The Coach

قسمت اول: چرا شرکتها باید بلاگ داشته باشند؟

اینکه چه کسی بلاگ شرکت را بروز خواهد کرد مسئله مهمی است. بسته به اندازه شرکت این شرایط متفاوت خواهد بود.

۱- شرکتهای کوچک: در شرکتهای کوچک که به طور معمول، توسط یک یا دو نفر تاسیس می شود، صاحبان اصلی همان بلاگرهای شرکت هستند. این بلاگها بیشتر بصورت یک بلاگ شخصی معرفی می شود. از این طریق، خواننده با مدیر شرکت، عقاید شخصی و گاه درد و دلهایش آشنا می شود. همچنین بلاگهای شرکتهای کوچک می تواند بهترین نقطه برای اطلاع رسانی درباره محصولات و خدمات باشد.

۲- شرکتهای متوسط: در شرکتهای متوسط در صورت وجود دپارتمان روابط عمومی، معمولا این واحد است که بر روی موضوعهایی که باید نوشته شود تصمیم گیری می کند و سیاست گذاری می کند. اما در صورتیکه چنین واحدی وجود نداشته باشد، کماکان مدیران شرکت و چند نفری از پرسنل اقدام به نوشتن بلاگ می کنند. در این شرایط مدیران دیگاه های خود در مورد بازار و خدمات و محصولات را ارائه می کنند و پرسنل از تجربیات برخورد با مشتریان، تجربیات فنی و قابلیتهای محصولات و خدمات خواهند نوشت.

۳- شرکتهای بزرگ: در شرکتهای بزرگ، بلاگ سازمانی و مطالبش به اندازه انتشار خبر در روزنامه ها و دیگر رسانه ها اهمیت خواهد داشت. بنابراین باید گروهی مشخص بر اساس سیاستی مدون اقدام به انتشار مطالب کنند. در چنین شرکتهایی گستره فعالیت آنلاین فراتر از بلاگ سازمانی خواهد بود و به بلاگ بعنوان یک ابزار نگاه می شود. در چنین مجموعه هایی پست سازمانی با عنوان Community Manager ایجاد می شود که مسئولیت نظارت و برنامه ریزی فعالیتهای آنلاین شرکت زیر نظر این شخص انجام می شود. در شرکتهای بزرگ ممکن است مدیران هم بلاگ شخصی داشته باشند که چنین بلاگهایی دیدگاه های مدیریتی شرکت را منتقل می کند و بلاگ اصلی سازمان درباره محصولات و خدمات مطلب منتشر خواهد کرد. شرکتهای بزرگ ممکن است بیش از یک بلاگ داشته باشند.

اما درباره بلاگ سازمانی سیاست گذاری امری بسیار مهم و حیاتی است. با توجه به اینکه بلاگ می تواند در طول زمان مخاطبین زیادی را به خود جلب کند، انتشار یک مطلب نامناسب ممکن است به اعتبار شرکت لطمه بزند. بنابراین افراد باید موظف باشند تا طبق قوانین شرکت در بلاگ سازمانی مطلب منتشر نمایند.

بلاگ سازمانی

پیشتر مطلبی با عنوان شرکتهای ایرانی و بلاگ سازمانی نوشته بودم و گفته بودم که به مقوله بلاگ سازمانی بیشتر خواهم پرداخت. این سری از مطالب به ارزشهای داشتن بلاگ سازمانی و نحوه مدیریت آن خواهد پرداخت. بدون هیچ توضیح اضافه دیگری مهمترین دلایل وجود یک بلاگ سازمانی را توضیح می دهم. این مجموعه دلایل شامل نظرات خودم به همراه نطراتی است که در دیگر بلاگها و سایتها یافته ام.

۱- وجود بلاگ یعنی ترافیک بیشتر: اگر بخواهید راجع به محصولات و خدمات مرتبط با شرکتتان در اینترنت تبلیغ کنید بدون شک ساخت یک بلاگ بهترین ابزار است. معمولا سایتهای شرکتها به جز قسمت اخبار، از صفحات با مطالب ثابت تشکیل شده اند. یک بلاگ بصورت یک سیستم مدیریت محتوا فعالیت نموده و با ورود مطالب و اضافه شدن کلمات کلیدی، دسته بندی ها و برچسبها باعث می شود تا مخاطب بیشتری از طریق موتورهای جستجو به بلاگ و در نهایت به سایت شرکت وارد شوند.

۲- بلاگ، شرکت شما را پیشرو نمایش می دهد: نوشتن در حوزه تخصصی فعالیت شرکت باعث می شود تا مجموعه شما به شکل یک شرکت فعال در حوزه تخصصی خود نمایش داده شود. مشتریان پیشین شما دوباره به شما اعتماد می کنند چرا که شما را پیشرو در زمینه کاری مربوط می یابند و مشتریان جدید اعتمادشان جلب می شود چرا که مطمئن می شوند گروهی فعال در شرکت وجود دارد که دانش شرکت را بروز نگه می دارد.

۳- بلاگ سازمانی جایگزین رسانه های سنتی: بدون شک یکی از دلایل اصلی وجود واحد روابط عمومی در سازمانها برقراری ارتباط با رسانه های مختلف است. ایجاد یک بلاگ بعنوان رسانه ای عمل خواهد کرد که با هزینه کمتر و در زمان کوتاه تر می تواند اتفاقات مربوط به شرکت را منتشر کند. چنین امکانی بخصوص برای شرکتهای کوچک و یا متوسط که ممکن است مجموعه کاملی بعنوان دپارتمان روابط عمومی در اختیار نداشته باشند می تواند مفید باشد.

۴- مشارکت مشتریان و مخاطبین: وقتی در بلاگ سازمانی مطلبی منتشر می کنید، خوانندگان و مشتریان را دعوت به نظر دهی می نمایید. از این روش می توانید استفاده کنید و عقاید افراد را درباره نحوه عملکرد شرکت، خدمات و محصولات بدست بیاورید و با ارائه پاسخ به آنها روابط بهتری برقرار کنید.

۵- شخصیت شرکت شما: وجود بلاگ سازمانی کمک می کند تا رابطه شرکت شما با مخاطبین خود از شکلی رسمی و قانونی به شکلی انسانی تبدیل شود. انتشار باورها، افکار و عقاید شرکت باعث می شود تا افراد هویت انسانی را در شرکت شما بازیابند و از این طریق روابط بهتری با شرکت برقرار کنند.

اگر موارد دیگری به ذهنتان می رسد اضافه کنید…

قصد منفی نویسی ندارم، اما واقعیت اینست که هنوز در بسیاری از سازمانهای ایرانی برای ایمیل بعنوان یکی از پایه ای ترین ابزارهای ارتباطی کاربردی تعریف نشده است و این در حالی است که ایمیل بعنوان یک سرویس پایه ای و زیر ساختی باید در مراحل اولیه تشکیل واحد فناوری اطلاعات راه اندازی گردد. این در حالیست که بسیاری از شرکتها در دیگر نقاط دنیا از مرحله کاربرد ایمیل در حال عبور هستند.

پیشنهاد می کنم قبل از خواندن ادامه این مطلب، مطلب آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش را مطالعه نمایید.

یکی از قابلیتهای مهمی که بعد از پیدایش تکنولوژی Web 2.0 در اختیار کاربران اینترنتی قرار گرفت، امکان نشر محتویات و مطالب بود. قابلیتی که بسیاری از وب سایتها را از حالت یکسویه و ایستا به شکلی پویا و مشارکتی تبدیل کرد. با بوجود آمدن چنین قابلیتی مسئله نشر دانش سرعت بالایی گرفت و این موضوع به درون سازمانها نیز کشیده شد. شکل گیری مفهوم Enterprise 2.0 که قبلا اینجا راجع بهش توضیح داده بودم، باعث شد تا کاربرد ثبت و نشر محتویات به درون سازمانها هم کشیده شود. گسترش استفاده از ویکی ها سازمانی و وبلاگهای سازمانی نمونه این نوع فعالیت هستند. اما سوال اینجاست که ایمیل دقیقا کجای سازمان قرار گرفته و چه عاملی باعث می شود که مسئله خداحافظی با ایمیل به بحث داغ در محافل IT مطرح شده است؟

با توجه به اینکه ایمیل بعنوان ابزاری اجتناب ناپذیر در زندگی افراد تبدیل شده، افراد علاقه بیشتری به استفاده از این ابزار در محیط کار خود نیز نشان دهند. این موضوع را نیز نمی توان انکار کرد که در سازمانهای امروزی افراد بعنوان موثرترین و باارزشترین داراییها شناخته می شوند که به تولید دانش و محتوا مشغول می باشند. در چنین شرایطی افرادی که تولید دانش می نمایند، از ایمیل بعنوان بستر انتقال دانش استفاده می کنند. مشخص است که اطلاعات جابجا شده در صندوق پستی هر شخص باقی می ماند و امکان دسترسی عمومی به این بخش فراهم نمی باشد. فرقی نمی کند که شخص از ایمیل سازمانی و یا از سرویسهای عمومی ایمیل استفاده کند، در هر صورت دسترسی محدود است و ممکن است بخشی از اسناد و مدارک و محتویات ارزشمند سازمان بصورت پراکنده در صندوقها باقی بماند.

اینجا مسئله بازیابی محتویات تولید شده نیز مطرح می شود که به دنبالش مفهوم جستجوی اطلاعات سازمانی مطرح می شود. در واقع در چنین شرایطی سازمان نیازمند پیاده سازی ابزاری است تا بتواند محتویات مختلف را برچسب گذاری کند و بر مبنای الگوهای مختلف بتواند آنها را بازیابی نماید. این نوع از داده ها در سازمان در سیستمهای عملیاتی (مالی، منابع انسانی و …) ثبت نمی شوند و بعنوان داده های بدون ساختار (Unstructured Data) شناخته می شوند.

برای چنین شرایطی سازمانها بدنبال استفاده از ابزارهایی هستند که بتوانند این نوع از داده در سازمانها را ثبت و قابل بازیابی نمایند و همچنین کاربران را از سیستم های جدا افتاده و جزیره ای به سمت سیستمها همکاری و مشارکتی سوق دهند. ابزارهایی مثل Google Wave و شیرپوینت ۲۰۱۰ بیشتر بر این موضوع تمرکز دارند و امکاناتی را در اختیار افراد و سازمانها قرار می دهند که بوسیله این امکانات افراد و سازمانها بتوانند با کیفیتی بالاتر فعالیت نمایند.

مشخص است که جایگزینی ایمیل بدلیل گره خوردن با زندگی روزمره افراد بسیار کار مشکلی است و باید توجه داشت که سادگی و آسانی استفاده از ایمیل را نمی توان به راحتی نادیده گرفت، اما پیش بینی می شود که سازمانها برای دستیابی به کیفیت بالاتری مدیریت محتویات و دانش به آرامی سیاستهای جایگزینی استفاده از ایمیل سازمانی را اتخاذ نمایند.

لطفا در نظر سنجی که در همین باره در سایت قرار داده شده است شرکت کنید.

ماجرای این متن از مطلب آقای غانم زاده با عنوان افسانه ی دفتر بی کاغذ شروع شد. آقای مجید آواژ هم بر این مطلب نقدی نوشته اند و نظرات خود را مطرح کرده اند که آقای غانم زاده مجدد پاسخی داده اند. از آنجایی که موضوع این بحثها مدتها ذهن من را درگیر کرده، فکر کردم بد نباشد تا من هم نظراتم را بنویسم. این مطلب ابتدا قرار بود بصورت کامنت در بلاگ آقای آواژ قرار گیرد اما حجم مطلب باعث شد تا بعنوان یک بلاگ پست منتشرش کنم.

موضوع اصلی، بحث نرم افزاها و کاربردشان در سازمان و اینکه چقدر نرم افزار به رسالت اصلی خودش پایبند است تا فرآیندهای سازمانی را به معنی واقعی کلمه مکانیزه نماید و نه فعالیتهای دستی بجای اینکه روی کاغذ باشند، در کامپیوتر ثبت شوند. شاید من نسبت به دوستان دیگه سابقه کمتری در این حوزه داشته باشم اما در ابتدای فعالیتم بخاطر دارم که اطرافیان می گفتند نرم افزار در ایران تنها فعالیتهایی که روی کاغذ ثبت می شده را در کامپیوتر ثبت می کند. نمونه اش بسیاری از نرم افزارهای حسابداری و مالی که بیشتر کار Book Keeping انجام می دهد و جای خالی خدمات تحلیلی و مدیریتی در آنها احساس می شود. یا مثلا نرم افزارهای اتوماسیون اداری که بر مبنای بروکراسی اداری شکل گرفته اند و به عقیده من از پیچیده ترین نرم افزارهای داخلی می باشند و نتیجه اش همان می شود که آقاب غانم زاده اشاره فرموده اند.

آقای آواژ در انتهای مطلب خود به مدل بلوغ اشاره کرده اند که فکر می کنم مهمترین بخشی است که در پروژه ها و در سازمانها به سادگی از آن می گذرند. مدل بلوغ، مبنایی ساده دارد. به یک نوزاد نمی توان غذای معمولی داد و باید از شیردادن ماجرا شروع شود تا …. حال این حکایت نرم افزارها و سازمانهاست. مدل بلوغ در پروژه ها، هم بر روند کار تولیدکنندگان تاثیر دارد، یعنی تولیدکنندگام نرم افزار با انجام پروژه های بیشتر و کسب تجربه می توانند استانداردهای تولیدی خود را به سطحی بالاتر ارتقا دهند و هم برای مصرف کنندگان نرم افزار. عقیده دارم در تحلیلها و نیازسنجی ها، ظرفیت سازمان برای استفاده از امکانات نرم افزاری باید بررسی شود. در بسیاری از پروژه های شکست خورده مثل پروژه های ERP که آقای غانم زاده هم به آنها اشاره کرده اند، حجم بالای امکانات و بروز تغییرات اساسی در رویه های کاری و در نتیجه در فرهنگ سازمان باعث شده تا سازمان دچار یک Collapse ناگهانی شود. از آنجایی که نسبت فاصله رشد تکنولوژی با رشد دانش افراد که بعنوان کاربرنهایی تکنولوژی شناخته می شوند در کشور ما نسبت به کشورهای دیگر زیاد است، و بسیاری از شرکتها خود را با تکنولوژی روز پیش می برند، فاصله قابلیت نرم افزار با دانش بکارگیری آن توسط کاربران زیاد می شود و در نتیجه پذیرش نرم افزار دچار چالش می گردد. اما از طرفی دیگر باید به موارد موفق هم اشاره کرد. بعنوان مثال پروژه اسقاط خودرو که در آن، متقاضیان باید ثبت نام و اخذ نوبت مراجعه به مراکز اسقاط خودرو را از طریق وب سایتی که طراحی ساده ای هم داشت و برمبنای تکنولوژی های پیچیده هم نبود به انجام می رساندند. بسیاری از کافی نت ها را دیدم که روی یک برگه انجام ثبت نام را اطلاع رسانی کرده بودند. از آنجایی که ثبت نام تنها از طریق سایت انجام می شد، مردم مجبور به استفاده بودند و این پروژه با همین مبنای ساده حجم بالایی از مراجعات و رفت آمدها را کاست.(قدم اول در مدل بلوغ.) یا پروژه مشابه برای ثبت نام مسافربرهای شخصی. یا پروژه مربوط به پیک بادپا که اکنون بیشتر شعبات پیک بصورت متمرکز کار می کنند.

به شدت عقیده دارم که سادگی عنصری کلیدی در عملیاتی سازی پروژه ها می باشد. شرکت اپل با قرار دادن یک دکمه و یک صفحه لمسی روی آی پاد توانست با تکیه بر سادگی کاربری به موفقیتی بزرگ برسد. سادگی که در پس آن تکنولوژی پیچیده وجود دارد اما کاربر نهایی درگیر پیچیدگی تکنولوژیک نمی شود. مقایسه بفرمایید با پروژه های داخلی. در بسیاری از سازمانهای دولتی، چون سازمان بزرگ است، عدد پروژه اش هم باید بزرگ باشد و چون عدد پروژه بزرگ است به اندازه عدد باید کار کرد حال بماند که فعالیتهایی که انجام می شود کاربردی خواهد بود یا خیر.

جمع بندی کلام اینکه کماکان عقیده دارم صنعت آی تی در کشورمان، صنعتی بسیار ضعیف است و برای سرمایه گذاران ویژگی جذابی ندارد. درباره این موضوع قبل تر اینجا و اینجا مطلب نوشته ام. شرایط کنونی را نمی توان صرف مثبت یا صرف منفی ارزیابی کرد. تا کنون در بسیاری از سازمانها مسیری طی شده که هرچند صدای نارضایتی بیشتر از رضایت مندی بوده. (این را در محدوده تجربه خودم عرض می کنم که به اندازه حضور در حدود شش پروژه بزرگ بوده. پروژه هایی که در سطح شهر یا کشور اجرا شده اند.) در هر صورت که ما مطابق مدل بلوغ در بسیاری از موضوعات قدم اول را طی کرده ایم و در بسیاری از موضوعات دیگر هنوز گامی برنداشته ایم. تثبیت قدمهای برداشته شده یک الزام است که باعث می شود کارکرد نرم افزار در سازمان بنیادی شود و سپس با تامل می توان به مرحله بعدی قدم گذاشت.

در قسمت اول راجع به اینکه CIO چیست صحبت کردم. در این قسمت قصد دارم تا توضیح بدهم که نقش افرادی که نقش CIO یا همان مدیر IT در سازمان را می پذیرند دارای چه ویژگی ها و توانایی هایی باید باشند.

در نظر سنجی از ۵۰۰ مدیر IT خواسته شده تا از میان سه مورد ارتباطات، آشنایی با فرآیندهای و عملکرد سازمان و تفکر استراتژیک، مهمترین را انتخاب نمایند. ۷۰ درصد از افراد به ارتباطات، ۵۸ درصد به آشنایی با فرآیندهای سازمانی و ۴۶ درصد به تفکر استراتژیک رای داده اند. مورد توجه قرار گرفتن مقوله ارتباطات برای مدیران IT نشان می دهد که این دسته از افراد عقیده دارند باید نقشی کلیدی در برنامه ریزی و پیشبرد اهداف سازمان داشته باشند. این نظر سنجی در سایت cio.com منتشر شده است.

اما در این بخش به لیستی از توانمندیها اشاره می کنم:

۱- آشنایی با اهداف سازمان

از آنجایی که انجام اموره روزانه سازمان بر مبنای خدمات نرم افزاری و سخت افزاری صورت می پذیرد، درک استراتژی و اهداف سازمان به مدیر IT کمک خواهد کرد تا برنامه بهینه ای برای ارائه خدمات به سازمان تدوین نماید. خدماتی که نه فراتر از نیاز سازمان باشد و نه کمتر از نیاز سازمان.

۲- مهارتهای ارتباطی

همانطور که در نظرسنجی انجام شده هم مشخص شد، مهارتهای ارتباطی از اهمیت بالایی برخوردار است. برقراری ارتباطات موثر امروزه برای مدیران بعنوان یک ویژگی اصلی شناخته می شود. چرا که جلب همکاری دیگران تنها با برقراری ارتباط موثر امکان پذیر خواهد بود. این ارتباطات بصورت ۳۶۰ درجه باید برقرار شود. یعنی ارتباط با مدیران بالا دست، ارتباط با مدیران هم سطح و ارتباط با مدیران و کارشناسان پایین دست. (مبحث ارتباطات را در آینده و در مطلبی جدا بررسی خواهم کرد.)

۳- دانش حسابداری

بر مبنای سیاستها در هر سازمان، بودجه ای برای امور مختلف تخصیص داده می شود که واحدهای IT نیز از دریافت این بودجه مستثنی نیستند. آشنایی با مفاهیم حسابداری (مالی و مدیریت) می تواند به مدیر IT کمک کند تا هزینه تمام شده خدمات را محاسبخ نموده و نحوه مصرف بودجه مورد اختیار را تحت کنترل در آورد. این نکته بسیار مهم است چرا که معمولا در بسیاری از پروژه های فناوری اطلاعات بخصوص پروژه های نرم افزاری تخمین و برآورد هزینه اشتباه می تواند باعث شکست پروژه و صرف هزینه های بیتشر از پیش بینی شود.

۴- پایبندی به آموزش

سرعت رشد فناوری در شاخه های مختلف بسیار بالاست. برای رفع نیازهای جدید سازمان نیاز به آشنایی با فناوریهای جدید غیر قابل چشم پوشی است. پس پایبندی یک مدیر IT به سیاستهای آموزشی می تواند به خود او و افراد تحت رهبری اش کمک کند تا با در اختیار داشتن دانش روز، بخوبی نیازها را شناسایی کرده و بهترین راه حلها را انتخاب نمایند. ضمن اینکه باید توجه داشت در رشته هایی مثل فناوری اطلاعات همیشه پایبندی به سنتها مناسب نیست و عنصر “تغییر” را باید بعنوان بخشی از این شاخه پذیرفت.

۵- آشنایی با مفاهیم رفتار سازمان

استفاده از خدمات فناوری اطلاعات همیشه به تغییر در عادتهای کاربران می انجامد و بروز تغییر در عادتهای افراد با مقاومت روبرو می شود. هیچگاه نمی توان به آثار فرهنگی (Cultural Issues) استفاده از تکنولوژی در سازمان بی توجه بود. آشنایی با فرهنگ سازمان و مدیریت رفتار افرادو همچنین مدیریت تغییرات به مدیر IT کمک می کند تا پروژه های مورد نظر را بهتر به انجام برساند. البته بدیهی است که نیازی نیست تا مدیر IT متخصص تمام این موارد باشد و می تواند از مشاوران و کارشناسان این امور استفاده نماید اما آگاهی از وجود چنین موضوعاتی در آنالیز سناریوهای واقعی بسیار موثر خواهد بود.

۶- آشنایی با مفاهیم رهبری

بطور کلی آشنایی با مفاهیم نوین مدیریت برای مدیران IT یک الزام بی چون و چراست. اهمیت این موضوع هنگامی دوچندان می شود که مدیر IT خود قبل تر یک شخص فنی تمام عیار بوده. در چنین شرایطی خطر مدیریت ذره بینی و اشتباهاتی از این دست بیشتر وی را تهدید خواهد کرد. درک اهداف سازمان و انتقال صحیح این اهداف به افراد تحت رهبری می تواند کارایی دپارتمان IT را افزایش دهد.

۷- آشنایی با مفاهیم سخت افزاری و نرم افزاری کاربردی در سازمان

شاید بپرسید مگر می شود که مدیر IT با این موارد آشنا نباشد؟ پاسخ مثبت است. چنین اتفاقی بخصوص در ارگانهای دولتی رخ می دهد. گاه افراد با تخصصها و گرایشهای مختلف به سمت مدیریت IT می رسند. پس آشنایی با مفاهیم کلان و کاربردی نرم افزاری و سخت افزاری برای مدیر بسیار مهم است. بعنوان مثال در صورت استفاده سازمان از راهکارهای ERP مدیر باید اهداف، کاربردها و تاثیرات استفاده از این راهکارها را بخوبی بشناسد. یا تاثیرات استفاده از تکنولوژی VoIP در سازمان را باید تشخیص دهد تا در گزارشات خود بتواند به آورده های استفاده از تکنولوژیها و راهکارها اشاره نماید.

۸- آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه

از آنجایی که استقرار راهکارها و خدمات جدید فناوری اطلاعات در سازمانها بصورت پروژه ای انجام می پذیرد (تفاوتی نمی کند که پروژه درون سازمان انجام شود و یا برون سپاری شود) آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه به مدیر IT کمک خواهد کرد تا بتواند بر پیشرفت کارها نظارتی موثر داشته باشد و بتواند در موقعیت مناسب تهدیدها و فرصتهای پروژه را شناسایی نموده و تصمیمات مناسب را اتخاذ نماید.

۹- آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات

چه بخواهیم و چه نخواهیم نتیجه کارهای دپارتمان IT در سازمان بصورت خدمات به استفاده کنندگان ارائه می شود. آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات به مشتریان در ارتقاء سطح رضایت مصرف کنندگان خدمات نقشی موثر خواهد داشت. بررسی زمان پاسخ گویی به درخواستها، نحوه برخورد کارشناسان IT با کاربران، برآورد هزینه خدمات و … از این دست موارد می باشد.

۱۰- آشنایی با استانداردها

در زمینه مدیریت IT مشابه دیگر شاخه های مدیریتی استانداردهایی وجود دارد که آگاهی از آنها یک الزام می باشد. بعنوان مثال ISO 20000 یکی از این موارد است که اولین استادارد مدیریت خدمات IT محسوب می شود. همچنین شناخت و پیاده سازی ITIL می تواند به افزایش کیفیت فعالیتهای واحد IT کمک نماید.

در این سری از مطالب قصد دارم به تحلیل جایگاه سازمانی مدیر IT، تعریف تواناییها و مسئولیتهای این نقش سازمانی بروم. به عقیده من و بر اساس تجربیاتی که از مشاهده نقش مدیران IT در سازمانهای مختلف داشته ام، در بسیاری از شرکتها مدیر شبکه و یا مدیر نرم افزار بعنوان مدیر IT شناخته می شوند. (که البته این موضوع به اندازه سازمان هم مربوط می شود.) اما با توجه به نقش کلیدی خدمات فناوری اطلاعات در انجام امور روزمره سازمان، شخصی که در سازمان مسئولیت امور IT را بر عهده می گیرد باید درکی صحیح از اهداف سازمان داشته باشد. اوائل راه اندازی این بلاگ مطلبی نوشته بودم با عنوان ۱۵ نکته برای مدیران تازه کار در IT که نیازمندیهای اولیه برای مدیران IT را تشریح می کرد. اما در این سری از مطالب نگاه کلان تر و جامع تر به این نقش سازمانی خواهم داشت.

در قسمت اول که همین مطلب است به تعریف و تشریح نقش CIO خواهم پرداخت. و در قسمت بعد به سراغ تواناییهایی که یک CIOیا مدیر IT باید داشته باشد خواهم رفت.

CIO چیست؟

طبق تعریف ویکی پدیا، CIO یا Chief information Officer عنوان شغلی است که در سطحی کلان برای مسئول دپارتمان IT بکار می رود. CIO در سازمان معمولا به Chief Operation Officer و یا Chief Executive Officer گزارش می دهد. در سازمانهای ایرانی دپارتمان IT هم گاهی زیر مجموعه واحد طرح و برنامه است و در مواقعی که مدیر ارشد یا همان CEO درک خوبی از کارکرد فناوری اطلاعات در سازمان داشته باشد، مدیر IT را زیر مجموعه خودش قرار می دهد. در بعضی از سازمانها (البته غیر ایرانی) CIO ممکن است عضوی از هیات مدیره هم باشد.

با توجه با کوتاهی عمر این نقش در سازمانها، شرایط احراز یکسانی در هر سازمان وجود ندارد. در واقع در هر سازمان افراد با تخصص ها و گرایشهای متفاوت ممکن است بعنوان مدیر IT انتخاب شوند. بیتشر این افراد کسانی هستند که دارای پیشینه فنی در زمینه های مختلف امور کامپیوتر می باشند و یا کسانی هستند که دوره های MBA را گذرانده اند. افرادی که فارغ التحصیل رشته های MBA می باشند، به این دلیل که معمولا درک خوبی از مفاهیم مدیریت و مدیریت استراتژیک دارند، می توانند اهداف سازمان را بشناسند و خدمات IT را با اهداف هماهنگ کنند. در سازمانهای ایرانی هم کمابیش چنین شرایطی حاکم است. بیشتر افرادی که پیشینه فنی دارند به این سمت می رسند، اما در شرکتهای دولتی ممکن است شرایط به گونه دیگری باشد و افراد با تخصصهای غیر مربوط هم بعنوان مدیر IT انتخاب شوند. در نهایت داشتن دانش عمومی مدیریت، مثل هر نقش مدیریتی دیگر در سازمان می تواند به شخص مدیر IT کمک شایانی نماید.

در قسمت بعد بیشتر راجع به توانایی هایی که یک مدیر IT احتیاج دارد صحبت خواهم کرد.

در مطلب قبلی راجع به Enterprise 2.0 صحبت کردم. حالا در این مطلب قصد دارم که راجع به یکی از سایتهایی که به شما و تیمتان کمک می کند تا از قابلیتهای Enterprise 2.0 در محیط کارتان استفاده کنید صحبت کنم. سایت Yammer یک سرویس مشابه Twitter است که به شما و همکارانتان امکان می دهد که وضعیت کاری خود را بروز رسانی نمایید و از این طریق دیگران را در جریان فعالیتهای خود و پیشرفت کارها قرار دهید. اما چرا Yammer می تونه ابزار خوبی باشه؟

یکی از مشکلاتی که مدیران همیشه با آن مواجه هستند بحث دریافت و مطالعه گزارش کارکرد افراد تیم تحت سرپرستی آنهاست. البته باید به این نکته توجه داشت که این مشکل تنها مربوط به مدیران نمی شود بلکه نوشتن گزارش از طرف افراد هم کاری خسته کننده محسوب می شود. استفاده از قابلیت مایکروبلاگینگ این امکان را می دهد تا افراد بتون انند به راحتی و با آزادی عمل بیشتر وهمچنین خلاصه و مفید عملکرد خود را در هر لحظه شرح دهند. از این روش مدیران و دیگر افراد بلافاصله بعد از بروزرسانی وضعیت توسط عضو تیم از پیشرفت کار آگاه می شوند و می توانند با پاسخ دادن به فرد با او در تعامل بهتری قرار بگیرند.

آما Yammer در این موضوع چه کمکی می کند؟

اولین ویژگی سایت Yammer اینست که با آدرس ایمیلهای شناخته شده مثل Yahoo و Gamil کار نمی کند و شما باید از آدرس ایمیل کاری خود را برای عضویت استفاده نمایید.  بعد از ورود به سایت Yammer شما با صفحه ای مشابه Twitter روبرو خواهید شد که موارد بروز رسانی شده توسط دیگر کاربران را خواهید دید.

اما مهمترین ویژگی Yammer امکان تعریف چارت سازمانی است. با استفاده از این قابلیت شما می توانید ساختار سازمانی مورد نظر را تعریف کنید و افراد را در جایگاه های مناسب قرار دهید و از این طریق مشخص کنید که چه کسی به چه کسی باید گزارش بدهد. 

یکی دیگر از بارزترین ویژگیهای Yammer امکان ایجاد گروه و دعوت افراد به عضویت در گروه می باشد. به این ترتیب شما می توانید گروه ها یا تیمهای کاری مختلف در سازمان را در Yammer تعریف نمایید و بروز رسانی وضعیت توسط افراد در محدوده گروه انجام شود. 

همچنین در Yammer می توانید در RSS Feedهای مختلف عضو شوید و مطالب مورد نظرتان را از طریق Yammer مشاهده کنید. Yammer به شما یک Desktop Client هم می دهد که بتوانید بدون نیاز به وارد شدن در سایت از بروزرسانی ها مطلع گردید. 

استفاده از Yammer یا تکنولوژیهای مشابه می تواند فضای جدیدی به کار بدهد اما باید توجه داشت که این ابزارها با مناسبات رسمی اداری همخوانی ندارند.