The Coach

ست گودین

این مطلب برگردان و خلاصه ای است از مطلبی با همین عنوان که ست گودین در بلاگش نوشته است. ست گودین یکی از نویسنده های مشهور در زمینه بازاریابی است که کتابهایش جزو عنوانهای پرفروش در دنیا بوده است. همچنین وی در لیست ۲۵ ستاره مشهور اینترنت که از سوی مجله فوربس اعلام می شود در سال ۲۰۰۷ قرار داشته است.

مطلب را که دیدم متوجه شدم که این سوالی است که مدتها ذهن من را مشغول کرده. چرا باید کتاب نوشت؟ آیا مطالبی که می خواهیم بنویسیم را نمی توانیم در بلاگ و یا سایتهای مرتبط منتشر کنیم و خواننده بیشتری از کتاب جذب کنیم در حالیکه بسیار کم هزینه و آسان خواهد بود؟ ست گودین به این سوال اینطور پاسخ داده:

اگر تا کنون کتاب ننوشته اید (غیر از کتابهای ادبی) دلایل زیادی برای این کار وجود دارد. این کار افکارتان را متمرکز می کند. این کار پروژه ای بزرگ است که نیاز به توجه کامل دارد. اما وقتی که کتابی نوشتید معلوم نیست که این کتاب ارزش انتشار داشته باشد یا نه. بعد از گذر از این مرحله چیزی نزدیک به یکسال زمان نیاز خواهید داشت. افراد زیادی را باید ملاقات کنید. باید نسخه های زیادی چاپ کنید به نقاط زیای بفرستید. باید فریاد بزنید و امیدوار باشید که مردم صدای شما را خواهند شنید، تصمیم بگیرند که این کتاب ارزش پیگیری دارد، آن را بخوانند و به دیگران پیشنهاد دهند.

با توجه به این شرایط آیا راحت تر نیست که یک بلاگ داشته باشیم؟ یا یک نسخه PDF از نوشته درست کنیم و در اینترنت پخشش کنیم؟

بعضی از کتابهای من کوتاه نبوده اند. یکی از کتابهایم کمتر از ۱۰۰ صفحه بوده. بدون شک این کتاب می توانست مجموعه ای از مطالب برای بلاگم باشد. و مطالب بلاگ بدون شک خوانندگان بیشتری از کتاب خواهند داشت. اگر بخواهم بین خوانندگان مطالب بلاگم و کتابهای پرفروشم مقایسه ای انجام دهم ، هر کدام از مطالبم از پرفروش های نیویورک تایمز خواهد بود. مطالب شما هم چنین شرایطی را خواهد داشت. این شرایطی است که برای همه صادق است. کتاب هیچ وقت به این اندازه مخاطب نخواهد داشت.

اما هدف همیشه انتشار یک ایده نیست. گاهی هدف اینست که تغییرات را عملی سازید. کتاب یک نتیجه فیزیکی است، یک نسخه سفت و سخت از ایده شما که در یک شی فیزیکی جمع شده. چیزی که به ایده شما اجازه می دهد به حرکت در بیاید و به نقاط دوردست برسد.

یک توییت ۱۴۰ کارکتری هیچگاه نمی تواند زندگی یک شخص را تغییر دهد. نوشتن مطلب در بلاگ ممکن است این کار را انجام دهد. یک فیلم می تواند این کار را انجام دهد اما بسیاری از فیلمها برای سرگرمی و بدست آوردن درآمد بالا ساخته می شوند اما افراد را تغییر نمی دهند. اما کتاب چطور؟

دلیل اینکه کتاب Linchpin(میل لنگ) را نوشتم این بود: اگر می خواهی آدمها را تغییر دهی، باید به اندازه کافی اهرم برای عملی کردن تغییر داشته باشی.

کتابها هرروزه زندگی آدمها را تغییر می دهند. خواندن کتاب زمان خواهد برد. کتاب با ما را دربر می گیرد، کتاب مسیر خودش را به ما القاء می کند. شما از اول کتاب شروع می کنید با نویسنده همراه می شوید و به پایان می رسید. برعکس رسانه های الکترونیک، کتاب را با سرعت خود و در شرایط مطلوبی که دوست دارید می خوانید.

پی نوشت:

• به نظرم بلاگ نویسی همیشه تهدید سطحی نویسی را هم به همراه خود دارد. البته این نکته را هم باید در نظر داشت که حوصله خواننده اینترنتی به اندازه مطالب طولانی و توصیفی نیست. برای بلاگر کار بسیار مشکلی خواهد بود که مطالب را خلاصه نگه دارد و در عین حال سطحی ننویسد.

امروز جلسه ای با مدیرعامل یک مجموعه بزرگ در صنعت برق داشتم که باعث شد بسیار هیجان زده بشم. با احترام به تمام مدیران باید این نکته را عرض کنم که سطح آشنایی مدیران با تکنولوژی چیزی نزدیک به صفر است. بخصوص اگر صنعت مورد مدیریت ارتباطی به دنیای کامپیوتر و نرم افزار و سخت افزار نداشته باشد. که چه بسا مدیران IT هم دیده شده که به مرور زمان اصطلاحاتی را یاد گرفته اند و با همانها کارشان را پیش می برند. (البته این موضوع را در اندازه تجربیات خودم می گم و ممکنه که تجربه من محدود باشه اما خوب گاهی شده تصویری ببینی که مدیر ماوس را دو دستی حرکت می دهد.)

یکی از بزرگترین مشکلات همیشه این است که بخواهی یک نرم افزار را یا بطور کلی یک خدمت مبتنی بر IT را به یک شرکت که مدیر ارشدش آشنایی با کامپیوتر ندارد بفروشی. اینجا باید از تاریخچه چرتکه و سیر تکاملش تا کامپیوترهای لامپی و … را بگویی و با هزار مثال و نمونه سازی توضیح بدهی که دقیقا محصول خودتان چطور دوای درد مدیر است. به همین دلیله که وقتی با مدیری برخورد می کنی که یک مجموعه ۸۰۰-۹۰۰ نفری را اداره می کند و نه تنها تکنولوژی را می شناسد بلکه عقیده دارد که در دوره فعلی کارکنانی که مدام در حال حرکت هستند باید تبدیل شوند به Mobile Users . و بعد در طول جلسه صدای آلارم های Outlook را که یا ایمیل می رسید یا آلارم یادآوری تقویم بود را می شنیدی. بعد که کار می رسه به شیرپوینت می بینی شیرپوینت را بهتر از خودت از دیدگاه مدیریتی می شناسد. چنین شرایطی هیجانی شدن هم داره از بس که ندیدی یه مدیر ارشد امکانات موبالش را درک کنه و حداقل بدونه فعالیتها و جلساتش را می تونه تو Outlook تنظیم کنه. حالا نکته جالب اینجاست که خیلی از مدیرها هم هستند که پسوردشان دست منشی است. مثلا محصول را دمو می کنی و بعد از آن منشی همه کارها را انجام خواهد داد. مدیر فرصت استفاده از کامپیوتر را ندارد اگرچه کامل ترین ست پی سی را می توانی در اتاق مدیر پیدا کنی. البته این مشکل شاید بیشتر برای مدیران قدیمی پیش بیاید. افرادی که عادت به انجام کار به شیوه سنتی دارند که ایرادی هم به این گروه وارد نیست. به طور قطع هم بخش عمده این مشکلات با حصور نسل جوانتر مدیران حذف خواهد شد کما اینکه اکنون مدیران جوان تر را می شود دید که همیشه لپ تاپشان همراهشان است.

اما نکته ای که در این جلسه نظرم را جلب کرد ویژگی های شخص مدیر مذکور بود. فردی با دقت و با ایده یادگیری. آنقدر به جایگاه کاری خودش اشراف داشت و شرح وظایفش را درست می دانست که بخوبی می توانست ابزارهای مورد نیازش برای رسیدن به اهدافش را شناسایی کند. نقاط قوت و ضعف سازمان را بخوبی می شناخت. این مسئله ای است که شاید در بسیاری از سازمانها وجود نداشته باشد و آن اینکه مدیر نمی داند کجای سازمانش درد می کند و حتی بدتر اینکه گاهی فکر می کند تب دارد در حالیکه سلولهای سرطانی در تمام سازمان پخش شده اند.

در مطلب قبلی “۷ نکته کاربردی برای مدیریت زمان” توضیح دادم که در خصوص اولویت بندی فعالیتها مطلب اختصاصی خواهم نوشت. در این مطلب ماتریس مدیریت زمان را معرفی می کنم. ماتریس مدیریت زمان توسط استفان کاوی در کتاب First Things First مطرح شده و کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت بندی فعالیتها داره. بخاطر شکل این ماتریس شما می توانید آن را روی یک مقوا داشته باشید و از Stick Note بر روی آن استفاده کنید یا بر روی یک برگ کاغذ آن را بکشید و با مداد محتویاتش را پر کنید و یا حتی آن را در Excel داشته باشید.

شکل زیر ماتریس مدیریت زمان است (برای مشاهده تصویر بزرگ روی عکس کلیک کنید):

• بخش یک: تمام فعالیتهایی که در زمان مشخص باید انجام شوند در این قسمت قرار می گیرند.
• بخش دو: 

  فعالیتهای مهمی که انجامشان الزامیست اما در زمان کوتاه انجام نمی شوند و بیشتر زمانبندی بلندتری دارند.

• بخش سه: 

  فعالیتهایی که خیلی اهمیتی ندارند اما شما نقشی در بوجود آمدنشان ندارید و باید بتوانید مدیریتشان کنید در غیر اینصورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد.

• بخش چهار: 

  فعالیتهای بیهوده ایست که خود فرد خودش را درگیر آنها می کند و زمانش را از بین می برد. بخشی از عادات منفی می تواند در این قسمت قرار گیرد.

چند روز پیش یک موج تو گوگل ویو ایجاد کردم با عنوان فعالیتهای روزانه تان را چطور مدیریت می کنید؟ دوستان ویوی نظرات مختلفی را داده اند و موارد متفاوتی را مطرح کرده اند. اما موضوعی که در این بحث بیشتر مورد توجه بود استفاده از ابزارهای مختلف مدیریت زمان بوده و برنامه ریزی درست برای مدیریت فعالیتها. همین بحث باعث شد تا یک بررسی کامل انجام بدم بر روی راهکارهای مدیریت زمان و مواردی که اینجا مطرح می کنم جزو مهمترین نکات بوده است.

۱- فعالیتهایتان را ثبت کنید

در تمام راهکارهای مدیریت زمان ثبت کردن فعالیتها اولین کاری است که باید انجام داد. این ثبت کردن می تونه به هر شکلی و با استفاده از هر ابزاری باشه. شما می تونید فعالیتهایتان را در یک دفتر ثبت کنید و یا در نرم افزارهایی مثل Outlook، Google Tasks و یا ابزارهای مشابه کارهایتان را ثبت کنید. اما نوشتن فعالیتهاو گذاشتنشان جلوی چشمتان باعث می شود که بدانید دقیقا چه کاری باید انجام دهید و کاری را فراموش نخواهید کرد.

۲- اولویتها را تعیین کنید

تعیین اولویتها یکی دیگر از موارد مهمی است که در بیشتر راهکارهای مدیریت زمان به آن اشاره شده. تعیین اولویتها به شما یک نظم کاری خواهد داد. درباره تعیین اولویتها در مطلب بعدی یک راهکار عملی معرفی خواهم کرد.

۳- زمانهای موثر خود را بشناسید

منظورم دقیقا از زمان موثر چیست؟ برای هر کسی اتفاق می افته که در ساعاتی از روز پرانرژی تر و با انگیزه تر از دیگر ساعات روز باشد. بعنوان مثال بعضی ها صبح تا قبل از ظهر موثر تر هستند و بعضی ها بعد از ظهر ها. شناختن این زمان به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید بهتر تشخیص دهید که زمان مناسب چه فعالیتی چه موقعی خواهد بود.

۴- میزان زمان هر فعالیت را تخمین بزنید

برآورد زمانی برای هر فعالیت می تواند کمک کند تا تخمین بزنید فعالیتهایتان چع میزان از ساعات روز را به خود اختصاص خواهد داد. این کار می تواند در مدیریت کارهای برنامه ریزی نشده نیز به شما کمک کند. فعالیتها برنامه ریزی نشده بخشی از اتفاقات روز هستند که آگاهی از میزان زمانی که روزانه در اختیار دارید می تواند به برنامه ریزی بهتر برای آنها نیز کمک کند.

۵- فعالیتهای برنامه ریزی نشده را مدیریت کنید

وقتی اتفاق پیش بینی نشده ای رخ می دهد اول درجه اهمیت آن را بررسی کنید. سعی کنید به راه حلها فکر کنید. گاهی باید به چنین کارهایی “نه” گفت و گاهی می توان این کارها را به شخص دیگری واگذار کرد و از کمک دیگران استفاده کرد.

۶- با خودتان ملاقات کنید

در طول روز از طریق ایمیل، تلفن، جلسات حضوری با افراد مختلف برخورد می کنیم. بهتر است زمانی را برای خودتان کنار بگذارید. خودتان از از دنیای آنلاین و برخوردها را جدا کنید و فعالیتهایتان را بازنگری کنید.

۷- توان تمرکز خود را بالا ببرید

مهارت در کنترل تمرکز می تواند نقش مهمی در مدیریت فعالیتهایتان داشته باشد. برای کنترل تمرکز باید عواملی را که باعث از دست رفتن تمرکز می شود شناخت.

چند سال پیش قرار شد به یکی از دوستان که رشته اش کامپیوتر نبود مفاهیم شبکه و همان بحثهای MCSE را آموزش بدهم (احتمالا این مطلب را می خواند) . اولین بحثی که با او مطرح کردم این بود که از او خواستم فرض کند کامپیوتر ماوس ندارد و او باید تمام کارها را با استفاده از کیبورد انجام دهد. استفاده از کیبورد و آشنایی با کلیدهای ترکیبی می تواند سرعت عمل را افزایش دهد و از طرفی توانایی تایپ سریع می تواند، هنگامی که پشت کامپیوتر هستید به شما جلوه ای حرفه ای ببخشد. البته مشخص است که منظورم تایپسیت شدن نیست. بلکه هنگامی است که کد نویسی می کنید یا دستورات مختلف را تایپ می کنید. شک نکنید که این توانایی می تواند تاثیر به سزایی در برداشت طرف مقابل از میزان تخصص و تسلط شما بر امور کامپیوتری داشته باشد. تجربیات زیادی از این موضوع داشته ام. با اینکه همیشه سعی کردم این توانایی را در خودم افزایش دهم، اما هنوز هم با افرادی که خیلی سریع کد می نویسند یا دستورات را تایپ می کنند برخورد می کنم، دچار هیجان می شوم. نمونه اش یکی از همکاران که اتفاقا پیانسیت هم هست. انگشتانش که روی کیبرد حرکت می کند انگار که پیانو می زند.

سایت BBC School بازی در چهار مرحله طراحی کرده که به شما تایپ صحیح انگلیسی را آموزش می دهد. (روی تصویر کلیک کنید)

همچنین در سایت رشد می توانید تمرین تایپ فارسی انجام دهید.

تحلیل SWOT مخفف Strenght، Weakness، Opportunities و Threats تکنیکی است که به شما کمک می کند تا نقاط قوت، ضعف، موقعیتها و تهدیدها را در خصوص هدفی مشخص تعیین کنید. تحلیل SWOT معمولا در تصمیم گیری های استراتژیک کاربرد دارد اما می تواند علاوه بر کاربرد در برنامه ریزی برای اهداف تجاری و شرکتی در برنامه ریزی اهداف شخصی نیز کاربرد داشته باشد. دراین باره می توانید مطلب نقشه ذهنی اهداف خود را ترسیم کنید! را بخوانید.

برای ترسیم جدول SWOT معمولا یک برگ کاغذ را به چهار قسمت تقسیم می کنند و در هر بخش یکی از مواردی که در ابتدای مطلب ذکر کردم را می نویسند. اما در شرایطی ممکن است برای اهداف میان مدت یا بند مدت لازم باشد تا تحلیل SWOT جلوی شما باشد و با پیشرفت فعالیتها نقاط ضعف به قدرت و تهدیدها به فرصتها تبدیل شود. بنابراین شما نیاز خواهید داشت تا این جدول را بروز رسانی کنید. بجای نوشتن مجدد جدول می توانید از این روش استفاده کنید:

۱- یک مقوای بزرگ را به چهار قسمت تقسیم کنید.

۲- بالای مقوا ابتدا بنویسید نقاط قوت و روبرویش بنویسید نقاط ضعف.

۳- پایین مقوا فرصتها و روبرویش تهدیدها.

۴- چهاررنگ مختلف از کاغذ چسب دار (Stick) انتخاب نمایید. من از رنگ سبز برای نقاط قوت، از رنگ نارنجی برای نقاط ضعف، از رنگ صورتی برای فرصتها و از رنگ زرد برای تهدیدها استفاده می کنم.

۵- موارد مرتبط با نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصتها و تهدیدها را بر روی کاغذها بنویسید و آنها را در بخش مربوطه بچسبانید.

۶- هرگاه که لازم باشد می توانید یک برچسب جدید به قسمت مورد نظر اضافه کنید و هرگاه که وضعیت یک برچسب تغییر کرد می توانید آن را منتقل نمایید. مثلا یک نقطه ضعف تبدیل شود به نقطه قوت. مزیت این کار این است که علاوه بر اینکه شما همیشه برای اعمال تغییرات دستتان باز است، به دلیل تمایز رنگ می توانید تغییرات در رسیدن به هدف خود را همیشه دنبال کنید.

۷- جدولتان را به دیوار بچسبانید.

نتیجه کارتان باید چیزی شبیه به این عکس باشد:

اگر که ایده های برای طراحی جدول SWOT دارید می توانید در بخش نظرات آن را مطرح کنید.

قبل تر در دو مطلب تواناییهای ارائه مطلب و سخنرانی به روش استیو جابز درباره مهارتهای ارائه مطلب و سخنرانی نوشته بودم. دلیل نوشتن این مطلب شرکت در سمیناری بود که با موضوع مهارتهای مذاکره برگزار شد. برای من سمینار مفیدی بود اگرچه عدم زمانبندی مناسب باعث شد تا بسیاری از موضوعات مورد نظر در سمینار مطرح نشه اما در محدوده ای که موضوعات مطرح شد من با مباحث جدیدی آشنا شدم که تاکنون درباره شان چیزی نمی دونستم. چند اسلاید که رد شد متوجه شدم که با مجموعه ای از اسلایدهای که حاوی مطالب نوشتاری زیاد، با فونت کوچک و به زبان انگلیسی است، روبرو هستم که مشاهده آنها تمرکزم را از صحبتهای سخنران محترم منحرف می کند. همچنین سخنران برصحبتهایش آنقدر مسلط بود که توجهم از اسلایدها منحرف می شد و من این سوال را از خودم پرسیدم که اگر این پاورپوینت به طور کلی حذف شود و مخاطبین اسلایدها را نبینند چه اتفاقی می افتد؟ اکنون این سوال را اینطور مطرح می کنم: ” اساسا چرا از پاورپوینت استفاده می کنیم؟”

برای اینکه به این سوال پاسخ بدهم ابتدا به هرم یادگیری می پردازم. هرم یادگیری که در تصویر زیر هم مشاهده اش می کنید نتیجه تحقیقات Edgar Dale است که در حدود سال ۱۹۷۰ تهیه شده است.

مطابق طبقه بندی های انجام شده در این هرم، خواندن مطالب ۱۰% باعث یادگیری می شود. شنیدن ۲۰% و دیدن تصاویر ۳۰%. ۵۰% از میزان یادگیری با شنیدن و دیدن همزمان اتفاق می افتد که کلاسهای درس و سمینارها بیشتر در این محدوده قرار می گیرند. ۷۰% از یادگیری با صحبت کردن و محاوره بدست می آید و ۹۰% از یادگیری با تجربه مستقیم بدست می آید. هدف این مطلب پرداختن به جزییات این هرم نیست. اما همانطور که گفتم سمینارها می توانند در بهترین حالت ۵۰% از مواردی را که بیان می کنند به مخاطب خود آموزش دهند. باز هم تاکیید می کنم در بهترین حالت.

نقش استفاده از پاورپوینت در این مرحله شناخته می شود. استفاده از اسلاید ابزاری است که به سخنران یا فرد آموزش دهنده کمک می کند تا میزان اثربخشی مطالبی که بیان می کند را بالا ببرد. در طراحی پاورپوینتها باید دقت داشت تا آنچه که قرار است از زبان سخنران بیان شود در اسلایدها نمایش داده نشود و سخنران باید بتواند هماهنگی مناسبی بین اسلایدها و مطالبی که می گوید برقرار کند. بدین ترتیب می تواند با ارجاع به موقع مخاطب به اسلاید و با نمایش یک تصویر، یک جمله و یا حتی یک کلمه تاثیر مناسبی بر مخاطب بگذارد.

پی نوشت:

• هرم یادگیری نشان می دهد که بهترین شکل آموزش شرکت در کارگاه های آموزشی است که دانشجو در آن نقش منفعل (Passive) ندارد.