همانطور که در قسمت قبل توضیح دادم در فاصله زمانی کوتاهی نیاز کاربران از فعالیتهای ساده انتقال فایل و استفاده اشتراکی از چاپگرها به سطح پیشرفته تری رسید. مایکروسافت از حدود سال ۱۹۹۷ به راه حل هایی فکر می کرد که توسط آنها بتواند تیمهای کاری در سازمانها را به هم مرتبط نماید و جریان اطلاعاتی را بین افراد برقرار نماید. این تفکر منجر به ارائه محصولی به نام Microsoft Exchange Server شد که با هماهنگی با ابزار Microsoft Outlook این امکان را برای کاربران فراهم می نمود تا بتوانند از طریق پست الکترونیک با یکدیگر در ارتباط باشند. در سال ۱۹۹۸ مایکروسافت نسخه بعدی محصول Exchange Server را ارائه نمود که علاوه بر فراهم نمودن امکانات ارسال و دریافت پست الکترونیک امکان جابجایی اسناد و محتویات مبتنی بر وب را نیز فراهم می نمود. پس از آن در سال ۲۰۰۰ مایکروسافت تحولی اساسی در قابلیتهای محصولات خود ارائه نمود. ارائه نسخه جدید ویندوز (Windows 2000 Family) و در ادامه آن SQL Server 2000 و Exchange Server 2000 دنیای جدیدی را به روی کاربران گشود.

Exchange 2000  قابلیت استفاده از Chat را نیز ارائه داد و از این طریق روند سریع تری برای ارتباط کاربران با یکدیگر و همچنین انتفال اسناد و برگزاری جلسات شکل گرفت. پیشرفت برنامه نویسی تحت وب باعث شد تا شرکتها اقدام به ارائه محصولات خود در این محیط نمایند. در ماه می سال ۲۰۰۱ مایکروسافت اولین نسخه Sharepoint را با نام Sharepoint Team Services 1.0 وارد بازار نمود. یک ماه بعد یعنی در ماه ژوئن نسخه Sharepoint Portal Server 2001 ارائه شد که ابزاری بود برای اتصال سایتهای ایجاد شده در Team Services.

دو سال بعد در ماه ژوئن سال ۲۰۰۳ مایکروسافت نسخه ای تازه از محصول Sharepoint را با نام Windows Sharepoint Services 2.0 ارائه نمود. این محصول بعنوان یک ابزار رایگان و بصورت یک قابلیت اضافه توسط Windows Server 2003 به کاربران عرضه شد. در ماه نوامبر سال ۲۰۰۳ نسخه پورتال این ابزار با نام Sharepoint Portal Server 2003 وارد بازار گردید. مایکروسافت در نگارش این ابزارها معماری جدیدی را پیش گرفت. این محصول به تدریج در میان متخصصان و برنامه نویسان جای گرفت و تبدیل به ابزاری محبوب برای ارائه راه حلهای سریع در سازمانها گردید. تا قبل از نوامبر ۲۰۰۶ شنیده ها از نسخه جدید Sharepoint حاکی از تحولی بزرگ بود. افرادی که در برنامه آزمون نسخه جدید این محصول حضور داشنتد در سایتهای مختلف خبر از وجود امکانات جدیدی می دادند که بسیاری از کاربران بی صبرانه در انتظار آنها بودند.

در نهایت زمان موعود فرا رسید. مایکروسافت محصول(WSS 3.0)   Windows Sharepoint Services 3.0 را در ماه نوامبر ۲۰۰۶ ارئه نمود و در ژانویه ۲۰۰۷ نسخه پورتال آن با نام جدید(MOSS 2007)  Microsoft Office Sharepoint Server 2007 وارد بازار شد.

این بار می خوام کمی برگردم به اول. اینکه اصلا Sharepoint جه ابزاری است و چه کاربردی داره. قصد دارم در چهار قسمت راجع به Sharepoint و کاربرد آن بنویسم. این از قسمت اول.

شاید هنوز نسل اول افرادی که در زمینه پیاده سازی شبکه های کامپیوتری فعالیت داشته اند، بعنوان متخصص مشغول بکار باشند. بهتر است اینطور بگوییم که در فاصله کمتر از یک نسل کاری، دنیای IT تغییراتی با سرعت فرای تصور داشته است و این سرعت هر روز بیشتر و بیشتر می شود. اولین دلایل استفاده از شبکه های کامپیوتری انتقال فایلها و استفاده از چاپگرها بوده است. اما با روند تغییر نیاز کاربران این خواسته اولیه به موضوعی جامع تر با نام تبادل اطلاعات تبدیل گردید. در دنیای کامپیوتر مفهوم اطلاعات بسیار زود تغییر ماهیت داد.

پست الکترونیک در زمینه تبادل اطلاعات انقلاب ایجاد کرد و استفاده از بستر شبکه را تنها محدود به انتقال فایل یا استفاده از چاپگرها ننمود. این تحول باعث ایجاد مفهوم همکاری تیمی با استفاده از بستر IT شد. کاربران با استفاده از پست الکترونیک اقدام به جابجایی محتوای اطلاعاتی می کردند. با پیشرفت روند استفاده از پست الکترونیک، کاستی های این سیستم مشخص گردید. شاید بزرگترین ایرادی که به استفاده از پست الکترونیک وارد بود عدم تمرکز، عدم امکان سازمان دهی و عدم امکان جستجو اطلاعات بوده است.

این قابلیتها امروزه بعنوان امکانات اثبات شده هر سیستم اطلاعاتی می باشد. تمرکز اطلاعات، قابلیت سازماندهی و جستجو باعث می شود تا کاربران از انجام دوباره کاری ها دور بمانند و در زمان انجام کار بصورت بهینه فعالیت نمایند.

نیاز به تمرکز اطلاعات و دسترسی سریع به آنها باعث شد تا بسیاری از شرکتهای پیشرو در صنعت IT اقدام به تولید ابزارهایی جهت رفع این نیازها نمایند.

مایکروسافت بعنوان یکی از شرکتهای پیشرو محصول Microsoft Sharepoint  را ارائه کرد. این محصول از خانواده سروری مایکروسافت می باشد که با در اختیار قرار دادن قابلیتهای مبتنی بر وب، به کاربران این امکان را می دهد تا اطلاعات را در قالبهای مشخص سازماندهی نمایند، به اشتراک بگذارند و جستجو کنند.

کاربران اطلاعاتی با استفاده از این ابزار می توانند از روی خط بودن دیگر کاربران اطلاع حاصل نمایند، مستندات مختلف را به اشتراک بگذارند، از روند تغییرات اطلاعات مطلع شوند یا دیگران را مطلع نمایند. همچنین سازمانهایی که از این ابزار استفاده می نمایند می توانند از اطلاعات محافظت نموده، تغییرات آنها را کنترل نمایند و آنها را بصورت کارا و قابل دسترس ذخیره کنند. استفاده از Sharepoint باعث می شود تا سازمانها با بکارگیری ابزارهای موجود مثل Microfot Office و Internet Explorer و بدون نیاز به اعمال تغییرات اساسی در روند کار، کارایی کاربران را دوچندان نماید.

سازمانها با بکارگیری ابزار Sharepoint بعنوان یک عنصر کلیدی می توانند اهداف استراتژیک جدیدی تعریف نمایند. فراتر از برگزاری جلسات در سالنهای اجتماعات و ارسال نامه ها و پست های الکترونیک گروهی، Sharepoint می تواند اطلاعات سازمانی را متناسب با نیاز کاربران به آنها ارائه نماید.

ساختار ابزار Sharepoint به شکلی طراحی گردیده که در صورت تغییر نیاز، می توان به سادگی نیازهای جدید را در این ابزار پیاده نمود و به اهداف جدید دست پیدا کرد.

بله درسته! در نهایت شما مدیر هستید و به عنوان یک مدیر وظایف زیادی به عهده شماست. احتمالا به عنوان یک مدیر تصور می کنید که یکی از وظایف شما حل مشکلات افراد تحت هدایتتان است. یک مدیر خوش برخورد که همیشه و بدون محدودیت پاسخگو است. یک مدیر مهربان که مشکلات افراد را درک می کند و خودش حاضر می شود مسئولیت کارها را به عهده بگیرد تا نفر مذکور بتواند برود و گرفتاریش را رفع و رجوع کند. اوه خدای من! نگیید که شما همچین کاری کردید. البته بین خودمون بمونه من این کار را کردم و باعث  شد از همه کارهایی که به عهده ام بود صرف نظر کنم یا زمان بیشتری را به کار با استرس زیاد اختصاص دهم و مسئولیتی که پذیرفته ام را به سرانجام برسانم.

احتمالا این اتفاق برای مدیرای IT بیشتر پیش میاد چراکه همونطور که در مطلب قبل توضیح دادم، این دسته از مدیران اغلب از توانایی فنی بالایی برخوردار هستند و اعضای تیم در مواجهه با مشکلات فنی مدام در اتاق مدیر را می زنند  و مدیر به سادگی از مدیر تبدیل خواهد شد به نیروی پشتیبان.

اما در چنین شرایطی چه کاری باید انجام داد؟  در اتاق را بست و به هیچ کس جواب نداد؟ باید طوری رفتار کرد که دیگران جرات سوال پرسیدن و برقراری ارتباط را نداشته باشند؟ البته مدیر خوب باید رابطه ای صمیمی با پرسنلش برقرار کند اما باز هم تاکید می کنم که این به معنی پذیرفتن مسئولیت کارهای افراد نیست.

مفهموم مدیریت میمون اولین بار در سال ۱۹۷۴ در دانشگاه هاروارد پایه ریزی شد. در آن سال ویلیام آنکن و دونالد واس در مقاله ای با نام: “چه کسی میمون دارد؟” سازمانی را شبیه سازی کردند که پرسنلش کارها و مشکلات (میمونها به مشکلات افراد در سازمان تشبیه شده اند) را به دوش مدیر می انداختند و بر مبنای آن اقدام به ارائه راه حلی کردند که مدیر بتواند خود را از این شرایط خلاص کند. مدیریت میمونها مفهومی ساده دارد:

در طول زمانی که به تو کمک می کنم مشکل تو مشکل من نخواهد بود. در آن لحظه که مشکل تو از آن من شود تو مشکلی نخواهی داشت. من نمی توانم به کسی که مشکلی ندارد کمک کنم. تو می توانی در زمانهای مشخص درباره مشکلت با من گفتگو کنی. آنگاه فکرهایمان را روی هم می گذاریم. قدم بعدی را مشخص و مسئولیت آن را تعیین می کنیم.

شش قانون زیر به شما کمک خواهد کرد تا میمونها را به خوبی مدیریت نمایید:

۱. میمونها یا باید تغذیعه شوند یا از سر راه کنار روند. هیچ کس از میمونهای گرسنه که مدام جیغ می کشند و همه جا را بهم می ریزند خوشش نمیاد. میمونها (مشکلات) باید در زمانهای مشخص تغذیه شوند (مسئله مطرح شده را باید در زمانهای مشخص پیگیری کرد) و اگر می  توان آنها را از سر راه برداشت (مشکل به سرعت حل می شود) دیگر نیازی به تغذیه مداوم نخواهد بود.

۲. زمان تغذیه بعدی هر میمون باید مشخص باشد. بعد از اولین جلسه مدیر باید زمانی دیگر را تعیین کند تا از شرایط مسئله مطلع گردد و اگر لازم است مجددا برای قدم بعدی برنامه ریزی کند.

۳. تعداد میمونها همیشه باید از ماکزیمم میمونی که مدیر می تواند تحمل کند کمتر باشد. این تعداد همیشه باید محدود باشد و بهتر است جلسات مربوطه ظرف ۱۵ دقیقه خاتمه یابد.

۴. تنها با قرار ملاقات قبلی باید به میمونها رسیدگی کرد. اینکه اجازه دهید افراد به راحتی مسائل را مطرح کنند شانس پریدن میمون از شانه آنها به شانه شما را افزایش خواهد داد. با این کار می توان افراد را در یافتن راه حل هدایت نمود و گزارش عملکرد آنها را دریافت کرد.

۵. قرار تغذیه میمونها می تواند تغییر کند اما هرگز نباید رها شود. ممکن است به هر دلیل لازم شود تا قرارهای قبلی جابجا شود اما هیچگاه میمون را به حال خود رها نکنید و همیشه ردش را دنبال کنید.

۶. به میمونها با کلمات نوشته شده غذا ندهید. استفاده از ایمیل یا نامه برای غذا دادن به میمونها باعث می شود تا آنها به شما پاسخ دهند و منتظر جواب بمانند و این به معنی افزایش حجم کار شما و در اختیار گرفتن میمون خواهد بود. همیشه بصورت حضوری یا تلفنی صحبت کنید. 

 

قبول دارم که ممکن است شرایطی پیش آید که نیاز به صرف زمان بیشتر یا حتی لازم به اقدامی عملی از طرف مدیر باشد . همیشه شرایط خاص وجود دارد و این دانش، تجربه و هنر مدیر خواهد بود که در شرایط خاص چگونه عکس العملی داشته باشد.

پی نوشت: در هر صورت کار کردن در هر نقش و رتبه ای بیتشر از اینکه کارکردن باشه یاد گرفتنه. همیشه باید تجربه کرد.

 

در حال حاضر در تمام سازمانها IT نقش خود را بیش از پیش نمایان می کند بطوریکه در برنامه ریزی مالی سازمانی بر اساس اهداف سازمان بودجه مشخصی برای معاونت IT در نظر گرفته می شود.

مدیران IT از آنجا که اغلب افرادی با توانایی فنی بالا هستند از دانش و توانایی عمومی مدیریت آگاه نیستند. این مدیران بر خلاف تلاش زیاد اما به نتایج مطلوب نمی رسند. در این پست ۱۵ نکته که مدیران IT تازه کار باید به آن توجه کنند را آورده ام.

نکات تقویت توانایی های مدیریتی

۱٫ کتاب مدیر یک دقیقه ای از سری کتابهای یک دقیقه ای کن بلانشارد را مطالعه کنید.

۲٫ با قوانین داخلی سازمان بخوبی آشنا شوید. با مدیران هم سطح و بالا دست خود بخوبی ارتباط برقرار کنید.

۳٫ نقاط ضعف خود را به سرعت و بخوبی قبل از دیگران شناسایی کنید.

۴٫ با مفاهیم مدیریت مالی آشنا شوید تا بتوانید بودجه ای که در اختیار دارید را بدرستی هزینه نمایید.

نکات بهبود روابط با پرسنل اجرایی

۵٫ مشکلات روزمره خود را بطور مداوم با رئیس خود مطرح نکنید. تنها مشکلات بزرگ را با دراختیار داشتن چند راه حل با رئیس خود مطرح کنید و از او بخواهید بهترین را انتخاب نماید.

۶٫ سعی کنید نیروهای فعال در بخش پشتیبانی را از نیرهای فعال در پروژه ها تفکیک کنید. 

۷٫ فعالیتها را ثبت نمایید. از پرسنل خود بخواهید تا گزارشات و تایم شیتهای مربوطه را پر نمایند. این فعالیت به شما اجازه می دهد تا هر لحظه از شرایط کار واحد خود مطلع بمانید.

۸٫ نقش خود را در شرایط بحران بشناسید. اگرچه ممکن است شما دارای دانش فنی بالایی در بازگردانی یک سرور از کار افتاده داشته باشید، اما وظیفه شما تهیه یک برنامه مدیریت بحران مناسب است و افراد دیگر وظیفه بازگردانی سرورها و سرویس ها را بر عهده خواهند داشت.

۹٫ خودتان را درگیر حل مشکلات دیگران نکنید. اگر دارای یک بخش Helpdesk نیستید و کاربران برای رفع مشکلاتشان به شما مراجعه می کنند بهتر است هر چه زودتر اقدام به راه اندازی بخش پشتیبانی فنی نمایید.

۱۰٫ برای تیم مورد هدایتتان محدوده های مشخص تعریف نمایید. بسیاری از فعالیتها در IT و بخصوص در بخش پشتیبانی بصورت تکراری انجام می شود. سعی کنید به تیمتان آموزش دهید تا از فعالیتهای بیهوده پرهیز نمایند. 

۱۱٫ مدیریت میمونی را یاد بگیرد. هیچگاه مسئولیت رفع مشکلات پرسنل را به عهده نگیرید. تنها مطمئن شوید که آنها را به سمت قدم بعدی که باید بردارند هدایت می نمایید.

۱۲٫ پرسنلتان را در تعیین اهداف هدایت نمایید و به آنها در رسیدن به اهداف مشاوره دهید.

۱۳٫ جلسات منظمی را با تیمتان برنامه ریزی کنید. اگر چه ممکن است به دلیل مشغله زیاد این عمل سخت به نظر برسد اما حتما زمانی را برای شنیدن نظرات افراد اختصاص دهید.

۱۴٫ به افراد در هر فصل پاداش دهید. این کار با مدیریت مناسب بودجه امکان پذیر خواهد بود. همچنین می توانید از این طریق انگیزه کار را در بین افراد افزایش دهید.

۱۵٫ به این عقیده برسید که مجموع توانایی های افراد تیم تحت هدایت شما خروجی تیم شما است. وجود توانایی های خاص در شما باعث نمی شود که از دیگران مشابه خودتان انتظار داشته باشید. نقاط قوت افراد را شناسایی کنید و برای نقاط ضعف آنها برنامه مناسب آموزشی تدارک ببینید.

 

این پانزده نکته بطور حتم راهکار نهایی مدیریتی برای مدیران تازه کار IT نخواهد بود اما توجه و یادگیری هرکدام از این نکات می تواند قدرت مدیریتی شما را افزایش دهد.

پی نوشت: بعد از نوشتن این پست یک مطلب خوب با این عنوان پیدا کردم: “مدیر فناوری اطلا‌عات باید دارای چه مهارت‌های تخصص باشد؟“

فکر می کنم متخصصان Sharepoint حالا بیش از پیش به این ابزار افتخار می کنند. به ذهنم رسید که درباره Sharepoint و المپیک جستجو کنم و ببینم آیا این ابزار کاربردی در المپیک داشته یا نه؟ این کار بیشتر شبیه یک بازی گوگلی بود اما نتیجه ای کاملا مثبت داشت.

ابزار Sharepoint 2007 بعنوان یکی از نرم افزارهای مورد استفاده در المپیک ۲۰۰۸ پکن است. دو سناریوی استفاده از این نرم افزار موارد زیر بوده است:

۱- مسئولان المپیک برای اطلاع رسانی بهتر سایتی با نام Info 2008 راه اندازی کرده اند که در این سایت احتیاج به جستجوی پیشرفته بوده است. برای رفع این نیاز از MOSS 2007 استفاده شده.

۲- ظاهرا مایکروسافت تیم مشاوره ای در اختیار شبکه NBC که یکی از بزرگترین شبکه های پوشش دهنده مسابقات المپیک بصورت اینترنتی و تلویزیونی است قرار داده. این تیم در زمینه های مختلف با این شبکه همکاری می کنند که یکی از این موارد پیاده سازی ۴ برنامه بر روی بستر MOSS 2007 است. این چهار سیستم شامل سیستم اختصاصی مدیریت اسناد، برناه Help Desk، سیستم مدیریت محتوا، سیستم مدیریت حمل و نقل می باشد.

 

در المپیک پکن ۱۰۰۰۰ ورزشکار، ۳۰۲ رویداد، ۷ میلیون تماشاگر و بیش از ۲۰۰۰۰ خبرنگار بین المللی حضور خواهند داشت. مسابقات المپیک روز ۸ آگوست آغاز خواهد شد.

 

Microsoft Case Study: Beijing Olympics Builds Powerful and Flexible Information Search System

Gold Medal SharePoint Applications in Beijing

در بسیاری از موارد به پروژه هایی برخورد کرده ام که مفهوم معماری و طبقه بندی اطلاعات در آن نادیده گرفته می شود. مشتریان در پاسخ به این سوال که چه انتظاراتی از پورتال داخلی خود دارند، بیشتر از ظاهر و اینترفیس جذاب صحبت می کنند. اما به واقع پاسخ این سوال چیست؟ اگر شما جزء دسته مذکور از کاربران هستید، پیشنهاد می کنم یک نرم افزار Open Source که دارای ماجولها و Themeهای مختلف از پیش تعریف شده است را انتخاب نمایید و به کار خود ادامه دهید.

اما حقیقت امر اینجاست که در سازمانها، اطلاعات باید در دسته بندی های مشخص در دسترسی کاربران قرار گیرند. ابزار Sharepoint امکانات قابل توجهی در این خصوص در اختیار معماران اطلاعات قرار می دهد.

طراحی موفق یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر Sharepoint – سیستمی که به سرعت با شرایط سازمان تطبیق پیدا کند- بر مبنای سازماندهی و طبقه بندی اطلاعات و نحوه دسترسی کاربران به آنها شکل می گیرد. بعنوان مثال نحوه طبقه بندی اطلاعات می تواند بر مبنای ساختار سازمانی یا بر مبنای نوع محصولات تولیدی باشد. خوشبختانه Sharepoint این امکان را می دهد تا شما بتوانید ساختارهای مختلف را طراحی مد نظر قرار دهید.

این بخش به شما کمک می کند تا با انواع Taxonomy آشنا شوید و از این مفاهیم در طراحی سایتها بطور کلی و در طراحی سایتهای Sharepoint بصورت اختصاصی استفاده نمایید.

Taxonomy چیست؟

شاید قبل از اینکه با کلمه Taxonomy در مباحث IT آشنا شوید کاربرد این کلمه را در علم زیست شناسی دیده باشید وقتیکه با یک سر بریده و خشک شده گوزن با شاخهای بزرگ که به دیوار چسبیده مواجه می شوید. اما در حوزه IT مفهوم Taxonomy به علم معماری و طبقه بندی محتوا و داده های پایه در دسته های منطقی گفته می شود بطوریکه کاربران در برخورد با این ساختار به راحتی به اطلاعات مورد نظر دست پیدا کنند.

فرمول Taxonomy را می توان به شکل زیر نوشت:

معماری + ابزار + کارایی = Taxonomy

بطور کلی چهار مدل Taxonomy وجود دارد:

• مسطح (Flat)
• سلسله مراتبی (Hierarchical)
• شبکه ای (Networked)
• مفصلی (Faceted)

توجه داشته باشید که اشتباه در انتخاب نوع Taxonomy باعث شکست شما در کارتان خواهد شد.

تکسونومی مسطح

در صورتیکه مجموعه آیتمهای مورد نیاز ما در معماری اطلاعات از عدد ۳۰ بالاتر نمی رود از این نوع تکسونومی استفاده خواهیم کرد. تکسونومی مسطح لیستی ساده از اقلام اطلاعاتی است.

خصوصیات تکسونومی مسطح

• محتویات در دسته های مشخص طبقه بندی می شوند.
• هیچ سلسله مراتب و ارتباطی بین دسته های تعریف شده وجود ندارد.

 

نمونه تکسونومی مسطح را می توان در سایتهای فروش الکترونیک بخوبی مشاهده کرد. در این سایتها دسته بندی های مشخصی از کالاها را در لیستی افقی از فروشگاه ها می توان دید.

کاربرد تکسونومی مسطح در Sharepoint در لیستها یا کتابخانه های اسناد (Document Libraries) است که تعداد زیادی آیتم در خود جای داده اند. برای یافتن اطلاعات مشخص می توان از امکانات Filtering در لیستها و همچنین Filter Web part و Viewها استفاده نمود.

 

تکسونومی سلسله مراتبی

تکسونومی سلسله مراتبی دارای ساختاری درختی است که شامل لینکها و اتصالات می باشد. در این مدل، مفاهیم بر اساس معانی خود به یکدیگر متصل می گردند. در این حالت این معانی هستند که ارتباط سلسله مراتبی را بر اساس جهت حرکت مشخص می نمایند. بعنوان مثال یخچال-> نوشیدنی -> آبمیوه -> آب پرتغال. ارتباط بین یخچال و نوشیدنی به معنی نوشیدنی است که در یخچال قرار دارد. تکسونومی سلسله مراتبی به معنی اعمال محدودیت است. یعنی در این مدل هر نود می تواند تنها یک منشاء (Parent) داشته باشد.

 

خصوصیات سلسله مراتبی

• سازماندهی محتوا حداقل در دو مرحله
• سلسله مراتب بصورت دوطرفه قابل دسترس می باشند
• هر مسیر حرکت معنی منحصر بفرد دارد
• حرکت به سمت منبع سلسله مراتب به معنی گسترش دسته بندی یا مفهوم است
• حرکت به سمت انتهای سلسله مراتب به معنی محدود نمودن دسته بندی یا مفهوم است

نمونه تکسونومی سلسله مراتبی وب سایتی است که دایرکتوری از موضوعات را در دسته بندی های بهم پیوسته ایجاد کرده است. در Sharepoint این نوع دسته بندی را در Site Collection های مختلف که بر اساس ساختار سازمانی ساخته می شوند می توان دید. در Sharepoint می توان سلسله مراتب را در سطوح مختلف پیاده نمود. سلسله مراتب دسترسی اطلاعات می توانند از سطح Site Collection ها ایجاد و تا صفحات و لیستها پایین بیایند.

در این مدل باید در نظر داشت که هر نود(node) باید دارای اطلاعات باشد و نودهای خالی برای کاربر بی معنی خواهد بود، بعلاوه هر نود باید یک دلیل موجه برای وجود در این ساختار داشته باشد. هر نود باید ارتباط مشخص با منبع و زیرمجموعه های خود داشته باشد.

در نظر داشته باشید که در پیاده سازی این مدل بهتر است بیش از چهار مرحله در سلسله مراتب پایین نروید.

 

تکسونومی شبکه ای

تکسونومی شبکه ای بطور نسبی دارای معماری نامشخصی است. در این مدل هر نود می تواند چند منبع و چند زیر مجموعه داشته باشد. به هر نود می توان از نودهای مختلف لینک برقرار کرد. هر لینک دارای وزن مشخصی است که نسبت ارتباط آن نود به نود دیگر را مشخص می کند.

 

خصوصیات تکسونومی شبکه ای

• محتویات به دو صورت سلسله مراتبی و ارتباط نظیر به نظیر طبقه بندی می شوند.
• تلفیق معماری ستاره ای و سلسله مراتبی
• هر دو نود در این مدل می توانند به هم لینک شوند.
• طبقه بندی ها و محتویات بر اساس وجوه اشتراک به یکدیگر لینک می شوند
• لینکها معنی کامل تری نسبت به آنچه در مدل سلسله مراتبی تعریف شد خواهند داشت.

در Sharepoint 2007 می توان برای کلمات قابل جستجو در سلسله مراتب مختلف مترادفهای متفاوت تعریف نمود و از این طریق نتایج جستجو را بهبود بخشید.

 

تکسونومی مفصلی

تکسونومی مفصلی مشابه یک گیاه است که که هر برگ آن به ساقه متصل شده است. در این مدل هر مفصل باید دلیلی مشخص برای وجود داشته باشد و هر جزء، باید رابطه مشخص و واضحی با منبع داشته باشد. بیشتر تکسونومی های مفصلی بر اساس جدولی از اطلاعات ساخته می شوند.

خصوصیات تکسونومی مفصلی

• هر مفصل می تواند توسط مقادیر یا ویژگیهای (Properties) مختلف توضیح داده شود
• هر مفصل می تواند جنبه های مختلف از یک موضوع را آشکار کند
• محتویات هر کدام از مقادیر یا ویژگیهای می تواند با دیگر مدلهای تکسونومی در ارتباط باشد
• معنی ساختار اصلی از مجموعه دسته بندی ها و موضوعات اصلی شکل می گیرد

بعنوان مثال Metadata می تواند نمونه ای از مفصل در تکسونومی مفصلی باشد. اطلاعات زیر می تواند بعنوان Metadata برای یک Object اطلاعاتی باشد:

• ایجاد کننده
• عنوان
• زبان
• تاریخ انتشار
• کلمات کلیدی
• موضوع
• سطح دسترسی

در Sharepoint هر گاه برای یک آیتم Metadata تعریف می کنیم از این مدل تکسونومی استفاده می نماییم. استفاده از Propertyهای مستندات Office بعنوان فیلدهای اطلاعاتی در Sharepoint نمونه استفاده از تکسونومی مفصلی است.

 

توصیه هایی برای پیاده سازی تکسونومی

ساخت تکسونومی عملیاتی سخت و فراتر از دانش تئوری است. متخصصان این امر پیشنهاد می کنند که این کار با آگاهی کامل نسبت به ساختار اطلاعاتی و نحوه طبقه بندی آن انجام پذیرد. برای طراحی تکسونومیبه موارد زیر دقت کنید:

• کاربران نیاز به انتخاب بیشتر دارند تا یک سیستم کامل و جامع
• کیفیت Metadata نمایانگر کیفیت تکسونومی خواهد بود، پس در نظر داشته باشید که از Metadata مناسب استفاده نمایید
• قابلیت گسترش به معنی امکان افزایش کیفیت Metadata برای تکسونومی میلیونها Object اطلاعاتی است
• ب
• ب
• در پیاده سازی تکسونومی برای سیستمهای بزرگ موارد زیر را باید در نظر داشت:
  • معماری عملیاتی (معماری که قابل اجرا باشد)
  • انواع محتوا و محل فیزیکی آنها
  • نیازمندیهای فنی (امکانات ابزاری که Taxonomy در آن پیاده می شود و تطابق آن با انواع Taxonomy)
  • زیبایی شناسی رابط کاربر

 

ابزارهای پیاده سازی تکسونومی

بدون شک پیاده سازی موفق تکسونومی رابطه مستقیم با متدولوژی مورد استفاده خواهد داشت. برای جلوگیری از بروز اشتباه در شناسایی ساختار وب سایتی که طراحی می کنید بهتر است از متدولوژیهای شناخته شده استفاده نمایید. دو نمونه کاربردی از این متدولوژی ها UML و Card Sorting می باشند.

برای آشنایی بیشتر به سایتهای زیر مراجعه کنید:

http://www.boxesandarrows.com/view/developing_and_creatively_leveraging_hierarchical_metadata_and_taxonomy

http://www.ontopia.net/topicmaps/materials/tm-vs-thesauri.html

http://www.boxesandarrows.com/view/card_sorting_a_definitive_guide

http://www.uml.org/

 

جمع بندی

در این بخش با انواع تکسونومی و نحوه کارکرد آنها آشنا شدیم. همچنین پیش زمینه های درباره نحوه استفاده انواه تکسونومی در Sharepoint معرفی شد. در بخش دوم این مقاله ( بخش سوم مقالات مدیریت دانش) بیشتر بر کاربرد تکسونومی در Sharepoint تمرکز خواهم کرد.

 

پی نوشت: تکسونومی مفصلی برگردان Faceted Taxonomy است. اگر پیشنهاد بهتری برای ترجمه دارید حتما در میان بگذارید.

منابع: Microsoft Office Sharepoint 2007 Administrator’s Campanion

Wikipedia

http://www.boxesandarrows.com

تا قبل از ارائه نسخه Sharepoint 2007 شرکتهایی که بر مبنای این ابزار به ارائه راه حل می پرداختند بسیار محدود بودند و همچنین متخصصان این زمینه هم بسیار کمتر از حال.

حالا بعد از گذشت بیش از یکسال از ارائه نسخه ۲۰۰۷ شرکتهای مختلفی اقدام به فارسی سازی این ابزار نموده اند. این موضوع جای خوشحالی دارد چراکه بازار هرچه بیشتر رقابتی می شود و در نتیجه کیفیت اجرای پروژه ها به سطح قابل قبولی می رسد. انتخاب فارسی ساز تنها انتخاب ابزاری برای تبدیل رابط کاربری به فارسی و استفاده از تقویم شمسی نیست. در مورد شرایط فارسی سازی نئو فروشان مطلب کاملی را نوشته که پیشنهاد می کنم حتما نگاهی به آن بیاندازید.

اما برای انتخاب فارسی ساز چه نکاتی را باید در نظر گرفت:

۱٫       فارسی ساز حتما و حتما (تاکید) باید بر مبنای Microsoft Language Pack ساخته شده باشد. در واقع باید بعد از نصب فارسی ساز شما اجازه انتخاب زبان برای ساخت سایتها را داشته باشید. همچنین فولدرهای ۱۰۶۵  (کد زبان فارسی) باید در مسیر فایلهای Sharepoint وجود داشته باشد. تغییر کد ۱۰۲۵ (کد زبان عربی) به طور حتم بعد از مدتی شما را دچار مشکل در طراحی خواهد کرد.

 

۲٫       در نظر داشته باشید شرکت ارائه دهنده فارسی ساز برای ارائه بسته های بروز رسانی به شما تعهد بدهد. چراکه با ارائه Service Packهای مختلف باید شرکت سازنده فارسی ساز بسته بروز رسانی شده برای آنService Pack  را به شما ارائه دهد. در صورتیکه بسته فارسی ساز بر اساس Microsoft Language Packایجاد نگردیده باشد در این مورد به مشکل برخواهید خورد.

 

 

۳٫       قبل از خرید بسته نرم افزار از شرکت فروشنده بخواهید تا دموی کاملی از بخشهای مختلف به شما ارائه دهد. در طول دمو به ترجمه کلمات دقت کنید. همیشه ترجمه تمام بخشها به فارسی مطلوب نیست. تبدیل کلمه به کلمه به فارسی گاهی معنای اصلی گزینه های را از بین می برد و این باعث سردرگمی کاربران و خود شما برای استفاده از Sharepoint خواهد شد. دقت کنید که بعضی از کلمات اصطلاحات مختصSharepoint می باشند و ترجمه آنها یک نقطه ضعف حساب می شود.

 

۴٫       در لیست وقایع به نمای تقویم (Calendar View) دقت کنید تا کاملا مطابق با تقویم شمسی باشد. همچنین درباره نحوه عملکرد تقویم برای سالهای کبیسه از شرکت فروشنده سوال کنید.

۵٫   بیشتر شرکتها بسته فارسی ساز را به همراه قفل و محدودیتهای کاربری به فروش می رسانند. به طور دقیق بخواهید تا نحوه فروش License را به شما توضح بدهند تا بتوانید انتخابی صحیح متناسب با نیاز داشته باشید.