همه انسان‌ها ساعتی داخلی دارند که میزان انرژی آن‌ها را در طول روز تعیین می‌کند: فرایند یا ریتم شبانه روزی. اگر تا به حال از مشکل به هم خوردن ساعت طبیعی بدنتان رنج برده باشید، به خوبی از تاثیر این فرایند آگاه هستید. این جریان طبیعی که خسته یا هوشیار بودن ما را مشخص می‌کند، روی نحوه کار کردن شما و کارمندنتان تاثیر بسزایی دارد.

مدیران از کارکنان خود انتظار دارند که در تمامی ساعات روز، بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارند که انتظاری کاملا نابجا است. ممکن است هدف خود افراد نیز داشتن بهترین عملکرد باشد، اما چرخه طبیعی بدنشان این امکان را به آن‌ها نمی‌دهد.


به طور کلی، پس از شروع روز کاری، چند ساعت طول می‌کشد تا کارمندان به بهترین عملکرد خود برسند. پس از ناهار، سطح انرژی به طور قابل توجهی کاهش پیدا کرده و حوالی ساعت ۳‌ بعد از ظهر، به یکی از کم‌ترین میزان‌های خود می‌رسد. ما معمولا این مشکل را به ناهار ربط می‌دهیم، در حالیکه همه چیز به بدن ما باز می‌گردد. پس از ساعت ۳، ثمربخشی دوباره بالا رفته و تا ساعت ۶، به میزان خوبی می‌رسد. پس از این هوشیاری دوباره سیر نزولی را طی کرده و در ۳:۳۰ صبح، به کم‌ترین میزان خود می‌رسد. پس از این، هوشیاری دوباره افزایش پیدا کرده و حدود ظهر، به اولین میزان خوب خود می‌رسد. مواردی که در بالا به آن‌‌ها اشاره کردیم، نتایج تحقیقی معتبر هستند؛ هرچند تفاوت ویژگی‌های فردی نیز بر روی این موضوع تاثیر دارد که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.

مدیرانی که می‌خواهند از نهایت قدرت کارکنان خود استفاده می‌کنند، باید نحوه کار این چرخه در تعیین مواردی مانند ددلاین‌ها، تسک‌ها و انتظارات خود را مورد توجه قرار دهند. برای همین، در نظر گرفتن سطوح انرژی مختلف انسان‌ها و ساعاتی که در آن‌ها بهترین عملکرد را دارند، ضروری است.

به طور مشابه، کارمندان نیز باید تمام این موارد را در برنامه‌ریزی روز کاری خود مورد توجه قرار دهند. مهم‌ترین تسک‌ها باید بین ظهر تا ساعت ۶، یعنی ثمربخش‌ترین زمان کارمندان، انجام گیرند. و مواردی که از اهمیت بالایی برخوردار نیستند، بهتر است وقتی که هوشیاری پایین‌تر است -صبح زود، حدود ۳ بعد از ظهر و شب- به ثمر برسند.

استراحت‌های کوتاه راه خوبی برای بازگردانی انرژی از دست رفته و فراهم کردن حافظه کوتاه مدت در جهت افزایش هوشیاری هستند. نتایج تحقیقات بسیاری نشان از تاثیرگذار بودن این خواب‌های کوتاه مدت هستند. هرچند، حتی این موضوع نیز برای کارکنان خسته‌ای که بر خلاف چرخه طبیعی بدنشان کار می‌کنند، سخت خواهد بود. بهتر است استراحت‌های کوتاه را برای وقتی که کم‌ترین انرژی را برنامه‌ریزی کنید. مدیران و کارکنان باهوش، مدت زمان مشخصی حدود ۳ بعد از ظهر را به این کار اختصاص می‌دهند.

متاسفانه، استفاده بسیاری از زمان کاملا اشتباه است. درصد بالایی از کارمندان، تمام صبح خود را صرف پاسخ دادن ایمیل‌ها می‌کنند و بعد از ناهار به انجام تسک‌های مهم می‌پردازند. در حالیکه تسک‌های مهم نیاز به تمرکز حواس و انرژی بالا دارد و بهتر است در ساعات اولیه روز انجام گیرند.

برخی مواقع لازم است یک تسک، در یک روز کاری به پایان برسد. برای همین افراد تا ساعت ۳، که در آن‌ کم‌ترین انرژی را دارند، به کار ادامه می‌دهند. پس از این، در حالیکه به بالاترین سطح انرژی خود نزدیک می‌شوند، روز کاری به پایان می‌رسد. برخی ممکن است با استراحتی کوتاه، به کار ادامه دهند که در این صورت نیز عملکرد مناسب نخواهند داشت. در بدترین، کارمندان تا نیمه‌های شب به کار ادامه می‌دهند؛ در حالیکه ثمربخشی آن‌ها نزدیک به صفر خواهد بود.

همانطور که پیش از این نیز اشاره کردیم، تفاوت‌هایی نیز در این چرخه برای افراد مختلف وجود دارد اما فرم کلی آن به همین صورت است. با این حال، ریتم شبانه روزی برخی افراد به یک سمت متمایل است؛ برخی بهترین عملکرد خود را صبح زود تجربه کرده -چکاوک‌ها- و گروه دیگری که به جغد‌ها معروف‌اند، کاملا برعکس هستند. اکثر افراد هر دوی این حالات را در زندگی خود تجربه می‌کنند. به عنوان مثال، کودکان معمولا صبح‌ها و جوانان شب‌ها هوشیاری بیشتری دارند.

چنین تفاوت‌هایی با چندین چالش و مزیت همراه است. بزرگ‌ترین چالش، طراحی الگوریتمی برای تمامی افراد با رفتار‌های مختلف است. یک چکاوک که باید تا دیر وقت کار کند یا جغدی که باید از صبح زود کار خود را شروع کند، معمولا عملکرد مناسبی نخواهد داشت. چنین کارمندانی از انرژی بسیار پایین و خستگی بیش از حد رنج می‌برند.

نتایج برخی تحقیقات نشان داده که چنین برنامه‌ای، رفتار غیراخلاقی را نیز در افراد افزایش می‌دهد؛ زیرا در این حالت، آن‌ها انرژی کافی برای مقاومت در برابر وسوسه‌ها را ندارند. این موضوع برای کسی که تنها کار می‌کند بسیار چالش برانگیز است. از طرفی، تشکیل تیمی که افراد مختلف از هر دو گروه چکاوک‌ها و جغد‌ها را شامل شود، بسیار دشوار است.

هرچند این موضوع فرصت‌های خوبی را نیز همراه خواهد داشت. برای سازمان‌هایی که نیاز به کار ۲۴ ساعته دارند، یافتن افراد با چرخه شبانه روزی مختلف و تقسیم تسک‌ها بین آن‌ها می‌تواند بسیار مفید باشد. به این صورت، همواره کار در حال انجام است. این موضوع نیازمند آشنایی دقیق با شخصیت هر کارمند و مورد توجه قرار دادن در فرایند برنامه ریزی است.

برنامه کاری انعطاف پذیر، این امکان را به افراد می‌دهد که در زمانی که بیشترین ثمربخشی را دارند، کار کنند. هرچند مدیران به دلایل مختلف، معمولا با این کار مخالف هستند. نتایج تحقیقات حاکی از این است که مدیران فکر می‌کنند کسانی که کار را دیر شروع می‌کنند، اهمیت کم‌تری برای آن قائل بوده و عملکرد خوبی ندارند؛ حتی اگر دقیقا مشابه افراد دیگر عمل کنند.

تمام این موارد از جمله چالش‌هایی است که مدیران باهوش، باید برای داشتن برنامه‌ای بدون نقص بر آن‌ها غلبه کنند. با این کار، همه کارمندان پرانرژی و هوشیار خواهند بود. مهم‌ترین تسک‌های شما، نیازمند بهترین عملکرد از سوی کارمندان است.

منبع

Showing 4 comments
  • عبادی
    پاسخ دادن

    واقعا متاسفم! فکر نکنم نوشتن معادل فارسی تسک (!!!) کار سختی بوده….

    • Profile photo of امیر مهرانی
      امیر مهرانی
      پاسخ دادن

      یه پیشنهاد دارم. نظرتون چیه که به‌جای تاسف خوردن، مهربانانه خطامون رو بهمون بگید و ما هم با کمال میل بپذیریم و اصلاح کنیم؟

  • علیجانی
    پاسخ دادن

    سلام ، جناب مهرانی عزیز خداقوت .بنده هم تصورم اینه چنین مقاله ای حیفه که معادل کلمه task که کار یا وظیفه است را در آن گنجانده نشه

  • Nasrin
    پاسخ دادن

    سلام 🙂
    خیلی ممنون از مطلب خوبتون. من نه مدیر شرکتی هستم و نه کارمندی که باید بره شرکت یا آفیس و … که تسکهاش رو انجام بده. من ‌به صورت فریلنس کار می‌کنم و این ساعت بدنی که میگید رو خیلی خوب میشناسم. ولی رندوم هست این هم، چون بدن خودش رو وفق میده. کارمندا یا اونهایی که میرن شرکت و آفیس و … دقیقن اینطوری هستن یعنی بعد ناهار سست میشن و بازدهیشون میاد پایین. ولی فریلنسها نه.
    یه مورد دیگه تسک یا وظیفه یا کار و … چه فرقی داره :)) مهم اینه که مطلب عالی ای نوشتین و استفاده کردیم.
    پایدار و شاد باشین 🙂

Leave a Comment