساخت تکسونومی عملیاتی سخت و فراتر از دانش تئوری است. متخصصان این امر پیشنهاد می کنند که این کار با آگاهی کامل نسبت به ساختار اطلاعاتی و نحوه طبقه بندی آن انجام پذیرد. برای طراحی تکسونومیبه موارد زیر دقت کنید:

• کاربران نیاز به انتخاب بیشتر دارند تا یک سیستم کامل و جامع
• کیفیت Metadata نمایانگر کیفیت تکسونومی خواهد بود، پس در نظر داشته باشید که از Metadata مناسب استفاده نمایید
• قابلیت گسترش به معنی امکان افزایش کیفیت Metadata برای تکسونومی میلیونها Object اطلاعاتی است
• ب
• ب
• در پیاده سازی تکسونومی برای سیستمهای بزرگ موارد زیر را باید در نظر داشت:
  • معماری عملیاتی (معماری که قابل اجرا باشد)
  • انواع محتوا و محل فیزیکی آنها
  • نیازمندیهای فنی (امکانات ابزاری که Taxonomy در آن پیاده می شود و تطابق آن با انواع Taxonomy)
  • زیبایی شناسی رابط کاربر

 

ابزارهای پیاده سازی تکسونومی

بدون شک پیاده سازی موفق تکسونومی رابطه مستقیم با متدولوژی مورد استفاده خواهد داشت. برای جلوگیری از بروز اشتباه در شناسایی ساختار وب سایتی که طراحی می کنید بهتر است از متدولوژیهای شناخته شده استفاده نمایید. دو نمونه کاربردی از این متدولوژی ها UML و Card Sorting می باشند.

برای آشنایی بیشتر به سایتهای زیر مراجعه کنید:

http://www.boxesandarrows.com/view/developing_and_creatively_leveraging_hierarchical_metadata_and_taxonomy

http://www.ontopia.net/topicmaps/materials/tm-vs-thesauri.html

http://www.boxesandarrows.com/view/card_sorting_a_definitive_guide

http://www.uml.org/

 

جمع بندی

در این بخش با انواع تکسونومی و نحوه کارکرد آنها آشنا شدیم. همچنین پیش زمینه های درباره نحوه استفاده انواه تکسونومی در Sharepoint معرفی شد. در بخش دوم این مقاله ( بخش سوم مقالات مدیریت دانش) بیشتر بر کاربرد تکسونومی در Sharepoint تمرکز خواهم کرد.

 

پی نوشت: تکسونومی مفصلی برگردان Faceted Taxonomy است. اگر پیشنهاد بهتری برای ترجمه دارید حتما در میان بگذارید.

منابع: Microsoft Office Sharepoint 2007 Administrator’s Campanion

Wikipedia

http://www.boxesandarrows.com