The Coach

یکی از مشکلاتی که در بسیاری از سازمانها می شه بهش پرداخت اینه که واحدهای IT از استراتژی مشخصی برخوردار نیستند. منظورم از استراتژی تدوین یک سند Master Plan نیست. چرا که تدوین یک سند به خودی خود سند است و ضمانت اجرایی آن بحثی جدا است. اما همانطور که از موضوع مطلب مشخص است موضوع اینست که آیا واحدهای IT در سازمانها باید سیاست گذار باشند و یا تولید کننده؟

از آنجایی که برای اجرای پروژه نرم افزاری نیاز به بکارگیری منابع انسانی است، طبیعی است که بسیاری از مدیران وسوسه می شوند تا با به خدمت گرفتن نیروی انسانی بتوانند نیازهای نرم افزاری خود را مرتفع کنند. این نوع تصمیم گیری شاید مهمترین عاملش بدقولی نرم افزاری ها در نجام تعهداتشان بوده. در بسیاری از جلسات شنیده ام که مدیران اذعان داشته اند که نمی توانند خیلی به وعده وعیدهای شرکتهای نرم افزاری اطمینان کنند چرا که یا کار را به موقع انجام نمی دهند یا برداشتشان از نیازی که وجود دارد اشتباه است و درنهایت محصول آنچه که می خواسته اند نبوده. همین موضوع انگیزه بزرگی می شود که شرکتهایی که توانایی دارند پروژه هایشان را خودشان به سرانجام برسانند. در نهایت واحد IT در سازمان از جایگاهی نظارتی به جایگاهی تولیدی تبدیل می شود. از طرفی به دلیل ضعیف بودن توان مالی شرکتهای فعال در زمینه IT و در بسیاری از مواقع عدم توان در تامین بودجه و پوشش هزینه ها، بسیاری از کارشناسان فعال در این حوزه ترجیح می دهند تا جذب واحدهای IT در صنایعی غیر از IT شوند.

در چنین شرایطی برون سپاری حلقه گمشده ای برای سازمانهاست. چنین سازمانهایی می توانند با تمرکز بر تدوین سیاستهای کارا در برون سپاری از پرداخت هزینه های پنهان تولید نرم افزار جلوگیری کنند و سطح کیفی کار خود را ارتقا دهند. این نکته را هم باید بگم که مهمترین اصل در بحث برون سپاری تعامل موثر بین گروه های درگیر در پروژه (کارفرما، ناظر، پیمانکار) است. شاید شرایطی را تجربه کرده باشید که ناظر فقط در جایگاه ایرادتراشی است، کارفرما در جایگاه برده داری و پیمانکار در جایگاه فرار از بردگی.

عنوان این مطلب برگرفته از این توییت است که چند روز پیش در توییتر نوشتم: “فرق پروژه های ما با پروژه های آنها اینست که ما پروژه ملی تعریف می کنیم و به جایی نمیرسیم، آنها پروژه دانشجویی تعریف می کنند و دنیا را تکان می دهند.“

ماجرا هم از اینجا شروع شد که در این چند وقت اخیر مجموعه ای از پروژه های ملی در حال شروع است یا شروع شده است.  به لینکهای زیر نگاه کنید (البته اگر حوصله اش را داشتید چون عنوانها به اندازه کافی گویا هستند):

• سیستم عامل ملی  و ۸ سال بلاتکلیفی
• همه چیز درباره ایمیل ملی
• بررسی مزیتهای ایجاد مرکز داده ملی
• اجرای طرح ملی تامین محتوای دیجیتالی کشور

مسئله قابل تامل درباره این پروژه های اینست که تمام این پروژه ها ریشه دولتی دارند. پروژه های دولتی که مثل سیستم عامل ملی که بعد از گذشت ۸ سال بلاتکلیف است. یا پروژه ایمیل ملی که به گفته خودشان الگو برداری از روسیه است، در شرایطی که خدمات سایتهای Yahoo، Google و Hotmail برای تمام کاربران جا افتاده است. مرکز داده ملی در شرایطی قرار است شروع بکار کند که این هزینه صرف تقویت مراکز داده موجود نمی شود. حال شما مقایسه کنید این پروژه ها را با پروژه های دانشجویی در دیگر کشورها که حمایت شده اند و معروفترین هایشان همین Google، Facebook و Twitter است.

وقتی می ایستیم و از دور به این جریانات نگاه می کنیم، می فهمیم که کاربرد تکنولوژی در دنیا در جهت باز حرکت می کند. یعنی هر کسی می تواند بر بخشی از تکنولوژی که به تخصص و علاقه اش نزدیکتر است متمرکز شود و آن را گسترش دهد و نتیجه آن می تواند در اختیار کل مردم دنیا قرار گیرد. اما شرایط در کشور ما به سمت بسته تر شدن می رود. داریم سعی می کنیم خلاف جهت رودخانه حرکت کنیم. پروژه هایی را بعنوان پروژه های بزرگ و ملی مطرح می کنیم و آنچنان پیشرفتشان را (در واقع ظاهر سازی پیشرفت را) در بوق و کرنا می کنیم که این بزرگترین پروژه ها اندازه متوسط ترین پروژه های دیگر کشورها نیست. با این شرایط کم کم باید منتظر اینترنت ملی باشیم. اینترنت ملی شبکه ای است که گستره اش به اندازه ایران خواهد بود، پشتش مرکز داده ملی است، پرکاربردترین سرویس در آن ایمیل ملی خواهد بود (بازگشت به نسل Web 1.0) . در مرکز داده ملی تنها سایتهای دولتی فعالیت خواهند کرد. مجموعه های خصوصی برای داشتن سایت باید کلی کاغذ بازی کنند و خبری از شبکه های اجتماعی و بلاگها نخواهد بود. برای تولید محتوا باید از چندین وزارتخانه و اداره مجوز داشت.

بدین صورت ما در جزیره خود از ابتدا چرخ را اختراع خواهیم کرد و هیجان زده خودمان را تحسین می کنیم که خودکفا شده ایم.

ماجرای این متن از مطلب آقای غانم زاده با عنوان افسانه ی دفتر بی کاغذ شروع شد. آقای مجید آواژ هم بر این مطلب نقدی نوشته اند و نظرات خود را مطرح کرده اند که آقای غانم زاده مجدد پاسخی داده اند. از آنجایی که موضوع این بحثها مدتها ذهن من را درگیر کرده، فکر کردم بد نباشد تا من هم نظراتم را بنویسم. این مطلب ابتدا قرار بود بصورت کامنت در بلاگ آقای آواژ قرار گیرد اما حجم مطلب باعث شد تا بعنوان یک بلاگ پست منتشرش کنم.

موضوع اصلی، بحث نرم افزاها و کاربردشان در سازمان و اینکه چقدر نرم افزار به رسالت اصلی خودش پایبند است تا فرآیندهای سازمانی را به معنی واقعی کلمه مکانیزه نماید و نه فعالیتهای دستی بجای اینکه روی کاغذ باشند، در کامپیوتر ثبت شوند. شاید من نسبت به دوستان دیگه سابقه کمتری در این حوزه داشته باشم اما در ابتدای فعالیتم بخاطر دارم که اطرافیان می گفتند نرم افزار در ایران تنها فعالیتهایی که روی کاغذ ثبت می شده را در کامپیوتر ثبت می کند. نمونه اش بسیاری از نرم افزارهای حسابداری و مالی که بیشتر کار Book Keeping انجام می دهد و جای خالی خدمات تحلیلی و مدیریتی در آنها احساس می شود. یا مثلا نرم افزارهای اتوماسیون اداری که بر مبنای بروکراسی اداری شکل گرفته اند و به عقیده من از پیچیده ترین نرم افزارهای داخلی می باشند و نتیجه اش همان می شود که آقاب غانم زاده اشاره فرموده اند.

آقای آواژ در انتهای مطلب خود به مدل بلوغ اشاره کرده اند که فکر می کنم مهمترین بخشی است که در پروژه ها و در سازمانها به سادگی از آن می گذرند. مدل بلوغ، مبنایی ساده دارد. به یک نوزاد نمی توان غذای معمولی داد و باید از شیردادن ماجرا شروع شود تا …. حال این حکایت نرم افزارها و سازمانهاست. مدل بلوغ در پروژه ها، هم بر روند کار تولیدکنندگان تاثیر دارد، یعنی تولیدکنندگام نرم افزار با انجام پروژه های بیشتر و کسب تجربه می توانند استانداردهای تولیدی خود را به سطحی بالاتر ارتقا دهند و هم برای مصرف کنندگان نرم افزار. عقیده دارم در تحلیلها و نیازسنجی ها، ظرفیت سازمان برای استفاده از امکانات نرم افزاری باید بررسی شود. در بسیاری از پروژه های شکست خورده مثل پروژه های ERP که آقای غانم زاده هم به آنها اشاره کرده اند، حجم بالای امکانات و بروز تغییرات اساسی در رویه های کاری و در نتیجه در فرهنگ سازمان باعث شده تا سازمان دچار یک Collapse ناگهانی شود. از آنجایی که نسبت فاصله رشد تکنولوژی با رشد دانش افراد که بعنوان کاربرنهایی تکنولوژی شناخته می شوند در کشور ما نسبت به کشورهای دیگر زیاد است، و بسیاری از شرکتها خود را با تکنولوژی روز پیش می برند، فاصله قابلیت نرم افزار با دانش بکارگیری آن توسط کاربران زیاد می شود و در نتیجه پذیرش نرم افزار دچار چالش می گردد. اما از طرفی دیگر باید به موارد موفق هم اشاره کرد. بعنوان مثال پروژه اسقاط خودرو که در آن، متقاضیان باید ثبت نام و اخذ نوبت مراجعه به مراکز اسقاط خودرو را از طریق وب سایتی که طراحی ساده ای هم داشت و برمبنای تکنولوژی های پیچیده هم نبود به انجام می رساندند. بسیاری از کافی نت ها را دیدم که روی یک برگه انجام ثبت نام را اطلاع رسانی کرده بودند. از آنجایی که ثبت نام تنها از طریق سایت انجام می شد، مردم مجبور به استفاده بودند و این پروژه با همین مبنای ساده حجم بالایی از مراجعات و رفت آمدها را کاست.(قدم اول در مدل بلوغ.) یا پروژه مشابه برای ثبت نام مسافربرهای شخصی. یا پروژه مربوط به پیک بادپا که اکنون بیشتر شعبات پیک بصورت متمرکز کار می کنند.

به شدت عقیده دارم که سادگی عنصری کلیدی در عملیاتی سازی پروژه ها می باشد. شرکت اپل با قرار دادن یک دکمه و یک صفحه لمسی روی آی پاد توانست با تکیه بر سادگی کاربری به موفقیتی بزرگ برسد. سادگی که در پس آن تکنولوژی پیچیده وجود دارد اما کاربر نهایی درگیر پیچیدگی تکنولوژیک نمی شود. مقایسه بفرمایید با پروژه های داخلی. در بسیاری از سازمانهای دولتی، چون سازمان بزرگ است، عدد پروژه اش هم باید بزرگ باشد و چون عدد پروژه بزرگ است به اندازه عدد باید کار کرد حال بماند که فعالیتهایی که انجام می شود کاربردی خواهد بود یا خیر.

جمع بندی کلام اینکه کماکان عقیده دارم صنعت آی تی در کشورمان، صنعتی بسیار ضعیف است و برای سرمایه گذاران ویژگی جذابی ندارد. درباره این موضوع قبل تر اینجا و اینجا مطلب نوشته ام. شرایط کنونی را نمی توان صرف مثبت یا صرف منفی ارزیابی کرد. تا کنون در بسیاری از سازمانها مسیری طی شده که هرچند صدای نارضایتی بیشتر از رضایت مندی بوده. (این را در محدوده تجربه خودم عرض می کنم که به اندازه حضور در حدود شش پروژه بزرگ بوده. پروژه هایی که در سطح شهر یا کشور اجرا شده اند.) در هر صورت که ما مطابق مدل بلوغ در بسیاری از موضوعات قدم اول را طی کرده ایم و در بسیاری از موضوعات دیگر هنوز گامی برنداشته ایم. تثبیت قدمهای برداشته شده یک الزام است که باعث می شود کارکرد نرم افزار در سازمان بنیادی شود و سپس با تامل می توان به مرحله بعدی قدم گذاشت.

در قسمت اول راجع به اینکه CIO چیست صحبت کردم. در این قسمت قصد دارم تا توضیح بدهم که نقش افرادی که نقش CIO یا همان مدیر IT در سازمان را می پذیرند دارای چه ویژگی ها و توانایی هایی باید باشند.

در نظر سنجی از ۵۰۰ مدیر IT خواسته شده تا از میان سه مورد ارتباطات، آشنایی با فرآیندهای و عملکرد سازمان و تفکر استراتژیک، مهمترین را انتخاب نمایند. ۷۰ درصد از افراد به ارتباطات، ۵۸ درصد به آشنایی با فرآیندهای سازمانی و ۴۶ درصد به تفکر استراتژیک رای داده اند. مورد توجه قرار گرفتن مقوله ارتباطات برای مدیران IT نشان می دهد که این دسته از افراد عقیده دارند باید نقشی کلیدی در برنامه ریزی و پیشبرد اهداف سازمان داشته باشند. این نظر سنجی در سایت cio.com منتشر شده است.

اما در این بخش به لیستی از توانمندیها اشاره می کنم:

۱- آشنایی با اهداف سازمان

از آنجایی که انجام اموره روزانه سازمان بر مبنای خدمات نرم افزاری و سخت افزاری صورت می پذیرد، درک استراتژی و اهداف سازمان به مدیر IT کمک خواهد کرد تا برنامه بهینه ای برای ارائه خدمات به سازمان تدوین نماید. خدماتی که نه فراتر از نیاز سازمان باشد و نه کمتر از نیاز سازمان.

۲- مهارتهای ارتباطی

همانطور که در نظرسنجی انجام شده هم مشخص شد، مهارتهای ارتباطی از اهمیت بالایی برخوردار است. برقراری ارتباطات موثر امروزه برای مدیران بعنوان یک ویژگی اصلی شناخته می شود. چرا که جلب همکاری دیگران تنها با برقراری ارتباط موثر امکان پذیر خواهد بود. این ارتباطات بصورت ۳۶۰ درجه باید برقرار شود. یعنی ارتباط با مدیران بالا دست، ارتباط با مدیران هم سطح و ارتباط با مدیران و کارشناسان پایین دست. (مبحث ارتباطات را در آینده و در مطلبی جدا بررسی خواهم کرد.)

۳- دانش حسابداری

بر مبنای سیاستها در هر سازمان، بودجه ای برای امور مختلف تخصیص داده می شود که واحدهای IT نیز از دریافت این بودجه مستثنی نیستند. آشنایی با مفاهیم حسابداری (مالی و مدیریت) می تواند به مدیر IT کمک کند تا هزینه تمام شده خدمات را محاسبخ نموده و نحوه مصرف بودجه مورد اختیار را تحت کنترل در آورد. این نکته بسیار مهم است چرا که معمولا در بسیاری از پروژه های فناوری اطلاعات بخصوص پروژه های نرم افزاری تخمین و برآورد هزینه اشتباه می تواند باعث شکست پروژه و صرف هزینه های بیتشر از پیش بینی شود.

۴- پایبندی به آموزش

سرعت رشد فناوری در شاخه های مختلف بسیار بالاست. برای رفع نیازهای جدید سازمان نیاز به آشنایی با فناوریهای جدید غیر قابل چشم پوشی است. پس پایبندی یک مدیر IT به سیاستهای آموزشی می تواند به خود او و افراد تحت رهبری اش کمک کند تا با در اختیار داشتن دانش روز، بخوبی نیازها را شناسایی کرده و بهترین راه حلها را انتخاب نمایند. ضمن اینکه باید توجه داشت در رشته هایی مثل فناوری اطلاعات همیشه پایبندی به سنتها مناسب نیست و عنصر “تغییر” را باید بعنوان بخشی از این شاخه پذیرفت.

۵- آشنایی با مفاهیم رفتار سازمان

استفاده از خدمات فناوری اطلاعات همیشه به تغییر در عادتهای کاربران می انجامد و بروز تغییر در عادتهای افراد با مقاومت روبرو می شود. هیچگاه نمی توان به آثار فرهنگی (Cultural Issues) استفاده از تکنولوژی در سازمان بی توجه بود. آشنایی با فرهنگ سازمان و مدیریت رفتار افرادو همچنین مدیریت تغییرات به مدیر IT کمک می کند تا پروژه های مورد نظر را بهتر به انجام برساند. البته بدیهی است که نیازی نیست تا مدیر IT متخصص تمام این موارد باشد و می تواند از مشاوران و کارشناسان این امور استفاده نماید اما آگاهی از وجود چنین موضوعاتی در آنالیز سناریوهای واقعی بسیار موثر خواهد بود.

۶- آشنایی با مفاهیم رهبری

بطور کلی آشنایی با مفاهیم نوین مدیریت برای مدیران IT یک الزام بی چون و چراست. اهمیت این موضوع هنگامی دوچندان می شود که مدیر IT خود قبل تر یک شخص فنی تمام عیار بوده. در چنین شرایطی خطر مدیریت ذره بینی و اشتباهاتی از این دست بیشتر وی را تهدید خواهد کرد. درک اهداف سازمان و انتقال صحیح این اهداف به افراد تحت رهبری می تواند کارایی دپارتمان IT را افزایش دهد.

۷- آشنایی با مفاهیم سخت افزاری و نرم افزاری کاربردی در سازمان

شاید بپرسید مگر می شود که مدیر IT با این موارد آشنا نباشد؟ پاسخ مثبت است. چنین اتفاقی بخصوص در ارگانهای دولتی رخ می دهد. گاه افراد با تخصصها و گرایشهای مختلف به سمت مدیریت IT می رسند. پس آشنایی با مفاهیم کلان و کاربردی نرم افزاری و سخت افزاری برای مدیر بسیار مهم است. بعنوان مثال در صورت استفاده سازمان از راهکارهای ERP مدیر باید اهداف، کاربردها و تاثیرات استفاده از این راهکارها را بخوبی بشناسد. یا تاثیرات استفاده از تکنولوژی VoIP در سازمان را باید تشخیص دهد تا در گزارشات خود بتواند به آورده های استفاده از تکنولوژیها و راهکارها اشاره نماید.

۸- آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه

از آنجایی که استقرار راهکارها و خدمات جدید فناوری اطلاعات در سازمانها بصورت پروژه ای انجام می پذیرد (تفاوتی نمی کند که پروژه درون سازمان انجام شود و یا برون سپاری شود) آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه به مدیر IT کمک خواهد کرد تا بتواند بر پیشرفت کارها نظارتی موثر داشته باشد و بتواند در موقعیت مناسب تهدیدها و فرصتهای پروژه را شناسایی نموده و تصمیمات مناسب را اتخاذ نماید.

۹- آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات

چه بخواهیم و چه نخواهیم نتیجه کارهای دپارتمان IT در سازمان بصورت خدمات به استفاده کنندگان ارائه می شود. آشنایی با مفاهیم مدیریت خدمات به مشتریان در ارتقاء سطح رضایت مصرف کنندگان خدمات نقشی موثر خواهد داشت. بررسی زمان پاسخ گویی به درخواستها، نحوه برخورد کارشناسان IT با کاربران، برآورد هزینه خدمات و … از این دست موارد می باشد.

۱۰- آشنایی با استانداردها

در زمینه مدیریت IT مشابه دیگر شاخه های مدیریتی استانداردهایی وجود دارد که آگاهی از آنها یک الزام می باشد. بعنوان مثال ISO 20000 یکی از این موارد است که اولین استادارد مدیریت خدمات IT محسوب می شود. همچنین شناخت و پیاده سازی ITIL می تواند به افزایش کیفیت فعالیتهای واحد IT کمک نماید.

در این سری از مطالب قصد دارم به تحلیل جایگاه سازمانی مدیر IT، تعریف تواناییها و مسئولیتهای این نقش سازمانی بروم. به عقیده من و بر اساس تجربیاتی که از مشاهده نقش مدیران IT در سازمانهای مختلف داشته ام، در بسیاری از شرکتها مدیر شبکه و یا مدیر نرم افزار بعنوان مدیر IT شناخته می شوند. (که البته این موضوع به اندازه سازمان هم مربوط می شود.) اما با توجه به نقش کلیدی خدمات فناوری اطلاعات در انجام امور روزمره سازمان، شخصی که در سازمان مسئولیت امور IT را بر عهده می گیرد باید درکی صحیح از اهداف سازمان داشته باشد. اوائل راه اندازی این بلاگ مطلبی نوشته بودم با عنوان ۱۵ نکته برای مدیران تازه کار در IT که نیازمندیهای اولیه برای مدیران IT را تشریح می کرد. اما در این سری از مطالب نگاه کلان تر و جامع تر به این نقش سازمانی خواهم داشت.

در قسمت اول که همین مطلب است به تعریف و تشریح نقش CIO خواهم پرداخت. و در قسمت بعد به سراغ تواناییهایی که یک CIOیا مدیر IT باید داشته باشد خواهم رفت.

CIO چیست؟

طبق تعریف ویکی پدیا، CIO یا Chief information Officer عنوان شغلی است که در سطحی کلان برای مسئول دپارتمان IT بکار می رود. CIO در سازمان معمولا به Chief Operation Officer و یا Chief Executive Officer گزارش می دهد. در سازمانهای ایرانی دپارتمان IT هم گاهی زیر مجموعه واحد طرح و برنامه است و در مواقعی که مدیر ارشد یا همان CEO درک خوبی از کارکرد فناوری اطلاعات در سازمان داشته باشد، مدیر IT را زیر مجموعه خودش قرار می دهد. در بعضی از سازمانها (البته غیر ایرانی) CIO ممکن است عضوی از هیات مدیره هم باشد.

با توجه با کوتاهی عمر این نقش در سازمانها، شرایط احراز یکسانی در هر سازمان وجود ندارد. در واقع در هر سازمان افراد با تخصص ها و گرایشهای متفاوت ممکن است بعنوان مدیر IT انتخاب شوند. بیتشر این افراد کسانی هستند که دارای پیشینه فنی در زمینه های مختلف امور کامپیوتر می باشند و یا کسانی هستند که دوره های MBA را گذرانده اند. افرادی که فارغ التحصیل رشته های MBA می باشند، به این دلیل که معمولا درک خوبی از مفاهیم مدیریت و مدیریت استراتژیک دارند، می توانند اهداف سازمان را بشناسند و خدمات IT را با اهداف هماهنگ کنند. در سازمانهای ایرانی هم کمابیش چنین شرایطی حاکم است. بیشتر افرادی که پیشینه فنی دارند به این سمت می رسند، اما در شرکتهای دولتی ممکن است شرایط به گونه دیگری باشد و افراد با تخصصهای غیر مربوط هم بعنوان مدیر IT انتخاب شوند. در نهایت داشتن دانش عمومی مدیریت، مثل هر نقش مدیریتی دیگر در سازمان می تواند به شخص مدیر IT کمک شایانی نماید.

در قسمت بعد بیشتر راجع به توانایی هایی که یک مدیر IT احتیاج دارد صحبت خواهم کرد.

بسیاری از افراد وقتی بحث انجام یک پروژه پیش می آید به دنبال استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه می روند. خیلی اتفاق افتاده که دیده ام استفاده از این ابزارها بجای پیشبرد اهداف موجب کندی و سردرگمی شده. این اشتباه را خودم هم مرتکب شده ام. چون گاهی این وسواس را دارم که کار را بر اساس قواعد و اصول و متدولوژی های تعریف شده انجام دهم. اما حقیقت اینجاست که اصول، قواعد و متدولوژی های مواردی است که خود شما تعریف می کنید. به نظرم هیچ متدولوژیی تا با نیازهای ما هماهنگ نشود، کمک که نخواهد کرد هیچ، بلکه باعث بروز وقفه در کار هم خواهد شد. در بحث متدولوژی مفهومی مطرح است با عنوان Tailoring. به این معنی که متدولوژی با نیازها هماهنگ شود و این زمانی است که الگوهای متدولوژی می تواند به ما کمک کند. در واقع متدولوژی بر اساس نیازها سفارشی می شود. ممکن است بعضی از فرآیندها حذف شوند یا به شکلی جدید در آیند.

اما چرا این بحث را مطرح کردم؟ دلیلش این است که استفاده از مفاهیم مدیریت پروژه تبدیل شده به یکی از کارهای روزانه و  باید، باید، باید، امکانات این ابزارها را بر اساس نیازمان انتخاب کنیم. بر حسب اندازه پروژه، زمان و بودجه باید تشخیص بدهیم که به یک ابزار مدیریت پروژه کامل احتیاج است یا تنها به یک ابزار برای ثبت فعالیتها و پیگیری آنها نیاز است. منظور از یک ابزار مدیریت پروژه کامل برنامه هایی مثل Microsoft Project و Primavera می باشند. در ساده ترین حالت استفاده از این ابزارها شما می توانید منابع پروژه، هزینه ها و بودجه و فعالیتها و روابط آنها را تعریف کنید. استفاده از این ابزارها مستلزم آشنایی خوب با امکانات این ابزارها است. موارد زیر به شما کمک می کند تا بهترین تصمیم را برای انتخاب ابزار مناسب بگیرید:

• آیا از ابزار مدیریت پروژه تنها برای تعریف کردن فعالیتها استفاده می کنید؟ در صورتیکه پاسختان به این سوال مثبت است این ابزار را کنار بگذارید. می توانید فعالیتها را روی وایت بورد بنویسید. خودتان را  گرفتار ابزار نکنید.
• آیا وقت پروژه شما محدود است؟ محدودیت در زمان پروژه معمولا باعث می شود که از استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه چشم پوشی کنیم. اما استفاده از یک ابزار Task Management ساده می تواند کمک کند.
• آیا تعداد نفرات حاضر در پروژه محدود است؟ اگر زیر ۱۰ نفر در پروژه فعالیت می کنند سراغ چنین ابزارهایی نروید. استفاده از یک برنامه Task Management ساده می تواند به شما و تیمتان بیشتر کمک کند. ابزارهای مبتنی بر وب مثل Windows Sharepoint Services 3.0 می تواند یک محیط پویا و کاربردی به شما بدهد.
• آیا کارفرما از شما برنامه دقیق پروژه می خواهد؟ اگر پاسخ منفی است خیلی خود را گرفتار ابزار نکنید.
• آیا از متدهای Agile در پروژه استفاده می کنید؟ اگر اینطور است بهتر است یکبار برای همیشه قوانین تعریف و تخصیص فعالیتها را برای خود تعریف کنید تا هنگام اجرا دچار حاشیه نشوید. (خیلی با این مورد برخورد کرده ام که در مسیر انجام فعالیتهای پروژه، آنقدر افراد درگیر حاشیه ابزارهای جانبی می شوند که از اصل کار باز می مانند.) ممکن است بعد از تعریف این قوانین به یک الگو برای استفاده از ابزار برسید.
• آیا در تیم کاریتان متخصص مدیریت پروژه وجود دارد؟ اگر وجود ندارد دلیلی ندارد خود شما در حین کار تبدیل به متخصص مدیریت پروژه شوید و شروع به کشف یک فیلد جدید کنید و در مسیر صحیح و خطا قرارگیرید.
• آیا تعداد فعالیتهایی که باید انجام دهید محدود است؟ نتیجه پاسخ به این سوال مشخص است.
• آیا افراد تیم شما با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند؟ اگر افراد تیم شما به مفاهیمی مثل Timesheet، وابستگی فعالیتها، نحوع محاسبه پیشرفت کار و … آشنا نیستند، هنگام انجام پروژه از آنها نخواهید که به این موارد بپردازند و درگیر ابزار شوند. سر فرصت به آنها آموزش دهید و بعد به استفاده از ابزار بپردازید. در ضمن نباید انتظار داشت که همه افراد این مفاهیم حتی ساده را هم بدانند.
• اگر مورد دیگری هست شما اضافه کنید …

اما اگر از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده نکنیم چکار کنیم؟ راه هایی وجود دارد که می تواند کار شما را ساده کند.

• استفاده از وایت بورد و تقسیم بندی عمودی آن به فازهای فعالیت مثل شروع نشده، در دست انجام و پایان یافته می تواند انتخاب اول باشد. تقسیم بندی افقی می تواند بر حسب تاریخ باشد که البته این برای دوره های کوتاه مناسب است. می توانید فعالیتها را روی کاغذ Stick بنویسید و در خانه مربوطه بچسبانید و در صورتیکه وضعیت فعالیت تغییر کرد می توانید کاغذ را جابجا کنید. حتما لازم نیست از آخرین تکنولوژی ها برای انجام کارهای ساده استفاده کرد.
• استفاده از Windows Sharepoint Services 3.0 که می تواند یک سایت برای تیم شما ایجاد کند و به شما امکان مدیریت فعالیتها، مستندات و … را بدهد. برای آشنایی با امکانات شیرپوینت، اینجا کلیک کنید.
• می توانید از ابزارهای آنلاین که بصورت رایگان خدمات می دهند استفاده کنید. در مورد این سایتها در مطلب بعدی خواهم نوشت و آنها را معرفی خواهم کرد. استفاده از ابزارها آنلاین می تواند مناسب باشد چراکه اصولا این ابزارها با هدف مدیریت وظایف و مدیریت پروژه تهیه شده اند و دارای شاخ و برگ زیادی نیستند. البته معمولا استفاده رایگان از این ابزارها دارای محدودیت تعداد کاربر و امکانات می باشد.

داشتم درباره دلایل بهم خودرن تمرکز جستجو می کردم که به مفهوم HyperFocus برخورد کردم که نقطه مقابل از دست دادن تمرکز است. مواردی که در این مطلب می نویسم نتیجه جستجوها از سایتها مختلف مثل Wikipedia و About.com است.

شاید شما هم اطراف خود با افراد یا حتی کودکانی برخورد کرده باشید که چنان توجهشان به بازی کامپیوتری جلب می شود که ساعتها بدون وقفه به آن ادامه می دهند بدون آنکه از شرایط اطراف خود باخبر شوند. معطوف شدن به یک کار بطوری که تمام حواس به آن جمع شود بعنوان یک اختلال رفتاری به نام Hyperfocus شناخته می شود که ممکن است آسیبهایی را به شخص وارد نماید. اما با شناخت این نوع رفتار می توان از آن بهره مثبت نیز برد.

به زبان کاملا ساده Hyperfocus اختلال رفتاری است که شخص چنان غرق کاری که به آن پرداخته، می شود که از درک وقایع اطرافش باز می ماند. در واقع این نوع رفتار یا به عبارتی بیماری مسئله توجه بالا به کار یا همان تمرکز بالا نیست بلکه مشکل عدم واکنش به محرکهای اطراف است که بعنوان یک مسئله رفتاری شناخته می شود. این اختلال رفتاری با نام Attention Deficit Disorder (ADD) یا همان کمبود توجه نیز شناخته می شود. این دسته از افراد مشکلات جدی در سازماندهی، برنامه ریزی و به اتمام رساندن کارها دارند. البته باید توجه داشت که این اتفاق ممکن است در مقاطعی برای هرکسی رخ دهد اما تکرار آن بعنوان اختلال رفتاری شناخته می شود. افرادی که به شدت تمایل به سرگرم شدن با یک کار را دارند و دچار Hyprfocus می شوند عمدتا از دیگر فعالیتها باز می مانند و مشکلات جدی در روابط اجتماعی پیدا می کنند. در محیط کار چنین افرادی انعطاف پذیری خود را از دست می دهند و نمی توانند وظایفی که به آنها محول شده را بخوبی انجام دهند. چنین افرادی بیشتر در دنیای خود فرو می روند و کارهایی را انجام می دهند که از نظرشان جذابیت بیشتری دارد که البته الزاما کارهایی با جذابیت بالا، کارهایی نیست که برای زندگی شخص مهم باشد. ذهن این اشخاص بیشتر به کارهایی گرایش دارد که نتیجه آنی در آن حاصل می شود و یا بیشتر کارهایی را انجام می دهند که برای آن پاداش تعیین شده باشد. این نوع اختلال رفتاری هم در کودکان و هم در افراد بالغ دیده می شود. در کودکان ممکن است هنگام انجام بازیهای کامپیوتری و هنگام تماشای تلویزیون این رفتار بروز کند و در بزرگسالان هنگام کار با اینترنت و موقع خرید کردن ممکن است خودنمایی کند.

اما اگر دچار Hyperfocus می شویم و یا افرادی از خانواده یا همکاران دچار این مشکل می شوند چکار باید انجام داد؟

• با مداخله در کار افرادی که دچار Hyperfocus می شوند می توان توجه آنها را از آن کار منحرف نمود. متخصصان عقیده دارند که تعیین زمان محدود برای انجام یک کار مهمترین روشی است که در برخود با افراد Hyperfocus باید مورد استفاده قرار گیرد.
• افراد Hyperfocus معمولا تمایل زیادی به بازگشت به کاری که انجام می داده اند دارند. باید سعی کرد تا این افراد را بیشتر در کارهای اجتماعی و گروهی شرکت داد تا زمان کمتری برای برگشت به شرایط Hyperfocus در اختیار داشته باشند.
• استفاده از نشانه ها و یا عوامل هشدار دهنده مثل زنگ ساعت می تواند مناسب باشد. در صورتیکه دچار Hyperfocus می شوید یک نشانه یا یک زنگ کنار خود داشته باشید تا سرزمان مشخص به شما هشدار دهد تا دست از کارتان بردارید.
• Hyperfocus می تواند یک نقطه مناسب برای شناخت علاقه مندیها باشد. در واقع افرادی که دچار Hyperfocus می شوند باید سعی کنند کارشان مطابق با علاقه مندیشان باشد. چنین افرادی در این شرایط می توانند بازده فوق العاده ای داشته باشند.

مسئله ای که می خواستم به آن برسم یک نتیجه گیری شخصی است. به نظرم Hyperfocus بعنوان یک تهدید ممکن است گریبانگیر افرادی شود که در حوزه آی تی فعالیت می کنند بخصوص نرم افزاری ها. از آنجا که کار برنامه نویسی یا تحلیل سیستم احتیاج به تمرکز بالا دارد این تهدید برای افراد فعال در این زمینه می تواند بیشتر باشد. خیلی وقتها برای حل کردن یک مسئله ساعتها پشت کامپیوتر می نشینیم و از اطراف خود غافل می شویم. البته باید در نظر داشت که این اختلال در شرایط جدی بدلیل کمبود  دوپامین که یک انتقال دهنده عصبی در مغز است رخ می دهد. دوپامین وظیفه موزون کردن حرکات و احساسات را بر عهده دارد. اما فکر می کنم هر عملی که توسط شخص تکرار می شود پتانسیل تبدیل شدن به عادت را دارد و باید راجع به Hyperfocus نیز مراقب تکرار شدن آن بود.