The Coach

قصد منفی نویسی ندارم، اما واقعیت اینست که هنوز در بسیاری از سازمانهای ایرانی برای ایمیل بعنوان یکی از پایه ای ترین ابزارهای ارتباطی کاربردی تعریف نشده است و این در حالی است که ایمیل بعنوان یک سرویس پایه ای و زیر ساختی باید در مراحل اولیه تشکیل واحد فناوری اطلاعات راه اندازی گردد. این در حالیست که بسیاری از شرکتها در دیگر نقاط دنیا از مرحله کاربرد ایمیل در حال عبور هستند.

پیشنهاد می کنم قبل از خواندن ادامه این مطلب، مطلب آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش را مطالعه نمایید.

یکی از قابلیتهای مهمی که بعد از پیدایش تکنولوژی Web 2.0 در اختیار کاربران اینترنتی قرار گرفت، امکان نشر محتویات و مطالب بود. قابلیتی که بسیاری از وب سایتها را از حالت یکسویه و ایستا به شکلی پویا و مشارکتی تبدیل کرد. با بوجود آمدن چنین قابلیتی مسئله نشر دانش سرعت بالایی گرفت و این موضوع به درون سازمانها نیز کشیده شد. شکل گیری مفهوم Enterprise 2.0 که قبلا اینجا راجع بهش توضیح داده بودم، باعث شد تا کاربرد ثبت و نشر محتویات به درون سازمانها هم کشیده شود. گسترش استفاده از ویکی ها سازمانی و وبلاگهای سازمانی نمونه این نوع فعالیت هستند. اما سوال اینجاست که ایمیل دقیقا کجای سازمان قرار گرفته و چه عاملی باعث می شود که مسئله خداحافظی با ایمیل به بحث داغ در محافل IT مطرح شده است؟

با توجه به اینکه ایمیل بعنوان ابزاری اجتناب ناپذیر در زندگی افراد تبدیل شده، افراد علاقه بیشتری به استفاده از این ابزار در محیط کار خود نیز نشان دهند. این موضوع را نیز نمی توان انکار کرد که در سازمانهای امروزی افراد بعنوان موثرترین و باارزشترین داراییها شناخته می شوند که به تولید دانش و محتوا مشغول می باشند. در چنین شرایطی افرادی که تولید دانش می نمایند، از ایمیل بعنوان بستر انتقال دانش استفاده می کنند. مشخص است که اطلاعات جابجا شده در صندوق پستی هر شخص باقی می ماند و امکان دسترسی عمومی به این بخش فراهم نمی باشد. فرقی نمی کند که شخص از ایمیل سازمانی و یا از سرویسهای عمومی ایمیل استفاده کند، در هر صورت دسترسی محدود است و ممکن است بخشی از اسناد و مدارک و محتویات ارزشمند سازمان بصورت پراکنده در صندوقها باقی بماند.

اینجا مسئله بازیابی محتویات تولید شده نیز مطرح می شود که به دنبالش مفهوم جستجوی اطلاعات سازمانی مطرح می شود. در واقع در چنین شرایطی سازمان نیازمند پیاده سازی ابزاری است تا بتواند محتویات مختلف را برچسب گذاری کند و بر مبنای الگوهای مختلف بتواند آنها را بازیابی نماید. این نوع از داده ها در سازمان در سیستمهای عملیاتی (مالی، منابع انسانی و …) ثبت نمی شوند و بعنوان داده های بدون ساختار (Unstructured Data) شناخته می شوند.

برای چنین شرایطی سازمانها بدنبال استفاده از ابزارهایی هستند که بتوانند این نوع از داده در سازمانها را ثبت و قابل بازیابی نمایند و همچنین کاربران را از سیستم های جدا افتاده و جزیره ای به سمت سیستمها همکاری و مشارکتی سوق دهند. ابزارهایی مثل Google Wave و شیرپوینت ۲۰۱۰ بیشتر بر این موضوع تمرکز دارند و امکاناتی را در اختیار افراد و سازمانها قرار می دهند که بوسیله این امکانات افراد و سازمانها بتوانند با کیفیتی بالاتر فعالیت نمایند.

مشخص است که جایگزینی ایمیل بدلیل گره خوردن با زندگی روزمره افراد بسیار کار مشکلی است و باید توجه داشت که سادگی و آسانی استفاده از ایمیل را نمی توان به راحتی نادیده گرفت، اما پیش بینی می شود که سازمانها برای دستیابی به کیفیت بالاتری مدیریت محتویات و دانش به آرامی سیاستهای جایگزینی استفاده از ایمیل سازمانی را اتخاذ نمایند.

لطفا در نظر سنجی که در همین باره در سایت قرار داده شده است شرکت کنید.

ماجرای این متن از مطلب آقای غانم زاده با عنوان افسانه ی دفتر بی کاغذ شروع شد. آقای مجید آواژ هم بر این مطلب نقدی نوشته اند و نظرات خود را مطرح کرده اند که آقای غانم زاده مجدد پاسخی داده اند. از آنجایی که موضوع این بحثها مدتها ذهن من را درگیر کرده، فکر کردم بد نباشد تا من هم نظراتم را بنویسم. این مطلب ابتدا قرار بود بصورت کامنت در بلاگ آقای آواژ قرار گیرد اما حجم مطلب باعث شد تا بعنوان یک بلاگ پست منتشرش کنم.

موضوع اصلی، بحث نرم افزاها و کاربردشان در سازمان و اینکه چقدر نرم افزار به رسالت اصلی خودش پایبند است تا فرآیندهای سازمانی را به معنی واقعی کلمه مکانیزه نماید و نه فعالیتهای دستی بجای اینکه روی کاغذ باشند، در کامپیوتر ثبت شوند. شاید من نسبت به دوستان دیگه سابقه کمتری در این حوزه داشته باشم اما در ابتدای فعالیتم بخاطر دارم که اطرافیان می گفتند نرم افزار در ایران تنها فعالیتهایی که روی کاغذ ثبت می شده را در کامپیوتر ثبت می کند. نمونه اش بسیاری از نرم افزارهای حسابداری و مالی که بیشتر کار Book Keeping انجام می دهد و جای خالی خدمات تحلیلی و مدیریتی در آنها احساس می شود. یا مثلا نرم افزارهای اتوماسیون اداری که بر مبنای بروکراسی اداری شکل گرفته اند و به عقیده من از پیچیده ترین نرم افزارهای داخلی می باشند و نتیجه اش همان می شود که آقاب غانم زاده اشاره فرموده اند.

آقای آواژ در انتهای مطلب خود به مدل بلوغ اشاره کرده اند که فکر می کنم مهمترین بخشی است که در پروژه ها و در سازمانها به سادگی از آن می گذرند. مدل بلوغ، مبنایی ساده دارد. به یک نوزاد نمی توان غذای معمولی داد و باید از شیردادن ماجرا شروع شود تا …. حال این حکایت نرم افزارها و سازمانهاست. مدل بلوغ در پروژه ها، هم بر روند کار تولیدکنندگان تاثیر دارد، یعنی تولیدکنندگام نرم افزار با انجام پروژه های بیشتر و کسب تجربه می توانند استانداردهای تولیدی خود را به سطحی بالاتر ارتقا دهند و هم برای مصرف کنندگان نرم افزار. عقیده دارم در تحلیلها و نیازسنجی ها، ظرفیت سازمان برای استفاده از امکانات نرم افزاری باید بررسی شود. در بسیاری از پروژه های شکست خورده مثل پروژه های ERP که آقای غانم زاده هم به آنها اشاره کرده اند، حجم بالای امکانات و بروز تغییرات اساسی در رویه های کاری و در نتیجه در فرهنگ سازمان باعث شده تا سازمان دچار یک Collapse ناگهانی شود. از آنجایی که نسبت فاصله رشد تکنولوژی با رشد دانش افراد که بعنوان کاربرنهایی تکنولوژی شناخته می شوند در کشور ما نسبت به کشورهای دیگر زیاد است، و بسیاری از شرکتها خود را با تکنولوژی روز پیش می برند، فاصله قابلیت نرم افزار با دانش بکارگیری آن توسط کاربران زیاد می شود و در نتیجه پذیرش نرم افزار دچار چالش می گردد. اما از طرفی دیگر باید به موارد موفق هم اشاره کرد. بعنوان مثال پروژه اسقاط خودرو که در آن، متقاضیان باید ثبت نام و اخذ نوبت مراجعه به مراکز اسقاط خودرو را از طریق وب سایتی که طراحی ساده ای هم داشت و برمبنای تکنولوژی های پیچیده هم نبود به انجام می رساندند. بسیاری از کافی نت ها را دیدم که روی یک برگه انجام ثبت نام را اطلاع رسانی کرده بودند. از آنجایی که ثبت نام تنها از طریق سایت انجام می شد، مردم مجبور به استفاده بودند و این پروژه با همین مبنای ساده حجم بالایی از مراجعات و رفت آمدها را کاست.(قدم اول در مدل بلوغ.) یا پروژه مشابه برای ثبت نام مسافربرهای شخصی. یا پروژه مربوط به پیک بادپا که اکنون بیشتر شعبات پیک بصورت متمرکز کار می کنند.

به شدت عقیده دارم که سادگی عنصری کلیدی در عملیاتی سازی پروژه ها می باشد. شرکت اپل با قرار دادن یک دکمه و یک صفحه لمسی روی آی پاد توانست با تکیه بر سادگی کاربری به موفقیتی بزرگ برسد. سادگی که در پس آن تکنولوژی پیچیده وجود دارد اما کاربر نهایی درگیر پیچیدگی تکنولوژیک نمی شود. مقایسه بفرمایید با پروژه های داخلی. در بسیاری از سازمانهای دولتی، چون سازمان بزرگ است، عدد پروژه اش هم باید بزرگ باشد و چون عدد پروژه بزرگ است به اندازه عدد باید کار کرد حال بماند که فعالیتهایی که انجام می شود کاربردی خواهد بود یا خیر.

جمع بندی کلام اینکه کماکان عقیده دارم صنعت آی تی در کشورمان، صنعتی بسیار ضعیف است و برای سرمایه گذاران ویژگی جذابی ندارد. درباره این موضوع قبل تر اینجا و اینجا مطلب نوشته ام. شرایط کنونی را نمی توان صرف مثبت یا صرف منفی ارزیابی کرد. تا کنون در بسیاری از سازمانها مسیری طی شده که هرچند صدای نارضایتی بیشتر از رضایت مندی بوده. (این را در محدوده تجربه خودم عرض می کنم که به اندازه حضور در حدود شش پروژه بزرگ بوده. پروژه هایی که در سطح شهر یا کشور اجرا شده اند.) در هر صورت که ما مطابق مدل بلوغ در بسیاری از موضوعات قدم اول را طی کرده ایم و در بسیاری از موضوعات دیگر هنوز گامی برنداشته ایم. تثبیت قدمهای برداشته شده یک الزام است که باعث می شود کارکرد نرم افزار در سازمان بنیادی شود و سپس با تامل می توان به مرحله بعدی قدم گذاشت.

در دوره ای که زندگی می کنیم دانش بیش از هر چیز دیگر در زندگی روزمره و فعالیتهای کاری ما خود نمایی می کند. همه ما برای بدست آوردن اطلاعات مورد نظر خود از اینترنت و رسانه های سنتی استفاده می کنیم. اما اکنون اتفاق جدیدی افتاده است. تا چند سال پیش دریافت اطلاعات محدود به پایگاه هایی که این اطلاعات را منتشر می کردند. خبرگزاریها، پیاگاه های علمی مثل دانشگاه ها و یا مجلات مختلف. اما با ورود بحثWeb 2.0 به زندگی روزمره مردم، بحث انتشار اطلاعات از ویژگی انحصاری به یک ویژگی شخصی تبدیل شد. ابزارهای مختلف در اینترنت افراد را قادر به اطلاع رسانی و انتشار دانش کرد. امکاناتی مثل بلاگ و یا مایکروبلاگ این امکان را فراهم آورد تا افراد به ثبت تجربیات خود در زمینه های مختلف مورد علاقه نمایند و ابزارهایی مثل شبکه اجتماعی به افراد این امکان را داد تا بدون در نظر گرفتن فاصله ها بیشتر با یکدیگر در ارتباط باشند و از تجربیات هم بهره ببرند. بطور واضح باید اینطور بگویم که اکنون به اشتراک گذاشتن دانش از طریق ابزارهای آنلاین تبدیل به یک فرهنگ جهانی شده است.

اکنون این مسئله ارتباطات و به اشتراک گذاری دانش از سطح افراد به سطح سازمانها کشیده شده و این مقوله در لایه کسب و کار با نام Enterprise 2.0 شناخته می شود. Enterprise 2.0 به افراد یک سازمان این امکان را می دهد تا با تکیه بر تکنولوژیهای مبتنی بر Web 2.0 در محیط کار خود بتوانند بهتر با دیگر افراد در ارتباط باشند و هرچه بهتر امور روزانه خود را انجام دهند. البته برای رسیدن به اهداف نهایی Enterprise 2.0 یا یک سازمان Enterprise 2.0 راه زیادی درپیش است چرا که برای داشتن یک سازمان Enterprise 2.0 به غیر از بکارگیری تکنولوژی Web 2.0 باید سازمان از نظر فرهنگی نیز آمادگی پذیرش این مقوله را داشته باشد. به واقع فرهنگ به اشتراک گذاری دانش در سازمان باید تبدیل به یک ارزش شود.

جدول زیر مقایسه بین ویژگیهای Enterprise 2.0 و Enterprise 1.0 می باشد:

همانطور که قبلا هم اشاره کردم Enterprise 2.0 بیشتر به مسئله آسان کردن ارتباطات می پردازد. هدف مهم Enterprise 2.0 هرچه آسان تر نمودن ارتباطات بین افراد یک سازمان، اعضای تیمها، مشتریان، تامین کنندگان و شرکای تجاری می باشد. از این طریق اطلاعات در سیلوهای بسته ذخیره نمی گردد و شناور می شود. هنگامی که اطلاعات شناور می شود افراد می توانند بازخوردهای مرتبط را دریافت کنند و نسبت به آنها سریعتر تصمیم بگیرند. این موقعیتی است که Enterprise 2.0 فراهم می آورد.

در آینده سعی می کنم بیشتر در مورد این مقوله و تاثیراتش بر کسب و کار مطلب بنویسم.

صنعت آی تی در ایران هیچگاه در اولویت قرار نگرفته به همین دلیل این صنعت دچار ضعفی نگران کننده است. هر روز که اخبار مختلف را مرور می کنم بیشتر امیدم را به آینده این صنعت در ایران از دست می دهم. شاید خیلی ها را سرغ داریم که فارغ التحصیل رشته های مرتبط با آی تی می باشند اما موضوع فعالیت و کسب وکار خود را جدا کرده اند و به کارهای دیگر پرداخته اند. این خطر همیشه متوجه مدیران و متخصصان حوزه IT است. بسادگی مقایسه کنید عدد بزرگترین پروژه آی تی در کشور را با قیمت یک ساختمان و همچنین میزان سود آوری این صنعت را نسبت به صنایع دیگر. برای آگاهی بیشتر از این موضوع ارجاعتان می دهم به وبلاگ آقای ناصر غانم زاده و مطلب مثلث کسب‌وکار نرم‌افزار.

اما چرا نگران شدم و چرا این مطلب را می نویسم؟ در یکماه اخیر دو خبر نا امید کننده منتشر شد. اولی در روزنامه اقتصاد که شماره و تاریخش یادم نیست. در این روزنامه مطلبی درباره سرنوشت بودجه آی تی در ایران داشت که مشخص می کرد در بودجه امسال عددی برای آی تی در نظر گرفته نشده و سازمانها از همان بودجه تحقیقاتی و پژوهشی خود می توانند عددی را برای رفع نیازهای آی تی تخصیص دهند. و البته این زمزمه شنیده می شود که بودجه آی تی به بهانه اطلاح الگوی مصرف در حال حذف شدن است که خدا می داند این پولها کجا خواهند رفت و این در حالی است که خدمات فناوری اطلاعات به شدت به کاهش هزینه ها، مصرف انرژی و محیط زیست می توانند کمک کنند که همه از این موضوع آگاهیم. مسئله دوم طرح عجیب ادغام وزارات فناوری اطلاعات و ارتباطات با وزارات راه و تشکیل وزارت حمل و نقل و ارتباطات است. این که این دو چه ارتباطی به هم دارند مثل ارتباط دریافت مجوز تاسیس شرکت نرم افزاری از وزارت ارشاد است. مطرح شدن این موضوع برای کشوری که ادعای پیشرفت و چه و چه دارد خنده آور است.  اگرچه توجیه نمایندگانی که از این طرح حمایت کرده اند بدلیل ضعف عملکرد وزارات آی سی تی است. به گفته آقای مطهری نماینده مجلس دقت کنید: “اگر وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات بخواهد به کار خود با ساختار فعلی ادامه دهد، بهترین تصمیم ادغام این وزارتخانه با وزارت راه و ترابری است، ولی چنانچه وزارت ارتباطات بیشتر به جنبه فراموش شده ی وظایف خود یعنی فناوری اطلاعات بپردازد و ماموریت جدید خود را در رابطه با حرکت جهشی در زمینه توسعه فناوری اطلاعات و دولت الکترونیک تعریف کند، وجود وزارتخانه مستقل ارتباطات و فناوری اطلاعات ضرورت پیدا می کند.” – منبع گیگا نیوز

متاسفانه به نظر می آید نمایندگان مجلس به جای ریشه یابی مسائل مرتبط با این صنعت و اینکه چرا این وازرتخانه از اهداف اصلی خود دور افتاده و ارائه راه کار مناسب، قصد دارند عملکردی تهدید آمیز که ممکن است  به حذف صورت مسئله بیانجامد از خود نشان دهند. این است که آینده صنعت آی تی در ایران تاریک است.

اینجا لیستی از موارد مرتبط با این مطلب را آورده ام:

عقب‌ماندگی را جبران کنید – روزنامه دنیای اقتصاد

طرح ادغام وزارت راه و آی.سی.تی: وزارت حمل و نقل و ارتباطات – مدیا نیوز

یک کارشناس: وزارت ارتباطات و راه برای ادغام هیچ شباهتی با هم ندارند – مدیا نیوز