The Coach

امروز که برای انجام امور بانکی به بانک سامان رفته بودم، در فاصله ای که منتظر بودم تا نوبتم شود، شروع کردم به ورق زدن نشریه داخلی بانک سامان که روی میزها قرار داشت. نکته جالبی که در این ماهنامه به چشم می خورد حجم بالای مطالب مرتبط با آی تی بود که کمتر در نشریه های سازمانی به آن برخورد کرده بودم. اما نکته چشمگیر این مقالات برای من که یا خودم را سر راه شیرپوینت سبز می کنم یا شیرپوینت سر راه من سبز می شود مقاله ای با عنوان: ” بررسی تاثیر راه اندازی سیستم Sharepoint بر افزایش کارآفرینی سازمانی” بود. مقاله جالبی که برعکس مطالب منتشر شده تاکنون درباره شیرپوینت، بجای اینکه بر قابلیتهای فنی این ابزار تمرکز کند به کاربردهای آن پرداخته بود. آقایان حمیدرضا اسماعیل خود ذئیس دایره پشتیبانی فنی و تجهیزات انفورماتیک بانک سامان و ناسو آیت النبی کارشناس مدیریت فناوری اطلاعات در این مقاله با پرداختن به مبحث کارآفرینی و کارآفرینی سازمانی، به کاربرد شیرپوینت در سازمان پرداخته اند. در این مقاله بعد از تعریف شیرپوینت و قابلیتهای آن بصورت مختصر به کاربردهایی با عناوین زیر پرداخته شده است:

• شیرپوینت و کاهش پیچیدگی سازمانی
• شیرپوینت و کاهش رسمیت سازمانی
• شیرپوینت و کاهش تمرکز سازمانی
• شیرپوینت و ایجاد سازمان مبتنی بر فناوری اطلاعات
• شیرپوینت و مدیریت دانش

مطالب مرتبط با شیرپوینت در این بلاگ را می توانید اینجا و اینجا بخوانید. همچنین مطلب درباره Enterprise 2.0 کمک می کند تا نقش ابزارهایی مثل شیرپوینت در سازمان را بهتر درک نمایید.

در بسیاری از کلاسهایی که برگزار کرده ام و در بسیاری از جلسات مشاوره سوال اصلی مشتریان شیرپوینت، استفاده از این ابزار بعنوان اتوماسیون اداری است. دست آخر سوال یکی از خوانندگان این بلاگ (آقای حمید) در مورد همین موضوع در مطلب شیرپوینت سرمایه گذاری مشتری، باعث شد تا این مطلب را بنویسم.

برای اینکه به درستی یا نادرستی کاربرد شیرپوینت بعنوان ابزار اتوماسیون اداری برسیم ابتدا بهتر است مروری داشته باشیم بر شکل گیری ابزارهای اتوماسیون اداری در ایران. قبل از اینکه ابزارهای اتوماسیون اداری در سازمانها بکارگرفته شوند، بخشهایی مثل دبیرخانه و بایگانی و افرادی بعنوان نامه رسان در سازمانها دارای جایگاهی تعریف شده بوده اند. همچنین قوانینی در سازمانها برای نامه نگاری درون سازمانی و بین سازمانی نیز تعریف شده بود که مجموعه اینها بروکراسی اداری را شکل می دادند. (کماکان هم چنین شرایطی را در بسیاری از سازمانها می بینیم.) اما با کاربردی شدن کامپیوتر در سازمانها و حرکت بسوی صنعت نرم افزار، طبیعی بوده که سازمانها به سمت مفهومی با نام اتوماسیون اداری حرکت نمایند. اینکه اتوماسیون اداری چه مفهومی باید داشته باشد و اکنون چه برداشتی از آن می شود از حوصله این مطلب خارج است. اما مشخص ترین اتفاقی که افتاده این است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر مبنای همان بروکراسی اداری شکل گرفته اند. در واقع مصرف کنندگان این محصولات (سازمانها) بدلیل گره خوردن با قوانین خشک خود از پذیرش نرم افزارهایی که از فراتر از بروکراسی اداری می روند سرباز می زنند.

درباره شش حوزه کاربرد شیرپوینت پیش تر اینجا نوشته ام. اگر با این موضوع آشنایی ندارید حتما به این مطلب کوتاه مراجعه کنید. اما درباره اتوماسیون اداری و شیرپوینت باید موارد زیر را در نظر داشت:

۱- دیدگاه فرآیند محور

یکی از زمینه های کاربردی شیرپوینت فرمها و فرآیندها می باشد. بدین معنی که فرآیندهای سازمان باید بخوبی شناخته و بهینه شود و همچنین فرمها به شکلی مطلوب طراحی گردند. در چنین شرایطی می توان از شیرپوینت بعنوان بستری برای برای پیاده سازی گردش کارها (Workflows) و به فراخور آن جابجایی فرمها در سازمان پرداخت. از آنجایی که در بسیاری از سازمانهای ایرانی دیدگاه فرآیند محور وجود ندارد، پیاده سازی فرآیندها در سازمان محدود به چند فرآیند ساده می شود و در نتیجه اتوماسیون اداری به معنای واقعی کلمه شکل نمی گیرد.

۲- بستر Enterprise 2.0

درباره Enterprise 2.0 پیش تر اینجا نوشته ام. این مطلب را حتما بخوانید چرا که یکی از مبانی کلیدی برای درک کابردهای شیرپوینت می باشد. در این مطلب توضیح داده ام که بعد از تثبیت تکنولوژی Web 2.0 سازمانها نیز در بکارگیری نرم افزارهای کاربردی خود به مرحله جدیدی از بلوغ رسیده اند و به بکارگیری نرم افزارهای مبتنی بر Enterprise 2.0 روی آوردند. که البته شیرپوینت را می توان یکی از پیشگامان و عاملین بوجود آمدن این مفهوم دانست. یکی از مهمترین ویژگی های نرم افزارهای مبتنی بر Enterprise 2.0 کنار گذاشتن بروکراسی اداری است. حال ما شیرپوینت – ابزاری که مبنایش فعالیت فراتر از بروکراسی اداری است – را می خواهیم محدود نماییم به قوانین خشک خودمان. (مثلن هامش نویسی در نامه ها و جابجایی آنها که استفاده از ایمیل داخلی براحتی این موضوع را حل می نماید. اما قوانین اداری پذیرای چنین ابزاری نیستند.)

۳- بستر همکاری تیمی

از کاربردهای شش گانه شیرپوینت، همکاری تیمی کلیدی ترین کاربرد می باشد. ابزارهایی که خدمات همکاری تیمی را ارئه می دهند، مبنایی باز برای درج، طبقه بندی و بازیابی اطلاعات (دانش) دارند. چنین ابزارهایی با پیشفرض در اختیار گذاشتن دانش و بازیابی آسان آن فعالیت می کنند . کل مجموعه کاری را بصورت تیمهایی که در تعامل با یکدیگر می باشند، می بینند. در چنین شرایطی یک کارشناس می تواند به راحتی با افراد هم سطح، بالادست و پایین دست خود بدون محدودیتی در تعامل و ارتباط قرار گیرد. در قوانین اداری و سیستم ها اتوماسیون اداری اما مبنای کار ساختار سازمانی و رعایت سلسله مراتب است. دیدگاه در این ابزارها همان دیدگاه خشک قوانین اداری است. این در حالی است که شیرپوینت و ابزارهای مشابه، امکان ثبت فعالیتها و تعیین سیاستهای اطلاعاتی مختلف را برای کنترل عملکرد کاربران ارائه می دهد.

۴- پورتال

اتوماسیون اداری تنها به معنی بایگانی و دفتر اندیکاتور و گردش مکاتبات نیست. کما اینکه در بسیاری از ابزارهای اتوماسیون اداری که هم اکنون در بازار پیشرو هستند امکانات اضافه تری از قبیل برنامه ریزی جلسات، مدیریت فعالیتها و ثبت مرخصی، ماموریت و … دیده می شود. در واقع ابزارهای اتوماسیون اداری از مسیری معکوس به سمت پورتال شدن در حرکت می باشند. با این تفاوت که پورتال درون سازمانی مبنایی باز دارد و اتوماسیون اداری مبنایی بسته. قابلیتهایی مثل جستجو و کنترل مدارک نیز در شرایطی به ابزارهای اتوماسیون اداری اضافه می شود.

جمع بندی

اگر بخواهیم به جمع بندی کلی برسیم که در نهایت آیا شیرپوینت ابزاری مناسب برای پیاده سازی بستر اتومایسون اداری است با خیر به جواب مشخصی نمی رسیم. در واقع این تعریف و انتظارات ما از اتوماسیون اداری است که تعیین می کند ابزاری مثل شیرپوینت برای این کار مناسب است یا نه. آنچه مشخص است و با توجه به مطالب بالا، پیاده سازی قوانین خشک اداری در ابزاری که مبنای باز و دیدگاهی متفاوت دارد کاری مشکل است. اگرچه از نظر فنی چنین امکانی وجود دارد و قابلیت سفارشی سازی بالای شیرپوینت این امکان را در اختیار می گذارد، اما باید در نظر داشت که سفارشی سازی نیز در محدوده قوانین شیرپوینت صورت می گیرد که باز یادآوری می کنم ابزاری با دیدگاه باز و ورای قوانین اداری است.

در سازمانهای فرآیند محور اما شیرپوینت می تواند بستری مناسب برای به گردش انداختن فرمها باشد. در حال حاضر شرکتهای فعال در زمینه شیرپوینت، راهکارهای اتوماسیون اداری برمبنای این ابزار را بصورت بسته ای آماده ارائه می دهند. مواردی که تاکنون از کاربردهای این ابزارها دیده ام، نتوانسته رضایت مشتریان را بصورت کامل و در مقایسه با ابزارهای تخصصی اتوماسیون اداری جلب نماید. تصمیم با شما!

بالاخره بعد از زمزمزه های بسیار شیرپوینت ۲۰۱۰ معرفی شد و اکنون تمام کارشناسان و طرفداران این ابزار منتظر ارائه نسخه آزمایشی شیرپوینت ۲۰۱۰ در اواخر سال جاری میلادی می باشند. البته چند وقت قبل نیازمندی های سخت افزاری این ابزار از طرف مایکروسافت اعلام گردید که در نهایت معلوم شد که شیرپوینت ۲۰۱۰ تنها بصورت ۶۴ bit ارائه می شود.

اما شیرپوینت ۲۰۱۰ دارای چه قابلیتهایی است و چه امکانات جدیدی را ارائه می دهد؟

برای پاسخ به این سوال ابتدا قابلیتهای شیرپوینت ۲۰۰۷ را مرور می کنیم. همانطور که احتمالا بخاطر دارید برای شیرپوینت ۲۰۰۷ شش حوزه کاربرد مطابق شکل زیر اعلام شده بود:

اما در شیرپوینت ۲۰۱۰ تغییراتی به چشم می خورد:

مقایسه این دو شکل مشخص می کند که رویکرد خدمات شیرپوینت از تمرکز بر قابلیتهای تکنولوژیک به سمت این موضوع معطوف شده که چطور این تکنولوژیها می تواند نیازهای کاربران و سازمانها را برآورده کند. اما برای مطمئن شدن از تفاوتهای شیرپوینت ۲۰۰۷ و ۲۰۱۰ باید منتظر ماند تا نسخه آزمایشی این محصول از طرف مایکروسافت ارائه شود.

Sites

این امکان را می دهد تا کاربران بتوانند اطلاعات را با دیگر کاربران، همکاران خارجی و یا مشتریان به اشتراک بگذارند.

Communities

به کابران این امکان را می دهد تا با روشهای جدید با دیگر کاربران همکاری کنند.

Contents

با استفاده از این قابلیت می توانید محتویات را از لحظه ایجاد تا از بین رفتن مدیریت نمایید.

Search

امکان جستجوی اطلاعات و افراد در هر مکان

Insights

ظاهرا این قابلیت با قابلیت Business Intelligence یا ساخت داشبوردها جایگزین شده است.

Composites

امکان ساخت راهکارهای پویای متناسب با نیازهای کسب و کار. این بخش در تکمیل قابلیت Business Process & Forms در شیرپوینت ۲۰۰۷ ارائه شده است.

رابط کاربری جدید

بدون شک کابران شیرپوینت ۲۰۱۰ تجربه جدیدی در رابط کاربری خواهند داشت. استفاده از ریبون در این نسخه که در مجموعه آفیس ۲۰۰۷ معرفی شد باعث می شود تا کاربران در محیطی آشنا فعالیت نمایند.

پشتیبانی از چندین مرورگر اینترنت

ازآنجا که استفاده از شیرپوینت ۲۰۰۷ در مرورگرهای غیر از اینترنت اکسپلورر کاربران را دچار مشکل می کرد، اکنون مایکروسافت اعلام کرده که شیرپوینت ۲۰۱۰ از مرورگرهای فایرفاکس و سافاری پشتیبانی خواهد کرد.

Dialogs

یکی از مشکلات اصلی در شیرپوینت ۲۰۰۷ وجود پست بک های زیاد و انتقال کاربر به صفحات دیگر است. اما در شیرپوینت ۲۰۱۰ برای انجام عملیات مختلف یک Dialog Box باز می شود و صفحه پشتی خاکستری خواهد شد.

Silverlight

شیرپوینت ۲۰۱۰ دارای وب پارتهای مبتنی بر سیلورلایت می باشد که این کار باعث آسانی استفاده از قابلیتهای این تکنولوژی در شیرپوینت خواهد شد.

هماهنگی با Visio

Visio یکی از ابزارهای پرکاربرد مستند سازی می باشد. اکنون با هماهنگی شیرپوینت و Visio می توان فایلهای Visio را بصورت مستقیم در شیرپوینت منتشر نمود.

Sharepoint Designer

رایگان بودن این ابزار کماکان ادامه خواهد داشت و Designer بعنوان ابزار اصلی سفارشی سازی شیرپوینت خواهد بود اما بهبود چشمگیری در قابلیتهای Workflow و مدل کار ابزار اعمال شده است.

Business Connectivity Service

قابلیتهای Business Data Catalog در شیرپوینت ۲۰۱۰ بهبود چشمگیری داشته است و به شما اجازه می دهد تا براحتی به دیگر ابزارهای خارج از شیرپوینت متصل شوید. ظاهرا قابلیتهای این بخش بصورت Content Type و بعنوان External Content Type در شیرپوینت تعریف خواهد شد.

Sharepoint Workspace

با قابلیت فضای کاری شیرپوینت می توانید محتویات شیرپوینت را بصورت آفلاین استفاده نمایید. این قابلیت جایگزین ابزار Groove در  آفیس ۲۰۰۷ شده است.

جستجو

ایده مایکروسافت در استفاده از قابلیتهای جستجو بدست آوردن نتایج درست در اولین صفحه مورد جستجو می باشد. جستجو در شیرپوینت ۲۰۱۰ تقویت شده و قابلیتهای بیشتری برای جستجوی افراد اضافه شده است.

پشتیبانی از Rich Media

استفاده از Silverlight، نمایش ویدئو و یا به اشتراک گذاری اسلاید در شیرپوینت ۲۰۱۰ تجربه ای جدید و متفاوت خواهد بود. آنچه مشخص است نگرش جدیدی به مبحث انتشار صوت و تصویر در شیرپوینت ۲۰۱۰ وجود خواهد داشت.

ویرایش تحت وب

امکانات جدید در ویرایش شیرپوینت بصورت تحت وب به کاربران امکان خواهد داد تا بسادگی سایتهای شیرپوینت را ویرایش و سفارشی نمایند.

ویدئوهای معرفی شیرپوینت ۲۰۱۰ را اینجا بینید.

۱٫      افزایش کارایی کاربران

افزایش کارایی کاربران یکی از اهداف بسیار مهم پیاده سازی شیرپوینت در سازمان می باشد. باید توجه داشته باشید که بهبود کارایی نتیجه سریع پیاده سازی شیرپوینت نیست بلکه باید با صرف زمان و آموزش کاربران آنها را در رسیدن به این هدف همراهی نمود. افزایش کارایی کاربران و آموزش آنها در چگونگی استفاده از قابلیتهای شیرپوینت بسته به اهداف شما دارد. بعنوان مثال ممکن است اهداف زیر برای شما اهمیت داشته باشد:

·         کاهش زمان جستجو  و کاوش اطلاعات با پیاده سازی راهکارهای مدیریت اسناد.

·         کاهش حجم فعالیت تیم پشتیبانی سازمان از طریق قرار دادن اطلاعات و دستورالعملهای مورد نیاز آنها در سایتهای شیرپوینت

·         متمرکز نمودن امکانات جستجو در شیرپوینت و جلوگیری از پراکندگی اطلاعاتی

·         استفاده از بلاگ و ویکی و ارائه راهکارهای مناسب برای ثبت دانش در سازمان

۲.      کاهش هزینه های پشتیبانی

با ایجاد ساختارهای مناسب اطلاعاتی در شیرپوینت شما می توانید امکان ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار دهید. قابلیتهای Versioning و Recycle Bin باعث می شود که کاربران برای بازیابی اطلاعات و اسناد مورد نیاز احتیاجی به مراجعه به تیم پشتیبانی نداشته باشند. با استفاده از قابلیتهای موجود در شیرپوینت شما می توانید امکاناتی را در اختیار کاربران قرار دهید که آنها بتوانند بصورت مستقل و تحت سیاستهای تعریف شده نیازهای خود را مرتفع نماید.

۳.      افزایش امکان ثبت و بازیابی دانش

افراد در هر سازمان اطلاعات زیادی درباره نحوه عملکرد کسب و کار و جزییات آن در اختیار دارند. این دانش در صورتیکه بتواند در اختیار دیگر افراد در سازمان قرار بگیرد می تواند به افزایش کیفین کار  و کاهش زمان امور کمک قابل توجهی نماید. در بحث مدیریت دانش جدای از موارد فرهنگی که باید در سازمان پیاده شود، ابزار نیز نقش مهمی در این مقوله بازی می کند. شیرپوینت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش می تواند دانش موجود در اختیار افراد را جمع آوری و برای استفاده دیگران قابل بازیابی نماید.

۴.      افزایش میزان رضایت کاربران

معمولا در سازمانها افراد متفاوت نیاز به اطلاعات متفاوت دارند. در اختیار گذاشتن همه اطلاعات برای همه کاربران آنها را  دچار سردرگمی می نماید. همچنین کاربران مجبور خواهند بود زمان زیادی را صرف یافتن اطلاعات مورد نظر خود نمایند. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات مناسب را در اختیار مخاطب مناسب قرار دهید و از این طریق به افزایش میزان رضایت کاربران کمک نمایید.

۵.      کاهش موانع ارتباطی بین واحدهای سازمانی

همه آگاه هستیم که مشکلات ارتباطی در سازمانها یکی از مسائل اصلی آنهاست. استفاده از پست الکترونیک یکی از راهکارهای رفع این مشکل است. شیرپوینت با اضافه نمودن قابلیتهای زیر می تواند به رفع این مشکل کمک نماید:

·         ایجاد پایگاه های دانش با استفاده از ویکی

·         انتشار اخبار و استفاده از سایتهای شخصی

·         انتشار مطالب کاری از طریق وبلاگها

·         در اختیار قرار دادن قابلیت RSS برای بخش های مختلف

·         وجود جستجوی قوی و نمایش منابع پربیننده توسط دایرکتوری سایتها

۶.      بهبود رابطه بین سازمان با شرکای تجاری  و مشتریان

حفظ ارتباط با مشتریان و در اختیار گرفتن امکانات مناسب برای حفظ روابط کاری با شرکای تجاری برای هر سازمان بسیار با اهمیت می باشد. شیرپوینت می تواند با در اختیار گذاشتن امکاناتی در این بخش به سازمان کمک نماید:

·         ایجاد سایتهای اینترنتی برای انتشار اخبار و مطالب مورد نظر

·         راهبری پروژه های سازمان با ایجاد فضاهای اختصاصی برای هر پروژه

·         استفاده از قابلیت سفارشی سازی که باعث می شود مشتریان احساس کنند آنها با ارزشترین مشتری می باشند

·         استفاده از Workflow برای پیاده سازی فرآیندهای بین سازمان، شرکا و مشتریان

۷.      کاهش ریسک برنامه نویسی

استفاده از شیرپوینت به شما امکان پیاده سازی مدل اولیه نرم افزار مورد نظر را حتی اگر محصول نهایی بر روی شیرپوینت پیاده سازی نشود، خواهد داد. استفاده از لیستها و کتابخانه های اسناد و عدم نیاز به طراحی بانک اطلاعاتی و پیاده سازی ماجولهای امنیتی و مدیریت کاربران سرعت انجام کار را در حد چشمگیری افزایش می دهد.

۸.      افزایش میزان بازگشت سرمایه ROI

بازگشت سرمایه یکی از معیارهای مهم برای سازمانها می باشد. با استفاده از شیرپوینت می توانید گزارشات موجود در بانکهای اطلاعاتی را در اختیار افراد قرار دهید. شیرپوینت می تواند به عنوان رابط کاربری ابزارهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرد و بستر مناسبی برای پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری گردد.

۹.      هماهنگی اهداف سازمان با خدمات فناوری اطلاعات

در سازمانهای امروزی خدمات فناوری اطلاعات بعنوان بستر لازم برای پیشبرد اهداف سازمان شناخته می شود. متخصصان فناوری اطلاعات می توانند با درک نیازهای کسب و کار و هماهنگی امکانات شیرپوینت با آن نیازهای فاصله بین خدمات فناوری اطلاعات و کسب و کار را کاهش دهند. 

بسته Microsoft Sharepoint دارای دو نسخه اصلی است:

·  Windows Sharepoint Service 3.0 یا به اختصار WSS 3.0 محصولی رایگان می باشد که به همراه Windows 2003 Server و Small Business Server 2003 ارائه می گردد. این محصول هسته اصلی کارایی مورد نیاز برای مدیریت اسناد و همکاری تیم را در بر دارد. در حالت کلی اینطور می توان گفت که WSS 3.0 ابزاری است که دیگر محصولات Sharepoint بر مبنای آن ساخته می شوند.

·  Microsoft Office Sharepoint Server 2007 یا به اختصار MOSS 2007 نسل جدید محصول اخیر پورتال مایکروسافت یعنی Microsoft Sharepoint Portal Server 2003 می باشد. این محصول تمام قابلیتهای WSS 3.0 را دارد به اضافه وجود امکاناتی نظیر مدیریت محتوای سازمانی، سرویس مبتنی بر وب Excel، جستجوی پیشرفته امکان اتصال به بانکهای اطلاعاتی را فراهم می کند. نحوه نمایش اطلاعات و نحوه انتقال اطلاعات به کاربران در این محصول بسیار متنوع تر از امکانات موجود در WSS 3.0 می باشد.

WSS 3.0 و MOSS 2007

در جدول زیر تفاوت امکانات WSS 3.0 و MOSS 2007 را در هشت محدوده بررسی خواهیم کرد.

امکانات همکاری تیمی

امکانات پورتال

امکانات جستجو

همانطور که در قسمت قبل توضیح دادم در فاصله زمانی کوتاهی نیاز کاربران از فعالیتهای ساده انتقال فایل و استفاده اشتراکی از چاپگرها به سطح پیشرفته تری رسید. مایکروسافت از حدود سال ۱۹۹۷ به راه حل هایی فکر می کرد که توسط آنها بتواند تیمهای کاری در سازمانها را به هم مرتبط نماید و جریان اطلاعاتی را بین افراد برقرار نماید. این تفکر منجر به ارائه محصولی به نام Microsoft Exchange Server شد که با هماهنگی با ابزار Microsoft Outlook این امکان را برای کاربران فراهم می نمود تا بتوانند از طریق پست الکترونیک با یکدیگر در ارتباط باشند. در سال ۱۹۹۸ مایکروسافت نسخه بعدی محصول Exchange Server را ارائه نمود که علاوه بر فراهم نمودن امکانات ارسال و دریافت پست الکترونیک امکان جابجایی اسناد و محتویات مبتنی بر وب را نیز فراهم می نمود. پس از آن در سال ۲۰۰۰ مایکروسافت تحولی اساسی در قابلیتهای محصولات خود ارائه نمود. ارائه نسخه جدید ویندوز (Windows 2000 Family) و در ادامه آن SQL Server 2000 و Exchange Server 2000 دنیای جدیدی را به روی کاربران گشود.

Exchange 2000  قابلیت استفاده از Chat را نیز ارائه داد و از این طریق روند سریع تری برای ارتباط کاربران با یکدیگر و همچنین انتفال اسناد و برگزاری جلسات شکل گرفت. پیشرفت برنامه نویسی تحت وب باعث شد تا شرکتها اقدام به ارائه محصولات خود در این محیط نمایند. در ماه می سال ۲۰۰۱ مایکروسافت اولین نسخه Sharepoint را با نام Sharepoint Team Services 1.0 وارد بازار نمود. یک ماه بعد یعنی در ماه ژوئن نسخه Sharepoint Portal Server 2001 ارائه شد که ابزاری بود برای اتصال سایتهای ایجاد شده در Team Services.

دو سال بعد در ماه ژوئن سال ۲۰۰۳ مایکروسافت نسخه ای تازه از محصول Sharepoint را با نام Windows Sharepoint Services 2.0 ارائه نمود. این محصول بعنوان یک ابزار رایگان و بصورت یک قابلیت اضافه توسط Windows Server 2003 به کاربران عرضه شد. در ماه نوامبر سال ۲۰۰۳ نسخه پورتال این ابزار با نام Sharepoint Portal Server 2003 وارد بازار گردید. مایکروسافت در نگارش این ابزارها معماری جدیدی را پیش گرفت. این محصول به تدریج در میان متخصصان و برنامه نویسان جای گرفت و تبدیل به ابزاری محبوب برای ارائه راه حلهای سریع در سازمانها گردید. تا قبل از نوامبر ۲۰۰۶ شنیده ها از نسخه جدید Sharepoint حاکی از تحولی بزرگ بود. افرادی که در برنامه آزمون نسخه جدید این محصول حضور داشنتد در سایتهای مختلف خبر از وجود امکانات جدیدی می دادند که بسیاری از کاربران بی صبرانه در انتظار آنها بودند.

در نهایت زمان موعود فرا رسید. مایکروسافت محصول(WSS 3.0)   Windows Sharepoint Services 3.0 را در ماه نوامبر ۲۰۰۶ ارئه نمود و در ژانویه ۲۰۰۷ نسخه پورتال آن با نام جدید(MOSS 2007)  Microsoft Office Sharepoint Server 2007 وارد بازار شد.

این بار می خوام کمی برگردم به اول. اینکه اصلا Sharepoint جه ابزاری است و چه کاربردی داره. قصد دارم در چهار قسمت راجع به Sharepoint و کاربرد آن بنویسم. این از قسمت اول.

شاید هنوز نسل اول افرادی که در زمینه پیاده سازی شبکه های کامپیوتری فعالیت داشته اند، بعنوان متخصص مشغول بکار باشند. بهتر است اینطور بگوییم که در فاصله کمتر از یک نسل کاری، دنیای IT تغییراتی با سرعت فرای تصور داشته است و این سرعت هر روز بیشتر و بیشتر می شود. اولین دلایل استفاده از شبکه های کامپیوتری انتقال فایلها و استفاده از چاپگرها بوده است. اما با روند تغییر نیاز کاربران این خواسته اولیه به موضوعی جامع تر با نام تبادل اطلاعات تبدیل گردید. در دنیای کامپیوتر مفهوم اطلاعات بسیار زود تغییر ماهیت داد.

پست الکترونیک در زمینه تبادل اطلاعات انقلاب ایجاد کرد و استفاده از بستر شبکه را تنها محدود به انتقال فایل یا استفاده از چاپگرها ننمود. این تحول باعث ایجاد مفهوم همکاری تیمی با استفاده از بستر IT شد. کاربران با استفاده از پست الکترونیک اقدام به جابجایی محتوای اطلاعاتی می کردند. با پیشرفت روند استفاده از پست الکترونیک، کاستی های این سیستم مشخص گردید. شاید بزرگترین ایرادی که به استفاده از پست الکترونیک وارد بود عدم تمرکز، عدم امکان سازمان دهی و عدم امکان جستجو اطلاعات بوده است.

این قابلیتها امروزه بعنوان امکانات اثبات شده هر سیستم اطلاعاتی می باشد. تمرکز اطلاعات، قابلیت سازماندهی و جستجو باعث می شود تا کاربران از انجام دوباره کاری ها دور بمانند و در زمان انجام کار بصورت بهینه فعالیت نمایند.

نیاز به تمرکز اطلاعات و دسترسی سریع به آنها باعث شد تا بسیاری از شرکتهای پیشرو در صنعت IT اقدام به تولید ابزارهایی جهت رفع این نیازها نمایند.

مایکروسافت بعنوان یکی از شرکتهای پیشرو محصول Microsoft Sharepoint  را ارائه کرد. این محصول از خانواده سروری مایکروسافت می باشد که با در اختیار قرار دادن قابلیتهای مبتنی بر وب، به کاربران این امکان را می دهد تا اطلاعات را در قالبهای مشخص سازماندهی نمایند، به اشتراک بگذارند و جستجو کنند.

کاربران اطلاعاتی با استفاده از این ابزار می توانند از روی خط بودن دیگر کاربران اطلاع حاصل نمایند، مستندات مختلف را به اشتراک بگذارند، از روند تغییرات اطلاعات مطلع شوند یا دیگران را مطلع نمایند. همچنین سازمانهایی که از این ابزار استفاده می نمایند می توانند از اطلاعات محافظت نموده، تغییرات آنها را کنترل نمایند و آنها را بصورت کارا و قابل دسترس ذخیره کنند. استفاده از Sharepoint باعث می شود تا سازمانها با بکارگیری ابزارهای موجود مثل Microfot Office و Internet Explorer و بدون نیاز به اعمال تغییرات اساسی در روند کار، کارایی کاربران را دوچندان نماید.

سازمانها با بکارگیری ابزار Sharepoint بعنوان یک عنصر کلیدی می توانند اهداف استراتژیک جدیدی تعریف نمایند. فراتر از برگزاری جلسات در سالنهای اجتماعات و ارسال نامه ها و پست های الکترونیک گروهی، Sharepoint می تواند اطلاعات سازمانی را متناسب با نیاز کاربران به آنها ارائه نماید.

ساختار ابزار Sharepoint به شکلی طراحی گردیده که در صورت تغییر نیاز، می توان به سادگی نیازهای جدید را در این ابزار پیاده نمود و به اهداف جدید دست پیدا کرد.